ENNL
Menu
← Alle artikelen

Samenwerken met meerdere coaches: zo regel je het goed

Samenwerken met meerdere coaches: zo regel je het goed

Twee coaches stemmen hun aanpak op elkaar af

Werk je samen met andere coaches, bijvoorbeeld als duo bij een teamtraject, in een kleine praktijk of met een vaste vervanger? Dan moet je drie dingen goed regelen: de vorm van de samenwerking, de afspraken met je cliënt en de omgang met vertrouwelijke gegevens. In dit artikel lees je per onderdeel wat je moet vastleggen, waar het vaak misgaat en hoe je je praktijk zo inricht dat iedere coach precies ziet wat hij nodig heeft. Niet meer en niet minder.

Exantur
exantur.com
Breng je coachteam samen
Exantur brengt cliënttrajecten en praktijkbeheer samen, met teams en rollen voor praktijken die met meerdere coaches werken.
Ontdek Exantur

Kort samengevat

  • Kies eerst een samenwerkingsvorm: doorverwijzen, werken met associates of samen onder een merk. Daarna leg je geld, rollen en overdracht vast.
  • Vertel je cliënt vooraf welke informatie je deelt, met wie en waarom. Dat hoort bij goede contractering.
  • Werk je met software die cliëntgegevens voor jullie bewaart? Dan is een verwerkersovereenkomst met die leverancier verplicht onder de AVG.
  • Bij co-coaching van een team spreek je rollen, signalen en nabespreking af voor de eerste sessie.
  • Een gedeelde werkplek met rollen en rechten voorkomt dat notities in mailtjes, appjes en losse mappen belanden.

Inhoudsopgave

Wat bedoelen we met samenwerking tussen coaches?

Samenwerking tussen coaches heeft in de praktijk verschillende vormen. Ze vragen elk om andere afspraken. Dit zijn de situaties die we het vaakst zien:

  • Co-coaching van een team. Twee coaches begeleiden samen een team of een directie. De een leidt het gesprek, de ander observeert de groep.
  • Een kleine praktijk met meerdere coaches. Drie of vier coaches werken onder een naam, met een gedeelde agenda en gedeelde cliënten.
  • Werken met associates. Een zelfstandige coach voert trajecten uit namens jouw praktijk.
  • Doorverwijzen. Je stuurt een cliënt door naar een collega met een andere specialisatie, bijvoorbeeld van loopbaan naar leiderschap.
  • Vervanging en overdracht. Een coach valt uit of stopt, en een collega neemt het traject over.
  • Een coachpool in een organisatie. Een bedrijf zet meerdere interne of externe coaches in voor zijn medewerkers.

Bij teamcoaching is het goed om het doel helder te houden. Volgens het Praktijkboek teamcoaching van Boers en Lingsma gaat teamcoaching over het vergroten van bewustzijn en handelingsvermogen van het team. Het draait om de patronen en interacties in de groep, niet alleen om de ontwikkeling van losse personen. Dat maakt het anders dan teambuilding, waar verbinding en een gezamenlijke ervaring centraal staan, en anders dan een training, waar je vooraf bepaalde vaardigheden oefent. Ook Teamchange beschrijft het doel als een team dat zelfstandiger wordt en toekomstige vraagstukken zelf kan aanpakken.

Werk je met twee coaches aan zo’n traject, dan moeten jullie het eens zijn over dat doel. Anders trekt de een aan het team en wacht de ander af.

Drie manieren om je samenwerking in te richten

Voor een praktijk met meerdere coaches zijn er grofweg drie modellen. De Associatie voor Coaching noemt als volgorde: kies eerst het model en leg daarna contractering, betaling, verantwoordelijkheden en overdracht vast. Zo ziet dat er in de praktijk uit:

Model Wie heeft de cliëntrelatie? Wie factureert? Let vooral op
Doorverwijzen De coach naar wie je doorverwijst Die coach zelf Wat je meegeeft bij de doorverwijzing en of de cliënt daarmee instemt
Associate onder jouw praktijk Jouw praktijk, de associate voert uit Jouw praktijk Wie de notities bezit, welke werkwijze geldt, wat er gebeurt als de samenwerking stopt
Samen onder een merk De praktijk als geheel De praktijk of elke coach apart Gedeelde regels voor kwaliteit, privacy en verdeling van omzet en kosten

Doorverwijzen

Dit is de lichtste vorm. Je blijft los van elkaar werken. De belangrijkste vraag is wat je overdraagt. Vaak is een korte, warme introductie genoeg. Je hoeft je sessienotities niet mee te sturen, en meestal is dat ook niet verstandig.

Werken met associates

Hier ligt de cliëntrelatie bij jouw praktijk. De associate voert het werk uit. Leg vast welke methode en materialen de associate gebruikt, waar notities worden bewaard en wat er met die notities gebeurt als de associate vertrekt. Spreek ook af of de associate jouw cliënten later zelf mag benaderen.

Samen onder een merk

Dit voelt als een echte praktijk. Cliënten zien een naam, een aanpak en een kwaliteitsniveau. Dat werkt alleen als iedereen dezelfde basis volgt: dezelfde intake, dezelfde manier van notities maken en dezelfde regels voor delen.

Afspraken die je vooraf vastlegt

Veel spanning tussen coaches ontstaat niet door het coachen zelf, maar door dingen die niemand had afgesproken. Deze punten leg je bij voorkeur schriftelijk vast:

  1. Rollen per traject. Wie is de hoofdcoach? Wie is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever?
  2. Geld. Wie factureert, hoe verdelen jullie de opbrengst en wie betaalt gedeelde kosten zoals software?
  3. Contractering met de cliënt. Wat staat er in de coachovereenkomst over samenwerking, vervanging en delen van informatie?
  4. Toegang tot informatie. Wie mag welke notities, doelen en documenten zien?
  5. Vervanging. Wat gebeurt er als een coach ziek wordt of op vakantie gaat?
  6. Einde van de samenwerking. Wie houdt de cliënt, waar blijven de gegevens en hoe snel worden ze verwijderd?
  7. Kwaliteit. Hoe vaak doen jullie intervisie of supervisie, en hoe meten jullie of de coaching werkt?

Voor punt 3 kun je starten met onze gratis coachovereenkomst-generator. Voeg daar een paragraaf aan toe over samenwerking met andere coaches. Met de annuleringsvoorwaarden-generator zorg je dat alle coaches in je praktijk dezelfde regels hanteren bij afzeggen. Dat scheelt discussie met cliënten die bij twee coaches verschillende regels horen.

Vertrouwelijkheid: wie mag wat zien?

Bij samenwerking verandert de vraag “wat bewaar ik?” in “wie ziet wat?”. Dat is de kern van multi-coach werken. De beroepsverenigingen zijn daar duidelijk over. NOBCO en EMCC zien vertrouwelijkheid als een actieve taak van de coach: je legt vooraf uit wat je deelt en met wie. Technologie verandert die taak niet.

NOBCO meldt dat de nieuwe internationale ethische code voor beroepscoaches op 1 juli 2026 in werking treedt. Die code legt nadruk op contractering, verantwoordelijkheid, vertrouwelijkheid en het gebruik van technologie en AI. Ben je lid, lees de code dan na en kijk of je overeenkomsten nog passen.

Wat je cliënt vooraf moet weten

De EMCC-richtlijn over coaching met technologie en AI vraagt dat cliënten weten welke informatie je verzamelt en waarvoor. Voor een praktijk met meerdere coaches betekent dat concreet:

  • Vertel dat er meer coaches in de praktijk werken en of zij notities kunnen inzien.
  • Leg uit wanneer je een casus bespreekt in intervisie of supervisie, en dat je dat anoniem doet.
  • Maak duidelijk wat de opdrachtgever of werkgever wel en niet hoort.
  • Vraag toestemming voor je informatie deelt met een vervangende coach.

Bij teamcoaching komt daar nog iets bij. Onderzoek naar teamcoaching van de Universiteit van Pretoria noemt vertrouwelijkheid een extra complexe kwestie, vooral bij terugkoppeling naar de rest van de organisatie. Wat vertrouwelijk is, moet je helder maken en contracteren. Spreek met het team en de opdrachtgever af welke rapportage je deelt: alleen thema’s, of ook voortgang per persoon?

Overdracht naar een andere coach

Een vervangende coach is geen gat in de agenda dat je opvult. Vertrouwen is belangrijker dan een vrije plek. Bespreek de overdracht eerst met je cliënt. Deel daarna alleen wat de nieuwe coach echt nodig heeft: de doelen, de afspraken en de actiepunten. Je eerste indrukken en persoonlijke observaties horen daar meestal niet bij.

Een handige regel: schrijf je notities zo dat je ze kunt splitsen. Wat feitelijk is (doelen, acties, afspraken) is makkelijker over te dragen dan wat persoonlijk is (je eigen interpretaties).

Feitelijke aantekeningen worden gedeeld, observaties blijven vertrouwelijk

De AVG bij samenwerking: wie is verantwoordelijk?

De AVG is de Europese privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming. Coaches werken met gevoelige informatie over werk, relaties en soms gezondheid. Zodra je met meer coaches werkt, moet je bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is.

De AVG kent twee rollen:

  • Verwerkingsverantwoordelijke: de partij die bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt. Meestal is dat jouw praktijk.
  • Verwerker: de partij die gegevens namens jou verwerkt, zoals een softwareleverancier.

Bepalen twee partijen samen het doel en de middelen, dan kunnen ze gezamenlijk verantwoordelijk zijn. De richtlijnen van de Europese privacytoezichthouders (EDPB) geven daar aparte regels voor. Dat kan spelen als twee zelfstandige coaches samen een merk voeren. Twijfel je over jullie situatie? Vraag dan advies aan een privacyjurist. Het verschil bepaalt welke afspraken je onderling moet maken.

Gebruiken jullie software die cliëntgegevens voor de praktijk bewaart? Dan zegt de Autoriteit Persoonsgegevens dat een verwerkersovereenkomst verplicht is volgens artikel 28, derde lid, van de AVG. Beide partijen zijn aansprakelijk als die ontbreekt. In zo’n overeenkomst staan onder meer het doel, de duur, het soort gegevens, beveiliging, geheimhouding, inzet van andere leveranciers, datalekken en verwijdering.

Let op: een verwerkersovereenkomst maakt je praktijk niet automatisch AVG-proof. Jullie moeten zelf kunnen uitleggen waarom je gegevens bewaart, wie toegang heeft en hoe je ze verwijdert. De volledige wettekst vind je via de AVG-pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens. Een praktisch overzicht vind je in onze AVG-checklist voor coaches.

Samen een team coachen

Co-coaching is krachtig. Een team ziet twee mensen die goed samenwerken, en dat is op zichzelf al een voorbeeld. Maar het vraagt voorbereiding. Zo pak je het aan:

  1. Voorbespreken. Spreek voor elke sessie af wie leidt en wie observeert. Bepaal waar je op let: wie praat, wie zwijgt, welke patronen terugkomen.
  2. Een signaal afspreken. Hoe laat je de ander weten dat je wilt inbreken of dat het tijd is om te stoppen? Een simpele afspraak voorkomt dat jullie elkaar voor de groep corrigeren.
  3. Rollen per moment. Een coach die vragen stelt, werkt anders dan een trainer die oefeningen geeft. Train de Trainer legt dat verschil uit: een trainer brengt kennis over, een coach helpt de cliënt eigen oplossingen te vinden. Spreek af wie wanneer welke rol pakt.
  4. Nabespreken. Vergelijk direct na de sessie wat jullie zagen. Leg observaties, inzichten en actiepunten vast op een plek waar jullie allebei bij kunnen.
  5. Een gezicht naar de opdrachtgever. Kies een coach die rapporteert. Dan krijgt de opdrachtgever een verhaal, geen twee.

Een veelgemaakte fout: elke coach houdt zijn eigen notities bij, in een eigen schrift of app. Na drie sessies weet niemand meer welke afspraak het team heeft gemaakt. Een gedeeld dossier per traject lost dat op.

Kwaliteit bewaken als team van coaches

Meer coaches betekent meer verschillen in stijl. Dat is prima, zolang de basis gelijk is. De Associatie voor Coaching noemt voor een coachpool onder meer selectie, opleiding, intervisie, supervisie, kwaliteitsborging en een manier om de impact te meten. Voor een kleine praktijk kun je dat eenvoudig houden:

  • Een vaste intake. Elke coach gebruikt hetzelfde intakeformulier. Zo kun je trajecten vergelijken en makkelijker overdragen.
  • Een vaste notitiestructuur. Spreek af wat je vastlegt: observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten. Dan begrijpt een collega jouw notities ook.
  • Intervisie op vaste momenten. Bijvoorbeeld een keer per maand, met geanonimiseerde casussen.
  • Opvolging tussen sessies. Kijk samen welke cliënten hun actiepunten oppakken en waar het stil valt. Onze gids over accountability verbeteren geeft daar praktische stappen voor. Accountability betekent hier: de cliënt houdt zich aan wat hij zelf heeft afgesproken, en jij ziet of dat lukt.
  • Resultaat zichtbaar maken. Wat kun je de opdrachtgever laten zien zonder vertrouwelijke inhoud te delen? Denk aan doelen die zijn gehaald en het aantal afgeronde actiepunten.

Wil je weten hoe jullie praktijk er nu voor staat? Doe de praktijk-gezondheidscheck. Je ziet in een paar minuten waar de zwakke plekken zitten.

Van losse bestanden naar een gedeelde werkplek

Veel kleine praktijken beginnen met een gedeelde map, een spreadsheet en een groepsapp. Dat werkt tot de derde coach erbij komt. Dan zie je dit soort problemen:

  • Notities staan in de mail van een coach en zijn onvindbaar als die coach ziek is.
  • Iedereen kan alles zien in de gedeelde map, ook dossiers die hem niet aangaan.
  • Een cliënt krijgt check-in-vragen van twee coaches, of juist van niemand.
  • Bij het einde van een samenwerking weet niemand welke bestanden verwijderd moeten worden.

Controleer bij elke oplossing die je overweegt deze punten:

Vraag Waarom het telt bij samenwerking
Kun je per coach bepalen wat hij ziet? Een associate hoeft niet alle dossiers van de praktijk te zien
Staat alles per cliënt en per traject bij elkaar? Overdracht gaat sneller en zorgvuldiger
Is er een logboek van acties? Je kunt nagaan wie wat heeft gedaan
Waar staan de gegevens en is er een verwerkersovereenkomst? Nodig voor de AVG
Is inloggen extra beveiligd? MFA (inloggen met een extra code, bijvoorbeeld via je telefoon) beschermt bij een gelekt wachtwoord
Ziet de cliënt een eigen portaal? De cliënt weet waar zijn doelen en opdrachten staan, ongeacht welke coach hij spreekt

Wil je eerst zien wat je huidige losse tools per jaar kosten? Reken het uit met de stack-calculator voor coachingsoftware.

Onze kijk op samenwerken tussen coaches

We spreken veel coaches die met een of twee collega’s een praktijk starten. Bijna altijd gaat het eerste gesprek over geld en klanten. Het tweede gesprek, vaak maanden later, gaat over notities. Wie mag ze lezen? Wat gebeurt ermee als iemand stopt? Dat gesprek kun je beter vooraan zetten.

We hebben Exantur gebouwd rond de coachingrelatie, niet als algemene klantenadministratie (een CRM). Dat merk je juist bij samenwerking. Een traject is van de cliënt en de praktijk, niet van een losse inbox. Notities zijn gestructureerd, zodat een collega ze kan lezen. Doelen, actiepunten en check-ins staan bij het juiste traject. En wie geen toegang hoort te hebben, ziet het dossier niet.

Onze overtuiging: goede samenwerking tussen coaches begint bij duidelijke grenzen. Software kan die grenzen ondersteunen, maar jullie moeten ze zelf trekken en aan de cliënt uitleggen. Daarom zeggen we er eerlijk bij dat ook onze software een praktijk niet automatisch AVG-proof maakt. Het helpt je wel om het goed te doen.

Martijn

Zo helpt Exantur een praktijk met meerdere coaches

Exantur is een werkplek voor coachingpraktijken, van de eerste intake tot het eindrapport. Voor praktijken met meerdere coaches zijn er teams en rollen, 360°-feedback, teamanalyse, inzicht in de opbrengst voor de opdrachtgever en een logboek van acties. Iedere cliënt krijgt een eigen portaal voor doelen, voortgang, check-ins en gedeelde documenten. De gegevens staan in de EU, in Frankfurt, met afgeschermde omgevingen per organisatie, MFA en een verwerkersovereenkomst. Wil je onder je eigen merk werken, kijk dan bij white-label coachingsoftware.

De abonnementen lopen van Mini voor € 19 per maand tot Practice voor € 199 per maand (€ 1.990 per jaar). Een extra coach kost € 25 per maand. Er is een gratis proefperiode. Bekijk alle pakketten op de prijzenpagina of lees eerst meer over coaching-praktijkmanagementsoftware.

Zo helpt Exantur een praktijk met meerdere coaches — overview diagram

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen teamcoaching en coaching door meerdere coaches?

Teamcoaching gaat over wie je coacht: een team als geheel, met de focus op samenwerking en patronen in de groep. Coaching door meerdere coaches gaat over wie coacht: twee of meer coaches die samen trajecten uitvoeren. Ze komen vaak samen voor, bijvoorbeeld als twee coaches een directieteam begeleiden.

Mag ik notities delen met een collega-coach?

Alleen als je cliënt dat weet en ermee instemt, en alleen wat je collega echt nodig heeft. Leg dit vast in je coachovereenkomst. Voor intervisie bespreek je casussen anoniem.

Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig als we samen software gebruiken?

Ja, als de softwareleverancier cliëntgegevens voor jullie praktijk verwerkt. De AVG verplicht dan een schriftelijke verwerkersovereenkomst. Werken jullie als zelfstandige coaches samen onder een merk, laat dan ook nakijken wie verwerkingsverantwoordelijke is.

Wat regel ik als een coach de praktijk verlaat?

Spreek vooraf af wie de cliënt houdt, wat er met de notities gebeurt en binnen welke termijn gegevens worden verwijderd of overgedragen. Informeer de cliënt en vraag wat hij wil. Zet de toegang van de vertrekkende coach direct uit.

Hoe voorkom ik dat twee coaches langs elkaar heen werken?

Gebruik een gedeeld dossier per traject, een vaste notitiestructuur en een hoofdcoach per cliënt. Bespreek elke sessie kort voor en na. Dan weet iedereen welke afspraken gelden.

Bronnen

Aanbevelingen