ENNL
Menu
← Alle artikelen

Privacy in je coachingcontract: wat je regelt en hoe je het opschrijft

Privacy in je coachingcontract: wat je regelt en hoe je het opschrijft

Coach en coachee spreken privacyregels af

In je coachingcontract regel je privacy in twee delen. Het eerste deel is geheimhouding: wat je coachee vertelt, blijft tussen jullie, behalve in situaties die je vooraf noemt. Het tweede deel is de omgang met persoonsgegevens volgens de AVG: welke gegevens je vastlegt, waarom, hoe lang je ze bewaart, wie ze kan zien en welke rechten je coachee heeft. Veel coaches regelen alleen het eerste deel. Hieronder lees je per onderwerp wat er in je contract hoort, met voorbeeldteksten die je zelf kunt aanpassen.

Exantur
Bescherm vertrouwelijke coachgegevens
Exantur helpt je coachinggegevens op één plek te beheren, met EU-hosting, toegangsbeveiliging en een beschikbare verwerkersovereenkomst.
Ontdek Exantur

Kort samengevat

  • Geheimhouding is een afspraak tussen jou en je coachee. Privacy volgens de AVG is een wettelijke plicht. Je contract regelt allebei.
  • Voor de meeste gegevens is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst. Gaat het om gezondheid of andere gevoelige gegevens, dan gelden strengere regels.
  • Coach je in opdracht van een werkgever? Schrijf dan op wat de opdrachtgever wel en niet te horen krijgt, en dat je coachee dat eerst ziet.
  • Leg vast hoe lang je sessienotities bewaart en hoe je ze beveiligt. Bewaar niets langer dan nodig.
  • Gebruik je software die gegevens van coachees opslaat, dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig met de leverancier.

Inhoudsopgave

Geheimhouding en privacy zijn niet hetzelfde

Veel coachingcontracten hebben een zin als: “Alles wat in de sessies besproken wordt, is vertrouwelijk.” Dat is een goede start. Maar het is maar de helft van het verhaal.

Geheimhouding gaat over wat je vertelt aan anderen. Je belooft je coachee dat je informatie uit de gesprekken niet doorgeeft zonder toestemming. Dat is een afspraak in je contract. Een coach heeft in Nederland geen wettelijk verschoningsrecht zoals een advocaat of arts. Je geheimhouding rust dus vooral op wat jullie samen afspreken en op de beroepscode van je beroepsvereniging, als je daar lid van bent.

Privacy volgens de AVG gaat over alles wat je met persoonsgegevens doet. Denk aan verzamelen, opslaan, bekijken, delen en verwijderen. Ook als je niets doorvertelt, verwerk je persoonsgegevens. Je intakeformulier, je agenda, je facturen en je sessienotities vallen er allemaal onder.

Vergelijking van geheimhouding en AVG-privacy

De International Coaching Federation zegt het helder: vertrouwelijkheid is een recht van de coachee, niet van de coach. Je coachee bepaalt dus mee waar de grenzen liggen. Daarom spreek je die grenzen vooraf af, op papier, en niet pas als er een lastige situatie is.

Welke regels gelden in Nederland

Voor coaches in Nederland gelden vooral de AVG en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). De AVG is de Europese privacywet. De UAVG vult die wet aan met Nederlandse regels. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht.

Werk je als zelfstandige coach met een eigen praktijk, dan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent: jij bepaalt waarom en hoe je gegevens verwerkt, en jij bent er ook op aanspreekbaar. Dat geldt ook als je klein bent en maar een paar coachees hebt.

Daarnaast spelen beroepscodes een rol. Ben je lid van een beroepsvereniging zoals de NOBCO of de ICF, dan heb je je aan hun ethische regels verbonden. Die regels zijn geen wet, maar je coachee mag er wel op rekenen. Het is verstandig om in je contract te noemen welke beroepscode je volgt.

Welke gegevens je mag vastleggen, en waarom

Voor elk doel waarvoor je persoonsgegevens gebruikt, heb je een wettelijke grond nodig. Voor ondernemers is dat volgens de AP meestal de uitvoering van een overeenkomst. Je hebt naam, contactgegevens en betaalgegevens nodig om je coachingtraject te kunnen leveren en te factureren. Daar hoef je geen aparte toestemming voor te vragen.

Let op bij gevoelige informatie. Coachees vertellen vaak over gezondheid, burn-out, relaties of geloof. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Daarvoor gelden onder de AVG veel strengere voorwaarden dan voor gewone gegevens. Praktisch betekent dit:

  • Vraag in je intake alleen wat je echt nodig hebt voor het traject.
  • Schrijf in je notities op wat relevant is voor de coaching, niet alles wat je hoort.
  • Twijfel je of je gezondheidsgegevens mag vastleggen, bijvoorbeeld bij re-integratiecoaching na ziekte? Overleg dan met een privacyjurist of met je beroepsvereniging voor je begint.

Wil je toestemming vragen, bijvoorbeeld om een sessie op te nemen of een anonieme casus te gebruiken in intervisie? Dan moet die toestemming vrij, duidelijk, goed uitgelegd en specifiek zijn. De AP noemt ook dat vooraf aangevinkte vakjes niet zijn toegestaan. Vraag dus apart, per doel, en laat je coachee zelf kiezen.

De privacyafspraken in je contract, per onderwerp

Hieronder staan de onderwerpen die in een goed coachingcontract terugkomen. De voorbeeldteksten zijn een startpunt. Pas ze aan aan je eigen praktijk.

Onderwerp Wat je regelt Voorbeeldtekst
Geheimhouding Wat vertrouwelijk is en voor wie “De coach houdt alles wat de coachee in de sessies vertelt geheim tegenover derden.”
Uitzonderingen Wanneer je toch iets mag of moet delen “Dit geldt niet als de wet de coach verplicht informatie te geven, of als er ernstig gevaar is voor de coachee of een ander.”
Opdrachtgever Wat de werkgever te horen krijgt “De opdrachtgever ontvangt alleen informatie waar de coachee vooraf mee heeft ingestemd.”
Gegevens Welke gegevens je vastlegt en waarom “De coach legt contactgegevens, afspraken en sessienotities vast om het traject uit te voeren.”
Bewaren Hoe lang en wat daarna gebeurt “Na afloop van het traject bewaart de coach de notities niet langer dan nodig en verwijdert ze daarna.”
Beveiliging Hoe je gegevens beschermt “De coach bewaart gegevens in beveiligde software met toegang via een extra inlogstap.”
Intervisie Overleg met collega’s “Bij overleg met collega’s deelt de coach alleen informatie die niet tot de coachee te herleiden is.”
Rechten Inzage, wijzigen, verwijderen “De coachee kan de coach altijd vragen om inzage, correctie of verwijdering van zijn gegevens.”

De uitzonderingen zijn het belangrijkste stuk. Veel Nederlandse coaches gebruiken een vorm die lijkt op deze uit algemene voorwaarden van een coachingpraktijk: informatie gaat niet zonder toestemming naar derden, behalve als de wet het vraagt of als het nodig is om schade aan de coachee of een ander te voorkomen. Noem de uitzonderingen concreet. Een coachee die weet waar de grens ligt, durft binnen die grens juist meer te vertellen.

Wil je niet vanaf een leeg document beginnen? Met onze gratis coachovereenkomst-generator maak je een eerste versie, die je daarna aanvult met de afspraken uit dit artikel.

Coaching in opdracht van een werkgever

Bij leiderschapscoaching en loopbaancoaching betaalt vaak de werkgever. Dan heb je drie partijen: jij, de coachee en de opdrachtgever. Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. De werkgever wil weten of het traject werkt. De coachee wil vrij kunnen praten over twijfels, ook over die werkgever.

Het NOBCO-model voor een coachingovereenkomst is hier duidelijk over. Gesprekken met de coachee zijn strikt vertrouwelijk en gaan niet naar de opdrachtgever zonder uitdrukkelijke toestemming van de coachee. Alleen als de wet of een bevoegde overheidsinstantie het verplicht, geldt een uitzondering.

Zo leg je het vast:

  1. Spreek af wat je rapporteert. Bijvoorbeeld alleen het aantal sessies, de start- en einddatum en de algemene doelen. Niet wat er in de sessies is gezegd.
  2. Laat de coachee eerst meelezen. Bereid elk verslag aan de opdrachtgever samen met je coachee voor. Pas daarna gaat het weg.
  3. Bescherm de positie van je coachee. Deel niets waardoor de coachee in een lastige positie komt bij de werkgever, bijvoorbeeld over een overstap naar een andere baan.
  4. Houd een driegesprek bij de start. Bespreek de afspraken met alle drie de partijen, zodat niemand later verrast is.

Zet deze punten in het contract met de opdrachtgever en in de afspraken met de coachee. Zo heb je een tekst waar je naar kunt verwijzen als de werkgever later om meer vraagt. Wil je laten zien welke voortgang er is zonder de inhoud prijs te geven? Lees dan hoe rapporteren met behoud van vertrouwelijkheid in de praktijk werkt.

Sessienotities: wat je opschrijft, bewaart en beveiligt

Je sessienotities zijn vaak de meest gevoelige gegevens in je praktijk. Er staan doorbraken, zorgen en persoonlijke verhalen in. Toch staat er in veel contracten niets over.

Wat je opschrijft. Schrijf feitelijk en kort. Leg vast wat je nodig hebt om het traject goed te begeleiden: doelen, afspraken, wat je opviel en welke acties de coachee neemt. Schrijf geen oordelen op die je niet aan je coachee zou willen laten zien. Een coachee mag zijn gegevens namelijk inzien. Meer tips staan in onze gids voor sessienotities.

Hoe lang je bewaart. De AVG noemt geen vaste termijn voor coaches. De regel is dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Kies zelf een termijn die je kunt uitleggen, schrijf die in je contract en houd je eraan. Let op: voor facturen geldt een aparte fiscale bewaarplicht. Die staat los van je sessienotities. Vraag je boekhouder welke termijn voor jouw administratie geldt.

Hoe je beveiligt. Notities in een schrift in je tas, losse Word-bestanden of berichten in een chatapp zijn lastig te beveiligen. Je verliest ook snel het overzicht. Beter is een plek met een sterk wachtwoord en een extra inlogstap, zoals een code op je telefoon (dat heet MFA).

Intervisie en supervisie. Bespreek je een casus met collega’s? Maak de informatie dan anoniem. Naam, werkgever en herkenbare details laat je weg.

Sessienotities: wat je opschrijft, bewaart en beveiligt — overview diagram

Software en de verwerkersovereenkomst

Bewaar je gegevens van coachees in een online agenda, een boekingssysteem of coachingsoftware? Dan verwerkt die leverancier persoonsgegevens voor jou. Volgens de AP heb je dan een verwerkersovereenkomst nodig. Daarin staat wat de leverancier met de gegevens mag doen en hoe hij ze beveiligt.

Belangrijk om te weten: jij blijft verantwoordelijk. Ook als de leverancier de overeenkomst heeft opgesteld. Lees hem dus echt door en bewaar hem bij je administratie.

Vraag bij elke tool die gegevens van coachees opslaat:

  • Waar worden de gegevens bewaard? Binnen de EU of daarbuiten?
  • Is er een verwerkersovereenkomst beschikbaar?
  • Kan ik inloggen met een extra stap, zoals een code op mijn telefoon?
  • Kan ik gegevens van een coachee volledig verwijderen als hij daarom vraagt?
  • Hoeveel losse tools gebruik ik? Elke extra tool is een extra plek waar gegevens staan.

Zo helpt Exantur hierbij

Exantur is coachingsoftware die is gebouwd rond het coachingtraject. Je gegevens staan in de EU, in Frankfurt. De gegevens van jouw praktijk staan gescheiden van die van andere praktijken, je logt in met MFA en er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Sessienotities, doelen, intakeformulieren en documenten blijven bij de juiste coachee. Gebruik je de optionele AI-assistent voor sessiesamenvattingen? Die werkt met je eigen sleutel van Anthropic en stuurt geen gegevens mee waaruit blijkt wie je coachee is. Het pakket Mini kost € 19 per maand, Starter € 49 per maand. Bekijk alle pakketten en prijzen en probeer het eerst gratis.

Eerlijk is eerlijk: software maakt je praktijk niet vanzelf AVG-proof. De afspraken in je contract, je privacyverklaring en hoe je zelf met gegevens omgaat blijven jouw taak. Software maakt het wel een stuk makkelijker om je aan die afspraken te houden.

De rechten van je coachee, en wat je doet bij een verzoek

Privacy is meer dan zwijgen. Je coachee heeft rechten over zijn eigen gegevens. Het privacyreglement van Coaching Monitor geeft een goed overzicht van wat er in een coachingpraktijk speelt:

  • Inzage: de coachee mag zien welke gegevens je van hem hebt.
  • Correctie: onjuiste gegevens laat hij aanpassen.
  • Verwijdering: hij kan vragen om zijn gegevens te wissen.
  • Beperking: hij kan vragen om gegevens tijdelijk niet te gebruiken.
  • Meenemen: hij kan zijn gegevens krijgen om ze mee te nemen naar iemand anders.
  • Bezwaar: hij kan bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.
  • Klacht: hij kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een coachee kan zo’n verzoek per brief of e-mail doen. Je moet binnen een maand reageren, ook per brief of e-mail. Schrijf in je contract hoe je coachee je kan bereiken voor zo’n verzoek. Zorg ook dat je de gegevens snel kunt vinden. Als je notities verspreid staan over mail, chat en mappen, wordt een inzageverzoek een flinke klus.

Je coachee moet ook vooraf weten wat je met zijn gegevens doet. Dat kan in het contract of in een aparte privacyverklaring. Volgens de AP leg je daarin onder meer uit welke gegevens je voor welk doel gebruikt, wie ze ontvangt, hoe lang je ze bewaart en welke rechten de coachee heeft. Een korte verwijzing in het contract naar je privacyverklaring is voldoende, zolang die verklaring compleet is.

Stappenplan: zo zet je het op papier

  1. Maak een lijst van je gegevens. Welke gegevens verzamel je bij intake, tijdens sessies en bij facturatie? Waar staan ze?
  2. Bepaal per gegeven het doel en de grond. Meestal is dat de uitvoering van het contract. Voor extra’s, zoals opnames, vraag je apart toestemming.
  3. Schrap wat je niet nodig hebt. Minder gegevens betekent minder risico.
  4. Schrijf je geheimhoudingsclausule met concrete uitzonderingen.
  5. Regel de afspraken met de opdrachtgever, als die er is.
  6. Kies een bewaartermijn en zet die in contract en privacyverklaring.
  7. Check je tools en sluit verwerkersovereenkomsten af.
  8. Bespreek het contract in de eerste sessie. Niet alleen laten tekenen, maar ook uitleggen.

Wil je weten waar je nu staat? Loop onze AVG-checklist voor coaches door, of doe de korte coaching-privacycheck.

Ons perspectief: vertrouwen begint bij het contract

We spreken veel coaches die hun geheimhouding goed geregeld hebben in het gesprek, maar niet op papier en niet in hun tools. De belofte “alles blijft tussen ons” is oprecht. Tegelijk staan de notities in een gedeelde map, gaan afspraken via een chatapp en staan intakeformulieren in een mailbox. Dat is geen onwil. Het groeit zo, tool voor tool.

Wij denken dat privacy in coaching drie lagen heeft die bij elkaar moeten passen. De eerste laag is het contract: duidelijke afspraken, ook over de lastige uitzonderingen en over de werkgever. De tweede laag is hoe je werkt: wat je opschrijft, wat je weglaat, wat je deelt. De derde laag is waar je gegevens staan. Als een van die lagen niet klopt, is je belofte aan de coachee minder waard dan je denkt.

Daarom hebben we Exantur gebouwd rond de coachingrelatie, niet als een algemeen klantsysteem. Notities, doelen en documenten horen bij een coachee en een traject. Ze staan in de EU en zijn beveiligd. We zeggen er wel eerlijk bij: geen enkele tool neemt jouw verantwoordelijkheid over. Het contract en het gesprek erover blijven het fundament.

— Martijn

Veelgestelde vragen

Is een geheimhoudingsclausule genoeg voor de AVG?

Nee. Een geheimhoudingsclausule regelt dat je niets doorvertelt. De AVG vraagt meer: je legt uit welke gegevens je gebruikt, waarom, hoe lang je ze bewaart en welke rechten je coachee heeft. Dat kan in je contract of in een aparte privacyverklaring.

Moet ik toestemming vragen om sessienotities te maken?

Meestal niet. Notities die je nodig hebt om het traject uit te voeren, vallen onder de uitvoering van de overeenkomst. Voor extra’s, zoals een sessie opnemen of een casus gebruiken in een opleiding, vraag je wel apart en duidelijk toestemming.

Mag ik iets aan de werkgever vertellen als die het traject betaalt?

Alleen wat jullie vooraf hebben afgesproken en waar je coachee mee instemt. Leg in het contract vast wat je rapporteert, bijvoorbeeld het aantal sessies en de algemene doelen. Laat je coachee elk verslag eerst lezen voor je het verstuurt.

Hoe lang mag ik gegevens van een coachee bewaren?

Er is geen vaste termijn voor coaches. Je bewaart gegevens niet langer dan nodig voor het doel. Kies een termijn die je kunt uitleggen en zet die in je contract. Voor facturen geldt een aparte fiscale bewaarplicht; vraag je boekhouder welke termijn voor jou geldt.

Wat doe ik als een coachee vraagt om zijn gegevens te verwijderen?

Bevestig het verzoek en reageer binnen een maand per brief of e-mail. Verwijder de gegevens uit alle plekken waar ze staan, ook uit je mail en losse bestanden. Gegevens die je wettelijk moet bewaren, zoals facturen, mag je houden; leg dat dan uit in je antwoord.

Bronnen

Aanbevelingen