ENNL
Menu
← Alle artikelen

Reminders tussen sessies: zo blijft je cliënt in beweging

Reminders tussen sessies: zo blijft je cliënt in beweging

Handen die herinneringsbriefjes en een smartphone vasthouden

Gebruik korte, contextgebonden reminders die direct gekoppeld zijn aan een concrete actie, en vraag daarnaast structureel om feedback tijdens het traject. Dat is de kern. Een reminder werkt pas als motivatie, kunnen en het juiste moment samenkomen, zo stelt het Fogg Behavior Model. Systematische cliëntfeedback verhoogt de kans op resultaat, vooral in de eerste fase van een traject, blijkt uit onderzoek naar dit type feedback. Een tool zoals Exantur maakt dit haalbaar zonder dat je alles handmatig bijhoudt.

De belangrijkste vormen op een rij:

  • Korte sms of pushmelding voor een concrete micro-actie
  • E-mail voor iets uitgebreidere opdrachten of samenvattingen
  • Check-ins voor voortgang en reflectie tussen sessies
  • Visuele cues zoals een briefje of foto als geheugensteun

Een reminder is geen controlemiddel. Het is een klein duwtje op het moment dat een cliënt het nodig heeft, niet wanneer het jou uitkomt.

Belangrijkste inzichten

Reminders tussen sessies werken het best wanneer ze concrete acties koppelen aan het juiste moment en structureel worden aangevuld met korte feedbackmomenten.

Punt Details
Kies het juiste kanaal Gebruik sms of push voor korte acties, e-mail voor uitgebreidere opdrachten en check-ins voor voortgang.
Koppel actie aan timing Stuur de eerste reminder binnen 24 uur na de sessie, wanneer motivatie het hoogst is.
Bouw frequentie rustig op Start met één reminder per week en verhoog pas na een positieve respons.
Meet in de eerste drie maanden Verwacht het grootste effect vroeg in het traject en stuur daarna bij op basis van data.
Regel privacy vooraf Vraag expliciete toestemming, beperk gegevensopslag en kies een leverancier met EU-hosting.
Gebruik één centrale werkruimte Exantur combineert check-ins, accountability en een cliëntportaal met AVG-gerichte hosting.

Inhoudsopgave

Welke soorten reminders werken het best tussen sessies?

Elke vorm van herinneren heeft zijn eigen sterke kant. Sms en pushmeldingen werken uitstekend voor korte, tijdgebonden acties: “vandaag tien minuten ademhalingsoefening” landt beter dan een lange e-mail. E-mail past juist bij iets dat uitleg vraagt, zoals een reflectieopdracht met meerdere stappen.

Overzicht: verschillende soorten herinneringen en waarvoor je ze het beste kunt gebruiken

Check-ins zijn krachtiger dan losse meldingen omdat ze om een reactie vragen. Een cliënt die kort antwoordt op “hoe ging het deze week met je slaapritueel”, voelt zich gezien en blijft actiever betrokken. Visuele cues, zoals een foto op de koelkast of een notitie op de badkamerspiegel, werken goed voor gewoontes die je dagelijks wilt herhalen. Papieren reminders blijven relevant voor cliënten die weinig met een telefoon werken of bewust digitale rust zoeken.

Visuele geheugensteuntjes als dagelijkse reminders in huis

Kies voor menselijk contact via een telefoontje of persoonlijk bericht bij gevoelige onderwerpen. Automatiseer juist de routinematige herinneringen: die kosten jou anders te veel tijd.

Pro-tip: Combineer bij een nieuwe cliënt altijd één geautomatiseerde reminder met één persoonlijke check-in per week. Zo voelt de aanpak nooit kil aan, maar hoef je ook niet alles zelf te onthouden.

Hoe ontwerp je een reminder die echt tot actie leidt?

Een goede reminder is kort, concreet en gekoppeld aan een haalbare actie. “Denk aan je doelen” werkt niet. “Noteer vanavond drie dingen die goed gingen” wel. Dat sluit aan bij wat onderzoek naar concrete actieplanning binnen coaching laat zien: cliënten ervaren meer voortgang wanneer een actie samen en concreet is geformuleerd.

Werk waar mogelijk met als-dan-plannen: “als ik na het avondeten ga zitten, dan open ik eerst mijn dagboek”. Deze koppeling aan een bestaand moment verlaagt de drempel enorm, precies zoals het Fogg-model voorspelt over timing en context.

Bouw de frequentie rustig op. Begin met één reminder per week, meet de respons, en verhoog pas als je ziet dat een cliënt actief reageert. Te veel meldingen werken averechts en voelen al snel als controle.

Drie situaties, drie voorbeeldteksten:

  • Na een opdracht: “Je wilde deze week je ademhalingsoefening drie keer doen. Hoe staat het ervoor?”
  • Voor een afspraak: “Morgen om 14:00 uur onze sessie. Neem je aantekeningen van deze week mee?”
  • Voor een check-in: “Korte vraag: hoe voelde je je vandaag op een schaal van 1 tot 10?”

Pro-tip: Stuur de eerste reminder altijd binnen 24 uur na de sessie. Dat moment sluit nog aan bij het gesprek en de motivatie is dan het hoogst.

Welke functies moet een tool voor reminders hebben?

Niet elke functie voegt waarde toe. Kijk vooral naar wat écht bijdraagt aan betrokkenheid tussen sessies, en laat je niet verleiden door overbodige extra’s.

Waar je op moet letten:

  • Check-ins die direct gekoppeld zijn aan een specifiek doel of actiepunt
  • Overzicht voor jou als coach van welke acties open staan en welke zijn afgerond
  • Personalisatie per cliënt: toon, frequentie en type reminder aanpasbaar
  • Rapportage die laat zien hoe een cliënt zich over tijd ontwikkelt
  • Duidelijke afspraken over gegevensopslag en toestemming

Wees kritisch op functies die vooral indruk maken maar weinig toevoegen, zoals overdreven gamification of eindeloze meldingsinstellingen. Kijk ook naar de privacykant: waar staan de gegevens, is er een verwerkersovereenkomst en vraag je expliciete toestemming voordat je een cliënt gaat herinneren via sms of e-mail.

De beste tool is niet degene met de meeste functies, maar degene die precies aansluit op hoe jij werkt en wat je cliënt nodig heeft.

Een cliëntportaal met accountability-functies maakt dit in de praktijk een stuk overzichtelijker dan losse apps naast elkaar.

Hoe zet je dit stap voor stap op in je praktijk?

Begin klein en bouw uit. Zo voorkom je dat je cliënten overspoelt en jezelf verliest in instellingen.

  1. Vraag toestemming en leg uit waarom. Vertel kort waarom je reminders gebruikt en via welk kanaal.
  2. Formuleer de actie samen tijdens de sessie. Schrijf de concrete stap letterlijk op, niet vaag.
  3. Zet de reminder direct in je tool. Kies timing en frequentie op basis van de actie zelf.
  4. Test één cyclus en vraag om feedback. Was het te veel, te weinig, op het goede moment?
  5. Stel bij en herhaal. Kleine aanpassingen per cliënt werken beter dan een vaste sjabloon voor iedereen.

Voor nieuwe cliënten neem je dit gewoon op in de onboarding en praktijkvoering met advies en coaching. Voor bestaande trajecten introduceer je het als extra ondersteuning, niet als verplichting. Leg dit vast in je sessienotities zodat je altijd terug kunt zien welke afspraak bij welke reminder hoort.

  • Vraag altijd expliciet toestemming voordat je begint
  • Koppel elke reminder aan een concrete, eerder besproken actie
  • Houd de eerste maand extra in de gaten op reacties

Hoe meet je effect en wanneer stuur je bij?

Kijk niet alleen naar of een bericht is geopend, maar vooral naar of de afgesproken actie is uitgevoerd. Relevante meetpunten zijn de reactiesnelheid op check-ins, het percentage afgeronde acties, voortgangsscores per doel en het aantal gemiste afspraken.

Verwacht de grootste verbetering in de eerste drie maanden. Een gerandomiseerde studie naar systematische feedback in poliklinische behandeling liet zien dat het grootste deel van de verbetering juist in die vroege fase optreedt.

In de eerste drie maanden van een traject is het effect van systematische feedback en goed getimede reminders het duidelijkst zichtbaar.

Verzamel data, test simpele varianten zoals een ander tijdstip of een kortere tekst, en vraag je cliënt gewoon rechtstreeks of de reminders nog passen bij wat hij nodig heeft.

Wat moet je regelen rond privacy en de AVG?

Reminders bevatten al snel persoonlijke informatie, dus behandel ze net zo zorgvuldig als je sessienotities. Vraag expliciete toestemming voor het kanaal dat je gebruikt en leg vast waarvoor je de gegevens gebruikt, niet breder dan nodig.

  • Vraag expliciete toestemming per kanaal, niet één algemene afvinkregel
  • Bewaar alleen wat je nodig hebt, verwijder de rest
  • Kies een leverancier met EU-hosting en een verwerkersovereenkomst
  • Vermijd gevoelige inhoud in onbeveiligde sms of gewone e-mail
  • Houd bij wie toegang heeft tot cliëntgegevens

Software helpt je bewuster om te gaan met gegevens, maar maakt je praktijk niet automatisch volledig AVG-proof. Die verantwoordelijkheid blijft bij jou.

Twijfel je over een specifieke situatie, bijvoorbeeld bij minderjarige cliënten of medische gegevens? Vraag dan gewoon juridisch advies voordat je een nieuw systeem invoert.

Wat zegt onderzoek over reminders en cliëntfeedback?

Onderzoek naar het Partners for Change Outcome Management System laat zien dat structureel vragen naar voortgang de uitkomst van een traject verbetert, met het sterkste effect vroeg in het proces. Een klinisch project waarin coaching werd gecombineerd met een mobiele reminderapp toonde een duidelijke stijging in therapietrouw na invoering.

De kernboodschap: reminders werken het best in combinatie met regelmatige, korte feedbackmomenten, niet als losstaand trucje.

  • Vraag structureel om korte feedback, niet alleen bij de intake
  • Zet reminders het intensiefst in tijdens de eerste maanden
  • Combineer techniek met een kort persoonlijk contactmoment

Techniek alleen verandert weinig. Pas in combinatie met begeleiding en feedback ontstaat merkbaar effect.

Wat coaches in de praktijk merken

Coaches die reminders koppelen aan één concrete actie zien cliënten sneller reageren dan bij algemene motivatieberichten. Houd het klein en persoonlijk, dat werkt het best.

Reminders regelen zonder losse apps naast elkaar

Veel coaches proberen dit eerst met een agenda-app, een los notitieprogramma en handmatige sms’jes. Dat werkt een tijdje, tot je twintig cliënten hebt en het overzicht kwijtraakt. Exantur brengt check-ins, accountability en cliëntgegevens samen in één werkruimte, zodat je niet meer hoeft te onthouden wie welke actie nog moet afronden.

Cliënten krijgen een eigen cliëntportaal waar ze doelen zien, check-ins invullen en opdrachten terugvinden. Jij ziet in één overzicht welke afspraken openstaan en waar een cliënt extra aandacht nodig heeft. Gegevens staan bij Exantur op EU-servers, met een verwerkersovereenkomst als onderdeel van het aanbod.

Wil je zien hoe dit in jouw praktijk zou werken? Bekijk de praktijkmanagementsoftware voor coaches en start de gratis proefperiode van veertien dagen.

Bronnen

Voor wie dieper wil graven: de studies over systematische cliëntfeedback, het Fogg Behavior Model en het onderzoek naar coaching met reminderapps vormen de basis van dit artikel.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik reminders sturen zonder opdringerig te zijn?

Begin met één reminder per week en pas de frequentie aan op basis van de reactie van je cliënt. Te veel meldingen werken vaak averechts.

Werkt sms beter dan e-mail voor reminders tussen sessies?

Sms en pushmeldingen werken beter voor korte, tijdgebonden acties, terwijl e-mail geschikter is voor uitgebreidere opdrachten met uitleg.

Wanneer zie ik resultaat van reminders en check-ins?

De meeste verbetering treedt op in de eerste drie maanden van een traject, blijkt uit onderzoek naar systematische cliëntfeedback.

Moet ik toestemming vragen voordat ik reminders stuur?

Ja, vraag altijd expliciete toestemming voor het kanaal dat je gebruikt en leg uit waarvoor je de gegevens gebruikt.

Kan een tool zoals Exantur reminders en check-ins combineren?

Exantur biedt check-ins, accountability-overzicht en een cliëntportaal in één werkruimte, met EU-hosting voor de gegevens van je cliënten.

Aanbeveling