Coaching-intakeformulieren
Het begin van een coachingrelatie zet de toon. Toch is de intake vaak een geïmproviseerde mix van e-mailbijlagen, gedeelde documenten en vragen die in de eerste sessie opnieuw gesteld worden. Exantur geeft nieuwe cliënten vanaf de eerste klik een professionele, gestructureerde intake.
Het is onderdeel van Exantur, coaching-praktijkmanagementsoftware, gebouwd voor de praktijk van professionele coaching en niet afgeleid van een generieke projectmanagementtool.
Door Martijn Mauritz, Oprichter & Coach bij Exantur
Een professionele eerste indruk
Wanneer je een coachee uitnodigt, doorloopt diegene een intake die de kwaliteit van de coaching erna weerspiegelt, geen bijlagen om te downloaden, geen formulieren die in een inbox verdwijnen. De cliënt vult het in het eigen portaal in, en jij hebt wat je nodig hebt vóór het eerste gesprek.
Eigen formulieren voor jouw praktijk
Bouw de intake rond hoe je echt werkt. Stel de vragen die er voor jouw aanpak toe doen, van doelen en context tot toestemming en achtergrond, en hergebruik hetzelfde formulier voor elke nieuwe cliënt of pas het per programma aan.
Antwoorden waar je ze nodig hebt
Intake-antwoorden zijn gekoppeld aan het cliëntdossier, niet begraven in een aparte tool. Open je een cliënt, dan staat de intake naast het programma, de doelen en de notities, onderdeel van dezelfde georganiseerde geschiedenis.
Verder dan intake: toewijsbare worksheets en handtekeningen
Dezelfde builder die een intake vormgeeft, bouwt ook worksheets die je aan een cliënt toewijst. Stel een formulier samen uit blokken, koppen, tekst, getalvelden, media en een handtekeningveld, en stuur het naar een coachee om in het portaal in te vullen. Omdat een handtekening onderdeel van het formulier kan zijn, kan een toestemmingsverklaring of coachingovereenkomst bij de intake worden ondertekend in plaats van per e-mail achterna gejaagd, en alles komt gekoppeld aan het cliëntdossier terug.
Veelgestelde vragen
- Kan ik eigen intakevragen bouwen?
- Ja. Formulieren zijn configureerbaar, dus je vraagt precies wat jouw praktijk nodig heeft en hergebruikt ze over cliënten.
- Kan ik ook worksheets toewijzen?
- Ja. Dezelfde blok-gebaseerde builder, koppen, tekst, getal, media en handtekeningvelden, bouwt worksheets die je aan een cliënt toewijst om in het portaal in te vullen, niet alleen de intake.
- Kan een formulier ondertekend worden?
- Ja. Een handtekeningveld kan onderdeel van een formulier zijn, zodat een toestemmingsverklaring of overeenkomst bij de intake wordt ondertekend in plaats van per e-mail achterna gejaagd. Volledige e-sign-contracten zijn ook als add-on beschikbaar.
- Hoe vullen cliënten de intake in?
- Via hun eigen portaal, nadat je ze uitnodigt, zodat er niets heen en weer gemaild wordt.
- Waar gaan de antwoorden heen?
- Antwoorden worden opgeslagen bij het cliëntdossier, naast hun programma’s, doelen en notities.
- Worden cliëntgegevens veilig verwerkt?
- Ja. Data is EU-gehost, versleuteld en per organisatie geïsoleerd met row-level security.
Onboard cliënten professioneel
Zie hoe een gestructureerde intake de relatie goed begint, vraag een demo aan.