Fasering van een coachingtraject: de vijf fasen in de praktijk

Fasering van een coachingtraject: de vijf fasen in de praktijk

Een coachingtraject verloopt meestal in vijf fasen: kennismaking en intake, contractering, de coachsessies, de opvolging tussen de sessies en de afronding met evaluatie. Elke fase heeft een eigen doel en levert iets op dat je als coach vastlegt: een coachvraag, afspraken, inzichten, acties of een eindverslag. Hieronder staat per fase wat er gebeurt, hoe lang het duurt, wat je bespreekt en wat je noteert. Zo bouw je een traject dat voor jou en je coachee duidelijk en herhaalbaar is.

Kort samengevat

• Een gemiddeld traject duurt vier tot zes maanden en telt zeven tot acht sessies, volgens de beroepsvereniging NOBCO.
• De intake en de contractering bepalen of het traject werkt: hier leg je de coachvraag, de doelen en de spelregels vast.
• Het echte werk gebeurt vaak tussen de sessies. Opdrachten en check-ins verbinden de coaching met het dagelijks leven van je coachee.
• Plan halverwege een evaluatie. Doelen kunnen verschuiven, en dat is normaal.
• Rond bewust af: blik terug, vier wat gelukt is en spreek af hoe je coachee zelfstandig verder gaat.

Inhoudsopgave

• De vijf fasen in een oogopslag
• Fase 1: kennismaking en intake
• Fase 2: contractering en afspraken
• Fase 3: de coachsessies, van inzicht naar actie
• Fase 4: tussen de sessies, voortgang en accountability
• Fase 5: afronding en evaluatie
• Hoe lang duurt elke fase?
• Onze kijk op fasering
• Je fasering vastleggen in Exantur
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

De vijf fasen in een oogopslag

Coaches en opleiders gebruiken verschillende namen, maar de opbouw is bijna altijd gelijk. Blankestijn & Partners deelt het traject bijvoorbeeld in rond een contracteringsfase met eerste contact, intake en eventueel een driegesprek, gevolgd door sessies, praktijkopdrachten en een evaluatie. De tabel hieronder vat de fasen samen.

Fase 1: kennismaking en intake

De intake heeft drie doelen. Volgens NOBCO kijk je of het klikt, bespreek je de coachvraag en de gewenste opbrengst, en stel je de eerste coachdoelen op. De klik is geen bijzaak. Zonder vertrouwen heeft het hele traject minder kans van slagen, schrijft de HRD Academy.

Wat bespreek je concreet? Een goede intake gaat over:

• de aanleiding: waarom nu, en wat is er gebeurd?
• de gewenste uitkomst: wat is er anders als het traject klaar is?
• eerdere pogingen: wat heeft je coachee al geprobeerd, en wat werkte niet?
• praktische zaken: tarief, aantal sessies, locatie of online, en wie betaalt.

Een handige vuistregel: begin bij wat zichtbaar is. Denk aan gedrag, situaties en resultaten. Duik pas daarna in gevoelens, overtuigingen en patronen. Zo voorkom je dat de doelen uit beeld raken, een advies dat Blankestijn & Partners geeft onder de noemer bovenstroom en onderstroom.

Ook je coachee stelt in deze fase vragen. Het helpt als je die zelf al verwacht. Een lijst met vragen die cliënten aan een coach stellen laat zien waar mensen op letten: ervaring, aanpak, vertrouwelijkheid en hoe je voortgang meet. Heb je op die punten een helder antwoord, dan verloopt de intake rustiger.

Werk je met een intakeformulier, dan krijg je de basis al binnen voor het eerste gesprek. Je coachee denkt vooraf na over de vraag, en jij kunt je beter voorbereiden. Lees hoe je dat aanpakt in onze pagina over intakeformulieren voor coaching.

Fase 2: contractering en afspraken

Na de intake maak je de afspraken concreet. Dit heet contracteren. Het gaat om meer dan een getekende overeenkomst. Je spreekt ook af hoe jullie samenwerken.

De co-actief coachen checklist van Thema noemt een aantal startafspraken die je kunt overnemen:

1. Vertrouwelijkheid en veiligheid: wat blijft tussen jullie, en wat niet?
2. Hoe je coachee gecoacht wil worden: direct en confronterend, of rustig en onderzoekend?
3. De actielijst: hoe houden jullie bij wat er tussen de sessies gebeurt?
4. De volgende drie afspraken: staan ze al in de agenda?
5. Spelregels voor vakanties, te laat komen en gemiste sessies.

Als er een opdrachtgever is

Betaalt een werkgever het traject, dan zijn er drie partijen. Bespreek dan ook wie de kwaliteit bewaakt, of er een voortgangsrapportage komt en of er een eindgesprek met de opdrachtgever is. Veel coaches plannen daarvoor een driegesprek met de leidinggevende of HR. Volgens Blankestijn & Partners versterkt dat de betrokkenheid en de borging in de organisatie.

Maak in dat gesprek heel duidelijk wat de opdrachtgever wel en niet te horen krijgt. Je coachee moet weten dat de inhoud van de sessies vertrouwelijk blijft. Rapporteer liever over afspraken en voortgang dan over wat er gezegd is. NOBCO-coaches werken volgens de Internationale Ethische Code, waarin contractering en vertrouwelijkheid vaste onderwerpen zijn. Twijfel je over wat je met een werkgever mag delen, leg die vraag dan voor aan je beroepsvereniging.

De coachvraag definitief maken

Veel coaches stellen de coachvraag pas in de eerste echte sessie definitief vast. Zo werkt bijvoorbeeld Van Houten Coaching: wensen en doelen in de intake, de definitieve vraag in sessie een. Dat geeft je coachee tijd om na te denken. Schrijf de vraag letterlijk op, in de woorden van je coachee. Daar kom je bij elke evaluatie op terug.

Fase 3: de coachsessies, van inzicht naar actie

In de kernfase werk je met modellen, praktijkvoorbeelden en oefeningen aan de doelen. Je taak als coach is om inzichten om te zetten in concrete stappen of nieuw gedrag. Een sessie die alleen inzicht oplevert, voelt goed maar verandert weinig.

Een vaste opbouw per sessie helpt jou en je coachee:

1. Terugblik: wat is er gebeurd sinds de vorige keer, en hoe gingen de acties?
2. Focus: waar wil je coachee vandaag aan werken, en hoe past dat bij de doelen?
3. Verdieping: vragen, oefeningen, een model of een assessment.
4. Vertaling: welk inzicht neemt je coachee mee, en wat gaat hij of zij anders doen?
5. Afspraken: een of twee acties, met een datum.

Assessments geven in deze fase houvast. Een Wheel of Life laat zien hoe tevreden iemand is over verschillende levensgebieden. Een DISC-profiel geeft taal voor gedragsvoorkeuren. Gebruik ze als startpunt voor een gesprek, niet als eindoordeel.

Wat je na elke sessie noteert

Je notities zijn het geheugen van het traject. Schrijf ze kort na de sessie, en houd soorten informatie uit elkaar:

• observaties: wat je zag en hoorde;
• inzichten: wat je coachee zelf ontdekte;
• doorbraken: momenten waarop iets echt verschoof;
• actiepunten: wat er voor de volgende sessie gebeurt.

Die indeling maakt het later makkelijk om terug te zoeken en een tussenevaluatie voor te bereiden. Meer tips staan in onze gids over sessienotities schrijven.

Fase 4: tussen de sessies, voortgang en accountability

Sessies vinden meestal om de twee of drie weken plaats, volgens NOBCO. Dat betekent dat je coachee het grootste deel van het traject zonder jou werkt. Daar ontstaat de verandering, of juist niet.

Praktijkopdrachten verbinden de coaching met het dagelijks werk. Denk aan een gesprek voeren dat je coachee uitstelt, een week lang bijhouden wanneer de energie zakt, of een nieuwe manier van vergaderen uitproberen.

Accountability betekent hier: je coachee houdt zich aan de eigen afspraken en laat zien wat er wel en niet gelukt is. Dat werkt het best met korte, vaste momenten:

• een check-in halverwege tussen twee sessies, met twee of drie vragen;
• een lijst met acties die je coachee zelf afvinkt;
• een korte reflectie voor de volgende sessie: wat ging goed, waar liep je vast?

Zo zie je als coach waar voortgang ontstaat en waar extra aandacht nodig is. Je begint de volgende sessie dan niet bij nul. In onze gids over accountability verbeteren vind je voorbeelden van check-invragen.

Halverwege: evalueren en bijsturen

Plan rond de helft van het traject een tussenevaluatie. Vergelijk de doelen met waar je coachee nu staat. Vier wat gelukt is, bespreek wat lastig blijft en pas het plan aan als dat nodig is. Coaching is geen rechte lijn. Doelen kunnen verschuiven naarmate iemand groeit, merkt ook de HRD Academy op.

Verandert het doel echt, maak dan nieuwe afspraken en schrijf die op. Is er een opdrachtgever, bespreek de wijziging dan ook met die partij. Zo voorkom je aan het eind een discussie over wat er nu eigenlijk bereikt moest worden.

Fase 5: afronding en evaluatie

Een goede afronding is meer dan een laatste sessie. Je kijkt samen terug, vat samen wat er bereikt is en bespreekt wat je coachee nog wil leren. Je viert de successen en maakt de stap naar zelfstandigheid concreet.

Vragen die je in de laatste sessie kunt stellen:

• Wat heb je geleerd, en waar merk je dat aan?
• Wat gaat nu goed dat aan het begin niet lukte?
• Waar wil je zelf verder aan werken?
• Wat doe je als je terugvalt in het oude patroon?
• Hoe kijk je terug op de samenwerking met mij?

Veel coaches gebruiken daarbij een evaluatieformulier. Je coachee kan dan rustig nadenken over de ervaring, en jij krijgt een eerlijker beeld van hoe de coaching is ontvangen, zoals Blankestijn & Partners beschrijft. Schrijf daarna een kort eindverslag. Bij een traject via een werkgever is dat vaak de basis voor het eindgesprek.

Wanneer een vervolg past

Een vervolg is zinvol als er een nieuwe vraag ligt, of als je coachee een nieuwe stap zet, zoals een nieuwe functie. Een vervolg om alleen de oude vraag langer te bespreken past minder goed. Plan dan liever een of twee losse opvolgsessies, een paar maanden later, om te zien of de verandering blijft.

Hoe lang duurt elke fase?

De cijfers van NOBCO geven een goed vertrekpunt. Een gemiddeld traject duurt vier tot zes maanden, telt zeven tot acht sessies en een sessie duurt gemiddeld 80 minuten, volgens de NOBCO Benchmark 2020/2021. Korter of langer kan natuurlijk, afhankelijk van de vraag.

Zo kan een traject van acht sessies over vijf maanden eruitzien:

Deze planning laat zien waarom de tijd tussen de sessies zo belangrijk is. Bij 80 minuten per sessie zit je in twintig weken ongeveer elf uur samen, de intake meegerekend. De rest van de tijd draait om opdrachten en opvolging.

Onze kijk op fasering

Wij zien bij veel coaches hetzelfde patroon. De fasering staat helder in hun hoofd, maar de informatie zit verspreid. De intake zit in een e-mail, de notities in een document, de acties in een chatapp en de check-ins in een spreadsheet. Dan wordt fase 4 het zwakke punt, terwijl daar de verandering ontstaat.

Daarom vinden wij dat een traject een vaste plek nodig heeft, waar elke fase aan de juiste coachee en het juiste traject vastzit. Je wilt bij de tussenevaluatie in een paar minuten zien welke doelen er waren, welke acties zijn afgevinkt en welke inzichten er in sessie drie naar boven kwamen. En je coachee wil zelf zien waar hij of zij staat, zonder jou daarvoor te mailen.

Een tweede punt is vertrouwelijkheid. Coachingnotities gaan over gevoelige onderwerpen. Een vaste plek voor je traject is ook een kans om die gegevens zorgvuldig te bewaren. Software helpt daarbij, maar maakt je praktijk niet vanzelf AVG-proof. De AVG is de Europese privacywet. Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je vastlegt en hoe lang je het bewaart.

Martijn

Je fasering vastleggen in Exantur

Exantur is gebouwd rond de coachingrelatie en het hele coachingproces. Je zet een programma op met de fasen die bij jouw aanpak passen. Intakeformulieren, assessments zoals DISC en Wheel of Life, documenten en opdrachten zitten vast aan de juiste coachee en het juiste traject. Sessienotities leg je vast als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten, en je kunt erin zoeken.

Tussen de sessies volg je doelen, voortgang en check-ins. Je coachee heeft een eigen portaal om doelen te bekijken, check-ins in te vullen en sessies voor te bereiden. Online boeken met herinneringen, koppeling met Google Agenda, Outlook en Zoom en facturatie via je eigen Stripe-account zonder commissie zijn er ook. Je gegevens staan in de EU, in Frankfurt, je logt in met een extra code (MFA) en er is een verwerkersovereenkomst.

Abonnementen beginnen bij € 19 per maand of € 190 per jaar voor Mini. Bekijk alle abonnementen en prijzen en start met een gratis proefperiode. Wil je eerst zien hoe een programma eruitziet, lees dan onze gids over coachingprogramma’s beheren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel sessies heeft een coachingtraject nodig?

Gemiddeld zeven tot acht sessies, verspreid over vier tot zes maanden. Dat is een gemiddelde en geen regel. Een korte, duidelijke vraag kan in minder sessies, een complexe leiderschapsvraag vraagt soms meer. Spreek in de contractering een aantal af en evalueer halverwege of dat nog klopt.

Mag je de intake en de contractering samenvoegen?

Ja, bij veel solo-coaches gebeurt dat in een gesprek. Zorg dan wel dat je de afspraken daarna op papier zet en laat bevestigen. Bij een traject met een werkgever als opdrachtgever is een apart driegesprek vaak verstandiger.

Wat doe je als het doel halverwege verandert?

Bespreek de verandering open en maak nieuwe afspraken. Schrijf de nieuwe coachvraag op en pas de doelen aan. Is er een opdrachtgever, laat die dan weten dat de richting is bijgesteld, zonder inhoud uit de sessies te delen.

Hoe houd je contact tussen de sessies zonder dat het te veel wordt?

Kies een vast ritme, bijvoorbeeld een korte check-in halverwege tussen twee sessies. Houd het bij twee of drie vragen en spreek af hoe snel je reageert. Zo blijft je coachee betrokken en blijft jouw tijd beheersbaar.

Bronnen

• NOBCO: Vind een coach
• Blankestijn & Partners: De opbouw van een coachingstraject met impact
• Blankestijn & Partners: Intakegesprek coaching op boven- en onderstroom
• HRD Academy: Het coachingstraject en het belang van contracting
• Thema: Verkenningschecklist voor individuele cliënten
• NOBCO: Internationale Ethische Code voor coaches en mentoren
• Van Houten Coaching: Werkwijze

Aanbevelingen

• Coaching-sessienotities schrijven, praktische gids
• Coachingprogramma’s beheren, praktische gids
• Coaching-cliënttijdlijn: de hele relatie in één oogopslag