Kosten van coachingsoftware in 2026: wat betaal je echt?

Kosten van coachingsoftware in 2026: wat betaal je echt?

Wat coachingsoftware je in 2026 kost, hangt af van het pakket, het aantal coaches en het aantal actieve coachees. Bij Exantur ligt dat tussen de € 19 en € 199 per maand. Maar het abonnement is maar een deel van het verhaal. De echte vraag is wat je nu al kwijt bent aan losse tools, aan dubbel werk en aan uren die je niet kunt factureren. In dit artikel lees je waar de kosten uit bestaan, welke posten je makkelijk over het hoofd ziet en hoe je uitrekent wat software jou oplevert. Bij Exantur staan alle prijzen per pakket gewoon op de site, van Mini voor € 19 per maand tot Practice voor € 199 per maand.

Kort samengevat

• Coachingsoftware rekent meestal per maand of per jaar. De prijs hangt af van het pakket, het aantal coaches en het aantal actieve coachees.
• Tel niet alleen het abonnement. Tel ook losse tools, betaalkosten, extra opslag en vooral de tijd die je kwijt bent aan administratie.
• Een jaarabonnement bij Exantur kost tien keer het maandbedrag. Je betaalt dus voor twee maanden minder dan bij maandelijks betalen.
• Vertrouwelijke gesprekken vragen om een leverancier die je gegevens in de EU bewaart en een verwerkersovereenkomst afsluit.
• Reken terug vanuit je eigen praktijk: hoeveel uur per week win je terug, en wat is dat uur waard?

Inhoudsopgave

• Waar de kosten van coachingsoftware uit bestaan
• Wat je nu al betaalt zonder dat je het ziet
• Rekenvoorbeeld: tijd is je grootste kostenpost
• De prijzen van Exantur op een rij
• Maandelijks of jaarlijks betalen?
• Kosten die je makkelijk over het hoofd ziet
• Zo bepaal je wat coachingsoftware jou mag kosten
• Ons perspectief: betaal voor het traject, niet voor losse knoppen
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Waar de kosten van coachingsoftware uit bestaan

Een prijspagina laat vaak een bedrag per maand zien. Achter dat bedrag zitten meestal een paar vaste onderdelen. Als je die kent, kun je pakketten eerlijk met elkaar vergelijken.

Het basisabonnement

Dit is het bedrag dat je elke maand of elk jaar betaalt voor de software zelf. Bij de meeste aanbieders loopt het op met het pakket. Een klein pakket is bedoeld voor coaches die net beginnen of weinig cliënten tegelijk hebben. Een groter pakket past bij een volle praktijk.

Het aantal coaches en coachees

Veel coachingsoftware rekent mee met het aantal mensen dat het systeem gebruikt. Bij Exantur hangt de prijs af van het pakket en van het aantal actieve coachees en coaches. Werk je samen met een collega, dan betaal je voor een extra coach € 25 per maand. Zo groeien je kosten mee met je praktijk, en betaal je niet vooraf voor ruimte die je nog niet nodig hebt.

Uitbreidingen

Naast het pakket zijn er vaak losse uitbreidingen. Denk aan extra opslag voor documenten en opdrachten, of aan je eigen huisstijl in het portaal van je cliënten. Kijk bij elke aanbieder welke uitbreidingen er zijn en wat ze kosten. Zo ontdek je niet pas na een paar maanden dat iets wat je nodig hebt apart wordt gerekend.

Betaalkosten

Laat je cliënten via de software betalen, dan rekent de betaalpartij eigen kosten per betaling. Bij Exantur factureer je via je eigen Stripe-account. Stripe hanteert eigen tarieven per betaalmethode, en die betaal je rechtstreeks aan Stripe. Exantur neemt zelf geen commissie over jouw omzet. Let hier goed op: een percentage per betaling lijkt klein, maar loopt bij een volle praktijk elk jaar flink op.

Wat je nu al betaalt zonder dat je het ziet

Veel coaches denken dat ze nog geen software gebruiken. In de praktijk werken ze met een verzameling losse hulpmiddelen: een agenda, een boekingslink, een spreadsheet met cliënten, een map met documenten, een formulierentool voor de intake, een notitie-app, e-mail en een chatapp voor tussendoor. Een deel daarvan is gratis, een deel kost een paar euro per maand. Opgeteld is dat zelden niets.

De grootste kosten zitten niet in die abonnementen. Ze zitten in het heen en weer schakelen. Je zoekt de notities van de vorige sessie op in de ene app, het actiepunt in een e-mail en het ingevulde intakeformulier in een andere map. Je stuurt zelf een herinnering voor de sessie. Je zoekt per app uit of een cliënt zijn opdracht al heeft gedaan. Elk klein moment kost een paar minuten, en die minuten kun je niet factureren.

Er is nog een verborgen kostenpost: het risico. Vertrouwelijke informatie over iemands loopbaan, relatie of gezondheid hoort niet verspreid te staan over tools waarvan je niet weet waar de gegevens staan. Daar komen we verderop op terug.

Rekenvoorbeeld: tijd is je grootste kostenpost

Een eenvoudig voorbeeld maakt duidelijk waar het om gaat. De getallen hieronder zijn een voorbeeld, geen gemiddelde. Vul ze in met je eigen cijfers.

Stel, je bent loopbaancoach met 12 actieve cliënten. Per cliënt ben je elke week ongeveer 10 minuten bezig met dingen buiten de sessie: notities opzoeken, een herinnering sturen, een check-in per mail nalopen, een document opnieuw delen. Dat is 120 minuten per week, dus 2 uur.

Als software je ook maar een kwart van die tijd teruggeeft, is dat al ruim twee uur per maand. Bij een uurtarief van € 100 is dat meer dan vier keer het bedrag van het Starter-pakket. Wil je dit voor je eigen praktijk uitrekenen? Met de omzetdoel-calculator voor coaches zie je wat een uur van jou werkelijk waard is.

Het voorbeeld laat ook iets anders zien. Tijd die je terugwint, kun je op twee manieren gebruiken: voor extra cliënten, of voor betere begeleiding van de cliënten die je al hebt. Dat tweede telt voor veel coaches net zo zwaar: meer aandacht voor check-ins, actiepunten en voortgang tussen de sessies door.

De prijzen van Exantur op een rij

Hieronder staan de pakketten en uitbreidingen van Exantur zoals ze op de prijspagina staan.

Voor dat bedrag krijg je een werkruimte die is gebouwd rond het coachingtraject zelf. Je beheert je cliënten, bouwt gestructureerde programma’s en legt sessies vast in doorzoekbare notities, ingedeeld als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten. Je volgt doelen, voortgang en check-ins tussen sessies. Intakeformulieren, assessments zoals DISC en Wheel of Life, documenten, opdrachten en cursussen blijven gekoppeld aan de juiste cliënt.

Rond de coaching regelt Exantur ook je praktijk. Cliënten boeken online en krijgen automatisch een herinnering. Je agenda loopt in twee richtingen gelijk met Google Agenda of Outlook, en Zoom is gekoppeld. Cliënten betalen via je eigen Stripe-account. Je kunt Exantur eerst gratis uitproberen. Bekijk alle pakketten op de prijspagina van Exantur.

Maandelijks of jaarlijks betalen?

Bij Exantur betaal je voor een jaar tien keer het maandbedrag. Per pakket scheelt dat:

• Mini: 12 x € 19 is € 228. Per jaar betaal je € 190, dus € 38 minder.
• Starter: 12 x € 49 is € 588. Per jaar betaal je € 490, dus € 98 minder.
• Growth: 12 x € 99 is € 1.188. Per jaar betaal je € 990, dus € 198 minder.
• Practice: 12 x € 199 is € 2.388. Per jaar betaal je € 1.990, dus € 398 minder.

Maandelijks betalen past als je net begint en eerst wilt zien hoe je praktijk groeit. Jaarlijks betalen past zodra je weet dat je de software elke week gebruikt. Je hebt dan ook een vast bedrag per jaar, en dat maakt je begroting rustiger.

Kosten die je makkelijk over het hoofd ziet

Gegevensbescherming

Als coach verwerk je persoonsgegevens, vaak heel gevoelige. De AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, is de Europese privacywet die regelt hoe je daarmee omgaat. Laat je een softwareleverancier gegevens voor jou bewaren, dan schrijft artikel 28 van de AVG voor dat je daar een overeenkomst over sluit. Dat heet een verwerkersovereenkomst.

Een leverancier die dit niet regelt, lijkt goedkoper, maar legt het werk en het risico bij jou. Exantur bewaart gegevens in de EU, in Frankfurt, en biedt een verwerkersovereenkomst. Elke organisatie staat apart van andere organisaties, zodat niemand bij de gegevens van een andere praktijk kan. Je logt in met MFA, meervoudige verificatie: naast je wachtwoord bevestig je met een tweede stap, bijvoorbeeld een code op je telefoon. Zo helpt de software je om zorgvuldig met gegevens om te gaan. Je eigen afspraken met cliënten blijven daarbij jouw verantwoordelijkheid.

Overstappen en opzetten

De eerste weken kosten tijd: cliënten overzetten, je programma’s inrichten, je intakeformulier opnieuw opbouwen. Dat is eenmalig. Hoe meer de software al gericht is op coaching, hoe minder je zelf hoeft te bedenken. Een algemene CRM, een systeem voor klantbeheer zoals verkoopteams dat gebruiken, moet je eerst ombouwen tot iets wat bij een coachingtraject past. Die tijd telt ook mee.

Opslag

Werk je veel met documenten, opnames of uitgebreide opdrachten? Kijk dan hoeveel opslag je nodig hebt. Bij Exantur kun je 50 GB extra opslag toevoegen voor € 29 per maand, zodat je pas betaalt als je het echt nodig hebt.

AI-hulp

Exantur heeft een optionele AI-assistent die sessiesamenvattingen, sessievoorbereidingen en eindrapporten opstelt uit je eigen notities. Die werkt met je eigen sleutel bij Anthropic, het bedrijf achter het AI-model. Het gebruik loopt dus via je eigen account daar. Gegevens waarmee een cliënt te herkennen is, gaan niet naar het model.

Groeien met meer coaches

Ga je samenwerken met een collega, of bouw je een kleine praktijk op? Dan komen er kosten per extra coach bij. Grotere praktijken en organisaties krijgen bij Exantur ook teams en rollen, 360-gradenfeedback, inzicht in wat coaching een opdrachtgever oplevert, logboeken van wie wat heeft gedaan, een eigen huisstijl en koppelingen met andere systemen. Lees meer op de pagina over Exantur voor organisaties.

Zo bepaal je wat coachingsoftware jou mag kosten

1. Maak een lijst van wat je nu gebruikt. Schrijf elke tool op, met het bedrag per maand. Vergeet de gratis tools niet, want daar zit vaak het meeste zoekwerk.
2. Schat je tijd buiten de sessies. Hoeveel minuten per cliënt per week ben je bezig met notities, herinneringen, check-ins en documenten? Vermenigvuldig dat met je aantal cliënten.
3. Zet een prijs op dat uur. Gebruik je eigen uurtarief. Weet je dat nog niet precies? Reken dan je trajectprijzen terug met de pakketprijs-calculator voor coaching.
4. Kies het pakket dat past bij je aantal coachees. Kijk ook vooruit: hoeveel cliënten wil je over een jaar begeleiden?
5. Tel de uitbreidingen op die je echt nodig hebt. Een extra coach, extra opslag of je eigen huisstijl. Laat weg wat je niet gebruikt.
6. Controleer de privacy. Vraag waar de gegevens staan en of er een verwerkersovereenkomst is. Bij Exantur staan de gegevens in de EU en is de verwerkersovereenkomst beschikbaar.
7. Start met echte trajecten. Gebruik de gratis proefperiode om je eerste cliënten en programma’s in te richten. Zo werk je vanaf de eerste week vanuit een plek.

Wil je eerst pakketten naast elkaar zien? Op onze pagina over de beste praktijkmanagementsoftware voor coaches lees je waar je op let bij het kiezen.

Ons perspectief: betaal voor het traject, niet voor losse knoppen

Bij het vergelijken van coachingsoftware kijken veel coaches eerst naar het laagste bedrag per maand. Dat begrijpen we. Maar een coach verkoopt geen losse sessies. Je verkoopt een traject, met doelen, afspraken en groei tussen de gesprekken door.

Daarom hebben we Exantur vanaf het begin gebouwd rond de coachingrelatie, en niet als aangepaste CRM of planningstool. Je notities zijn ingedeeld als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten, zodat je voor elke sessie in een paar minuten weer weet waar je cliënt staat. Met check-ins tussen sessies en accountability, het bijhouden of een cliënt doet wat hij zich heeft voorgenomen, zie je waar voortgang ontstaat en waar extra aandacht nodig is.

Je coachee heeft een eigen portaal met doelen, voortgang, check-ins en gedeelde documenten. Zo ziet je cliënt ook zelf wat het traject oplevert. Dat is de waarde van coaching, en die wil je zichtbaar maken.

Daarbij hoort ook rust over gegevens. Wat iemand in een coachinggesprek vertelt, is vertrouwelijk. Daarom bewaren we gegevens in de EU, scheiden we organisaties van elkaar en bieden we een verwerkersovereenkomst. En omdat je cliënten via je eigen Stripe-account betalen, nemen we geen commissie over wat jij verdient.

Martijn

Veelgestelde vragen

Wat kost coachingsoftware per maand?

Dat hangt af van het pakket, het aantal coaches en het aantal actieve coachees. Bij Exantur begint het met Mini voor € 19 per maand en loopt het op tot Practice voor € 199 per maand. Voor grotere organisaties is er Enterprise, waarvan de prijs niet op de site staat.

Is gratis coachingsoftware niet voordeliger?

Een gratis tool kost geen abonnement, maar wel tijd als je notities, doelen en check-ins over verschillende plekken verspreid staan. Ook weet je niet altijd waar je gegevens staan en of je een verwerkersovereenkomst kunt sluiten. Voor een betaalde praktijk met vertrouwelijke gesprekken telt dat zwaarder dan het bedrag per maand.

Betaal ik bij Exantur een percentage van mijn omzet?

Nee. Je factureert je cliënten via je eigen Stripe-account en Exantur neemt geen commissie. Je betaalt alleen de kosten die Stripe zelf per betaling rekent.

Kan ik gratis beginnen met Exantur?

Ja, Exantur biedt een gratis proefperiode. Daarin kun je je eerste cliënten, programma’s en intakeformulieren inrichten en direct aan de slag gaan.

Wat kost een extra coach in mijn praktijk?

Een extra coach kost bij Exantur € 25 per maand. Zo kun je klein beginnen en uitbreiden wanneer je praktijk groeit.

Bronnen

• Stripe: tarieven voor betalingen
• Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 op EUR-Lex

Aanbevelingen

• Onderzoek naar coachingsoftware
• Coaching Software landschap 2027: 34 platforms onderzocht
• Coachingsoftware voor Nederland