ENNL
Menu
← Alle artikelen

Google Agenda synchroniseren: zo werkt het, ook als coach

Google Agenda synchroniseren: zo werkt het, ook als coach

De coach checkt zijn agenda op zijn smartphone

Google Agenda synchroniseren betekent dat je afspraken op al je apparaten en in al je apps gelijk blijven. Maak je op je laptop een sessie aan, dan staat die ook op je telefoon. Op Android en iPhone regel je dat met je Google-account in de instellingen. Met Outlook werkt het standaard maar in een richting. Werkt de synchronisatie niet, dan ligt het meestal aan een uitgeschakelde agenda, een verouderde app of je internetverbinding. Hieronder lees je per apparaat wat je moet doen. We laten ook zien hoe je als coach voorkomt dat sessies dubbel staan of ontbreken.

Exantur
Houd je coaching en agenda verbonden
Exantur combineert coachingpraktijkbeheer met tweeweg-agendasynchronisatie voor Google Agenda en Outlook, zodat afspraken deel uitmaken van één samenhangende werkplek.
Bekijk Exantur

Kort samengevat

  • Synchroniseren is iets anders dan bekijken. Met een gekoppeld Google-account kun je afspraken bekijken en wijzigen. Met een agendalink (iCal) kun je ze alleen bekijken.
  • Op Android en Samsung zet je bij je Google-account de schakelaar voor Agenda aan. Daarna tik je zo nodig op Nu synchroniseren.
  • Op de iPhone voeg je je Google-account toe bij Instellingen > Agenda > Accounts en zet je Agenda’s aan.
  • Outlook en Google Agenda koppel je zonder extra hulpmiddel alleen in een richting. Voor wijzigen in beide richtingen heb je een extra koppeling nodig.
  • Voor coaches: werk met een centrale agenda en kies per agenda een manier van synchroniseren. Zo voorkom je dubbele of gemiste sessies.

Inhoudsopgave

Synchroniseren of alleen bekijken: het verschil

Veel problemen ontstaan omdat twee manieren van koppelen door elkaar lopen. Volgens Google Agenda Help over synchroniseren met andere programma’s zijn er twee opties:

  1. Synchroniseren via je Google-account. Je ziet je afspraken in een andere app en je kunt ze daar ook wijzigen. De wijziging komt terug in Google Agenda.
  2. Ophalen via een iCal-link. Dit is een geheim webadres van je agenda. Een andere app leest daarmee je afspraken, maar je kunt ze daar alleen bekijken.

Het verschil is belangrijk voor een coach. Stel dat een coachee een sessie verzet en jij past de tijd aan in Outlook. Zit Google Agenda daar alleen via een iCal-link in, dan verandert er in Google niets. Je hebt dan twee agenda’s die elkaar tegenspreken.

Een iCal-link ververst bovendien niet meteen. Er kan enige tijd zitten tussen een wijziging en het moment dat je die in de andere app ziet. Wie op basis van die agenda nieuwe afspraken plant, kan dus een tijd aanbieden die al bezet is.

Google Agenda op je Android- of Samsung-telefoon

Op een Android-telefoon synchroniseert Google Agenda via het Google-account dat op je toestel staat. Meestal staat dat er al, want je hebt het nodig voor de Play Store.

Zo zet je het aan op een Samsung Galaxy

Samsung beschrijft de stappen voor de eigen Agenda-app zo:

  1. Open Instellingen.
  2. Kies Accounts en back-up.
  3. Tik op Accounts beheren en kies je Google-account.
  4. Tik op Account synchroniseren.
  5. Controleer of Agenda aan staat.
  6. Tik zo nodig op Nu synchroniseren.

Gebruik je meerdere Google-accounts, bijvoorbeeld een privéaccount en een account voor je praktijk? Controleer dan bij elk account apart of Agenda aan staat. Het komt vaak voor dat alleen het eerste account synchroniseert.

Andere Android-telefoons

Op andere merken heten de menu’s soms iets anders, maar het idee is hetzelfde. Je voegt je Google-account toe via Instellingen > Accounts > Account toevoegen > Google. Daarna zet je in de accountinstellingen Agenda aan. Gebruik je de Google Agenda-app zelf, open dan het menu linksboven en kijk of het vinkje staat bij elke agenda die je wilt zien.

Google Agenda op je iPhone of iPad

Op een iPhone kun je twee dingen doen. Je installeert de Google Agenda-app, of je zet je Google-afspraken in de Agenda-app van Apple. Voor de tweede optie geeft Google Agenda Help voor iPhone en iPad deze stappen:

  1. Open Instellingen op je iPhone.
  2. Scrol naar Agenda en tik erop.
  3. Tik op Accounts > Account toevoegen > Google.
  4. Vul je e-mailadres in en tik op Volgende.
  5. Vul je wachtwoord in. Gebruik je verificatie in twee stappen op een oudere versie van iOS, dan vul je een app-wachtwoord in.
  6. Tik op Volgende.
  7. Wil je alleen je agenda synchroniseren? Zet dan Mail en Contacten uit.
  8. Open de Agenda-app. Je Google-afspraken staan er nu in.

Staat je Google-account al op je iPhone? Tik dan op dat account en zet de schakelaar bij Agenda’s aan. Op nieuwere versies van iOS vind je dit volgens iCulture onder Instellingen > Apps > Agenda > Agenda-accounts.

Waar je op let met Apple Agenda

Niet alles uit Google Agenda werkt in de Agenda-app van Apple. Volgens Google werken e-mailmeldingen voor afspraken daar niet. Ook kun je in Apple Agenda geen nieuwe Google-agenda’s maken en geen vergaderruimten plannen. Wil je als coach een e-mail krijgen voor elke sessie, gebruik dan de Google Agenda-app of de webversie.

Maak je een afspraak in Apple Agenda, kijk dan welke agenda je kiest. Een afspraak in je iCloud-agenda of in een agenda die alleen op je iPhone staat, komt niet in Google Agenda terecht. Kies dus altijd je Google-agenda als je wilt dat de afspraak overal verschijnt.

Op de Mac kies je bij Vernieuw agenda’s hoe vaak Apple Agenda nieuwe gegevens ophaalt. iCulture raadt aan om niet meer agenda’s te synchroniseren dan je echt gebruikt. Hoe meer agenda’s, hoe trager de app en hoe groter de kans op fouten bij het synchroniseren.

Outlook en Google Agenda koppelen

Veel coaches werken met twee agenda’s. Bijvoorbeeld Outlook voor een opdrachtgever of organisatie, en Google Agenda voor de eigen praktijk. Die twee praten niet vanzelf met elkaar.

Google Agenda in Outlook zetten

STRATO legt uit hoe je dat doet. Je kopieert in Google Agenda het geheime adres in iCal-indeling. Dat vind je bij de instellingen van de agenda. In Outlook plak je dat adres via Start > Agenda toevoegen > Van internet. Wijzigingen in Google Agenda worden daarna ook in Outlook zichtbaar. Andersom werkt het niet.

Outlook in Google Agenda zetten

De omgekeerde route kan ook. Je publiceert je agenda in Outlook op het web, kopieert de ICS-link en voegt die in Google Agenda toe bij Andere agenda’s. Volgens Proximus zie je dan de afspraken uit Outlook in Google Agenda, maar niet andersom. Wil je in beide richtingen kunnen wijzigen, dan heb je een extra programma nodig. Zulke programma’s zijn meestal niet gratis.

Manier Richting Kun je wijzigen? Geschikt voor
Google-account toevoegen aan telefoon Twee richtingen Ja Je eigen telefoon of tablet
iCal-link van Google naar Outlook Een richting Nee, alleen bekijken Je praktijkagenda zien in een werkagenda
ICS-link van Outlook naar Google Een richting Nee, alleen bekijken Afspraken van een opdrachtgever zien
Extra koppelprogramma Twee richtingen Ja Wie in beide agenda’s moet plannen
Coachingsoftware met twee-weg koppeling Twee richtingen Ja Coaches die sessies vanuit een plek boeken

Proximus geeft nog een praktisch advies: werk zo veel mogelijk met een centrale agenda. Als je een agenda in een andere importeert, zie je ze samen in een app. Maar wijzigingen gaan dan niet vanzelf heen en weer.

Je agenda delen met een collega of assistent

Werk je met een assistent of een tweede coach? Dan wil je misschien dat die je agenda kan zien. Dat is iets anders dan synchroniseren: je geeft iemand anders toegang tot jouw agenda.

Volgens Google Agenda Help over delen doe je dat op de computer zo:

  1. Open Google Agenda en ga naar de instellingen van de agenda.
  2. Kies Instellingen en delen.
  3. Voeg de persoon toe met wie je wilt delen.
  4. Kies welke rechten die persoon krijgt, bijvoorbeeld alleen bekijken of ook wijzigingen aanbrengen.

In de app kies je uit vijf niveaus. Het laagste toont alleen of je vrij of bezet bent. Het hoogste laat iemand ook bepalen met wie de agenda gedeeld wordt. Je kunt de toegang op elk moment weer intrekken via hetzelfde menu.

Denk bij delen aan de privacy van je coachees. Staat in een afspraak de naam van een coachee of het onderwerp van de sessie? Dan ziet iedereen met leesrechten dat ook. Volgens Google over gedeelde agenda’s krijgen afspraken dezelfde rechten als de agenda, maar kun je de zichtbaarheid per afspraak aanpassen. Geef een collega die alleen hoeft te plannen daarom liever het recht om vrij en bezet te zien. Zet geen gevoelige details in de titel van een afspraak.

Zie je een gedeelde agenda niet op je telefoon? Open dan in de Google Agenda-app het menu en controleer of het vinkje bij die agenda staat. Op een iPhone moet je gedeelde agenda’s vaak nog apart aanzetten.

Als de synchronisatie niet werkt

Staat een nieuwe afspraak niet op je telefoon? Loop dan deze stappen na, in deze volgorde. Ze komen uit de hulppagina van Google over synchronisatieproblemen met de Google Agenda-app.

  1. Controleer je internetverbinding. Zet wifi of mobiele data even uit en weer aan.
  2. Werk de app bij. Een oude versie van de Agenda-app synchroniseert soms niet goed.
  3. Kijk of de agenda zichtbaar is. Open het menu in de app en controleer of het vinkje bij de juiste agenda staat.
  4. Controleer of synchroniseren aan staat. Ga naar de accountinstellingen van je telefoon en kijk of Agenda aan staat bij je Google-account.
  5. Kijk naar de opslagruimte. Is je telefoon vol, dan kan de app geen nieuwe gegevens opslaan.
  6. Wis de opslag van de app. Doe dit pas als laatste stap. Je afspraken staan in je Google-account, dus ze komen daarna terug.

Op Android kan ook de batterijbesparing meespelen. Sommige telefoons beperken apps die op de achtergrond werken. Zet de Agenda-app dan in de lijst met apps die niet beperkt worden.

Op een iPhone helpt het soms om je Google-account te verwijderen en opnieuw toe te voegen. Je afspraken blijven bewaard in Google, dus je raakt niets kwijt.

Zoek je een oude sessie? De Agenda-app synchroniseert volgens Google afspraken tot maximaal een jaar terug. Oudere afspraken vind je via calendar.google.com in je browser.

Dubbele afspraken

Zie je elke sessie twee keer? Dan heb je meestal dezelfde agenda op twee manieren gekoppeld. Bijvoorbeeld via je Google-account en ook nog via een iCal-link. Kies per agenda een manier en verwijder de andere. Dat geldt ook voor boekingssoftware: koppel je agenda niet tegelijk in een richting en in twee richtingen.

Google Agenda in een coachingpraktijk

Voor een coach is de agenda meer dan een lijstje afspraken. Een gemiste sessie kost omzet en vertrouwen. Een dubbele boeking geeft een coachee het gevoel dat je het overzicht kwijt bent. Deze keuzes helpen.

Maak een aparte agenda voor je praktijk. Zet coachingsessies in een eigen Google-agenda, naast je privéagenda. Je kunt de praktijkagenda dan apart delen, apart tonen en apart koppelen aan andere software.

Kies een centrale agenda. Bepaal welke agenda de echte is. Alle andere agenda’s tonen alleen wat daar staat. Zo weet je altijd waar je een sessie moet verzetten.

Gebruik buffers. Met Afspraakplanning in Google Agenda maak je een boekingspagina waar coachees zelf een tijd kiezen. Je kunt daar ruimte tussen sessies instellen en een maximum aantal boekingen per dag. Dat geeft je tijd om notities af te maken en je voor te bereiden op de volgende sessie.

Leg vast wat er gebeurt bij verzetten. Een synchrone agenda lost niet op dat een coachee een uur van tevoren afzegt. Duidelijke afspraken over annuleren helpen wel. Met onze annuleringsvoorwaarden-generator zet je die snel op papier.

Vier praktische agenda-afspraken voor coaches

Houd sessie-inhoud uit de agenda. Een agenda is goed voor tijden, niet voor wat er in een sessie besproken is. Notities, doelen en actiepunten bewaar je beter op een plek die bij de coachee hoort, zoals software voor sessienotities.

Hoe wij naar agenda’s in een coachingpraktijk kijken

We spreken veel coaches die hun week bij elkaar houden met een Google-agenda, een Outlook-agenda van een opdrachtgever, een boekingslink en een losse lijst met herinneringen. Het werkt, tot een coachee een sessie verzet en een van die plekken niet wordt bijgewerkt.

Daarom hebben we de agenda in Exantur niet als los onderdeel gebouwd. Coachees boeken online een sessie. Ze krijgen vanzelf een herinnering. De sessie komt in twee richtingen in je Google Agenda of Outlook te staan, dus wat je in je eigen agenda verzet, klopt ook in Exantur. Met de Zoom-koppeling staat de videolink er direct bij.

Belangrijker nog: de sessie staat niet los. Hij hoort bij de juiste coachee en het juiste traject. Je notities, doelen, actiepunten en check-ins tussen sessies staan ernaast. Voor ons is een agenda pas goed geregeld als je bij elke afspraak weet waar je coachee staat.

Martijn

Je agenda en je coaching op een plek

Wil je je agenda niet meer los beheren van je coachingwerk? Exantur is praktijkmanagementsoftware voor coaches. Je krijgt online boeken met automatische herinneringen, twee-weg synchronisatie met Google Agenda en Outlook, een Zoom-koppeling en facturatie via je eigen Stripe-account, zonder commissie voor Exantur. Daarnaast houd je per coachee doelen, voortgang en accountability bij. Accountability betekent hier: zien of een coachee de afgesproken acties tussen sessies ook uitvoert. Je gegevens staan in de EU, in Frankfurt. De abonnementen beginnen bij € 19 per maand of € 190 per jaar voor Mini. Bekijk alle abonnementen en prijzen en start met een gratis proefperiode.

Veelgestelde vragen

Waarom staat een afspraak van mijn laptop niet op mijn telefoon?

Meestal staat synchroniseren voor Agenda uit bij je Google-account op de telefoon, of staat het vinkje bij die agenda niet aan in de app. Controleer ook of je de afspraak in je Google-agenda hebt gezet en niet in een agenda die alleen op je laptop staat. Werkt het daarna nog niet, werk dan de app bij en controleer je internetverbinding.

Kan ik Outlook en Google Agenda in twee richtingen synchroniseren?

Niet met alleen de standaardfuncties. Een iCal- of ICS-link werkt in een richting: je kunt de afspraken bekijken maar niet wijzigen. Voor twee richtingen heb je een extra programma nodig, of software die zelf met beide agenda’s koppelt.

Dat gebeurt niet meteen. Er kan enige tijd zitten tussen een wijziging en het moment dat je die ziet. Gebruik zo’n link daarom niet als enige bron als je op basis daarvan nieuwe sessies plant.

Is het veilig om mijn agenda met een assistent te delen?

Dat kan, als je de juiste rechten kiest. Geef alleen inzicht in vrij en bezet als iemand geen details hoeft te zien. Zet geen gevoelige informatie over coachees in de titel van een afspraak, want iedereen met leesrechten ziet die.

Bronnen