AVG-checklist voor coaches
Deze gratis checklist loopt met een coachpraktijk langs de kern-AVG-verplichtingen voor het omgaan met cliëntgegevens: een grondslag en privacyverklaring, dataminimalisatie en bewaren, rechten van betrokkenen (inzage, portabiliteit, verwijdering), verwerkersovereenkomsten en sub-verwerkers, beveiliging (toegang, versleuteling, EU-hosting), datalek-paraatheid en basisregisters. Je markeert elk item als op orde, deels of nog niet, en krijgt een transparante gereedheidsscore plus een prioriteitenlijst. Draait in je browser, slaat niets op, en is richtlijn, geen juridisch advies.
0 van 14 Beginnend
0% op orde - verplichtingen die van toepassing zijn
Richtlijn, geen juridisch advies. Dit certificeert geen AVG-compliance.
Jouw prioriteiten
- Je kunt een grondslag noemen voor het verwerken van cliëntgegevens: Bepaal en noteer je grondslag (overeenkomst of toestemming) voor coachingdossiers.
- Cliënten krijgen een duidelijke privacyverklaring: Voeg een korte privacyverklaring toe aan je intake of website.
- Je verzamelt alleen de gegevens die je echt nodig hebt: Snoei intakeformulieren terug tot wat de coaching echt vereist.
- Je hebt een vastgestelde bewaartermijn: Leg vast hoe lang je notities bewaart en wanneer je ze verwijdert.
- Je kunt een cliënt op verzoek een kopie van zijn gegevens geven: Zorg dat je een cliëntdossier binnen een maand kunt exporteren.
- Je kunt de gegevens van een cliënt op verzoek verwijderen: Controleer dat elke tool een cliëntdossier kan wissen, inclusief back-ups.
- Je hebt een verwerkersovereenkomst met elke tool: Verzamel een verwerkersovereenkomst van elke verwerker die je gebruikt.
- Je kent de sub-verwerkers van je tools en waar de data staat: Bekijk per tool de lijst met sub-verwerkers en de hostingregio.
Alles wordt in je browser berekend. Je antwoorden worden niet verstuurd of opgeslagen.
Wat deze checklist dekt
Coaching-notities zijn gevoelige persoonsgegevens, dus een coachpraktijk is verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG. Deze checklist vertaalt de belangrijkste verplichtingen voor een kleine praktijk naar 14 begrijpelijke items in zeven gebieden: grondslag en transparantie; dataminimalisatie en bewaren; rechten van betrokkenen; verwerkers en overeenkomsten; beveiliging; datalek-paraatheid; en verantwoording en registers.
Hij is bewust leveranciersneutraal: deze verplichtingen gelden welke software je ook gebruikt. Markeer elk item eerlijk; het resultaat is een telling van wat op orde is, geen certificaat.
De AVG-checklist
Elke verplichting hieronder verwijst naar het AVG-artikel waarop die rust, zodat je het zelf kunt nalezen. In de interactieve tool hierboven heeft elk item ook een uitleg waarom het telt en een concrete volgende actie.
| Verplichting | Gebied | AVG-grondslag |
|---|---|---|
| Je kunt een grondslag noemen voor het verwerken van cliëntgegevens | Grondslag & transparantie | AVG Art. 6 |
| Cliënten krijgen een duidelijke privacyverklaring | Grondslag & transparantie | AVG Art. 13-14 |
| Je verzamelt alleen de gegevens die je echt nodig hebt | Dataminimalisatie & bewaren | AVG Art. 5(1)(c) |
| Je hebt een vastgestelde bewaartermijn | Dataminimalisatie & bewaren | AVG Art. 5(1)(e) |
| Je kunt een cliënt op verzoek een kopie van zijn gegevens geven | Rechten van betrokkenen | AVG Art. 15, 20 |
| Je kunt de gegevens van een cliënt op verzoek verwijderen | Rechten van betrokkenen | AVG Art. 17 |
| Je hebt een verwerkersovereenkomst met elke tool | Verwerkers & overeenkomsten | AVG Art. 28 |
| Je kent de sub-verwerkers van je tools en waar de data staat | Verwerkers & overeenkomsten | AVG Art. 28, 44 |
| Toegang is beheerd (persoonlijke logins, MFA) | Beveiliging | AVG Art. 32 |
| Cliëntgegevens zijn versleuteld onderweg en in rust | Beveiliging | AVG Art. 32 |
| Je weet waar data gehost wordt en doorgiften zijn gedekt | Beveiliging | AVG Art. 44-46 |
| Je hebt een simpel datalek-plan | Datalek-paraatheid | AVG Art. 33-34 |
| Je houdt een basisregister van verwerkingen bij | Verantwoording & registers | AVG Art. 30 |
| Waar je op toestemming leunt, kun je aantonen dat die gegeven is | Verantwoording & registers | AVG Art. 7 |
Hoe je je resultaat leest
De gereedheidsscore is een simpele, transparante telling: het aantal items dat je op "op orde" zette, gedeeld door het aantal dat op jou van toepassing is (items op "niet van toepassing" tellen niet mee). Geen weging, geen verborgen score. De banden zijn alleen labels voor die fractie: beginnend (onder 34%), deels op orde (34-66%), grotendeels op orde (67-89%) en solide (90%+).
De prioriteitenlijst is gewoon eerst je "nog niet"-items, daarna je "deels"-items, in checklistvolgorde. Zie het als een to-dolijst om je eigen praktijk aan te scherpen, geen compliance-oordeel.
Waar Exantur kan helpen
Een aantal items is eenvoudiger binnen één coaching-werkomgeving die voor de EU is gebouwd. Exantur is EU-gehost, dwingt toegang af op databaseniveau met row-level security, vereist MFA voor beheerders, versleutelt data onderweg en in rust, ondersteunt export en verwijdering van cliëntgegevens, biedt een verwerkersovereenkomst en draait EU-sub-verwerkers onder Standard Contractual Clauses. Dat dekt de hosting-, beveiligings-, DPA- en betrokkenenrechten-items rechtstreeks.
Dit is ondergeschikt aan de checklist zelf. Verplichtingen zoals je grondslag, privacyverklaring, bewaartermijn en verwerkingsregister blijven van jou, los van welke tool je gebruikt, en houd elke specialistische tool die een echt doel dient.
Beperkingen
Dit is richtlijn, geen juridisch advies, en het certificeert niet dat je praktijk AVG-conform is. Het is een praktische leidraad op basis van de meest relevante verplichtingen voor een kleine coachpraktijk, geen uitputtende juridische audit. Er zitten geen benchmarks in, geen "percentage van de coaches", en geen beoordeling van jouw specifieke situatie.
Lees voor een definitief beeld de primaire bronnen hieronder of raadpleeg een gekwalificeerde professional. Eisen kunnen ook per land en per soort gegevens verschillen.
Veelgestelde vragen
- Wordt mijn data ergens naartoe gestuurd?
- Nee. De checklist draait volledig in je browser. Je antwoorden worden niet naar een server gestuurd of opgeslagen, en er is geen account nodig.
- Betekent een volledige checklist dat ik AVG-conform ben?
- Nee. Dit is richtlijn, geen juridisch advies, en het certificeert geen compliance. Het is een praktische leidraad langs de meest relevante verplichtingen voor een kleine coachpraktijk.
- Is dit de GDPR of de Nederlandse AVG?
- Dezelfde verordening. AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) is de Nederlandse naam voor de GDPR. De artikelverwijzingen zijn identiek.
- Heb ik echt met elke tool een verwerkersovereenkomst nodig?
- Voor elke tool die namens jou cliëntgegevens verwerkt, ja: artikel 28 vereist een verwerkersovereenkomst. Tools die nooit cliëntgegevens zien niet.
- Wat is de 72-uursregel?
- Een ernstig datalek moet doorgaans binnen 72 uur na ontdekking bij de toezichthouder gemeld worden (artikel 33). Een kort datalek-plan maakt dat behapbaar.
Gerelateerd
Bronnen
Coachingsoftware gebouwd voor de EU
Zie hoe Exantur EU-hosting, beveiliging, een verwerkersovereenkomst en betrokkenenrechten dekt.