Algemene voorwaarden

1. Definities

• "Exantur", "wij", "ons" - het platform voor coachpraktijkmanagement, geëxploiteerd vanuit Nederland.
• "Dienst" - de Exantur-webapplicatie en bijbehorende functies.
• "Klant", "je" - de coach, organisatie of beheerder die een abonnement op de Dienst afneemt.
• "Coachee" - een eindgebruiker die door een Klant wordt uitgenodigd om deel te nemen aan coaching.
• "Coachingdata" - sessienotities, doelen, check-ins, assessment-resultaten, documenten en gerelateerde inhoud die in de Dienst wordt ingevoerd.

2. De dienst

Exantur biedt software voor het beheren van een professionele coachpraktijk: cliëntbeheer, sessienotities, programma's, doelen, check-ins, assessments, documenten en rapportage. Welke functies voor je beschikbaar zijn, hangt af van je abonnement.

We kunnen functies in de loop van de tijd toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wanneer een wijziging de kernfunctionaliteit van je abonnement wezenlijk beperkt, informeren we je vooraf binnen een redelijke termijn.

3. Accounts en geschiktheid

Je verstrekt juiste registratiegegevens en houdt je inloggegevens veilig. Je bent verantwoordelijk voor alle activiteit onder je account. Voor een Klant-account moet je minimaal 18 jaar zijn.

Multifactorauthenticatie is beschikbaar voor alle gebruikers en standaard verplicht voor organisatiebeheerders. Je bent zelf verantwoordelijk voor het behouden van toegang tot je authenticatiemethoden.

4. Abonnementen, facturatie en belastingen

• Betaalde abonnementen worden vooraf en periodiek (maandelijks of jaarlijks) gefactureerd via onze betaalprovider Stripe.
• Tarieven zijn exclusief btw tenzij anders aangegeven; toepasselijke belastingen worden bij het afrekenen toegevoegd.
• Abonnementen verlengen automatisch met dezelfde periode, tenzij vóór de verlengdatum opgezegd.
• Add-ons worden als aparte periodieke of eenmalige kosten gefactureerd zoals bij aankoop beschreven.
• Behoudens wettelijke verplichting zijn betalingen niet-restitueerbaar; opzeggen stopt toekomstige verlengingen maar geeft geen restitutie over de lopende periode.
• We kunnen prijzen wijzigen met minimaal 30 dagen kennisgeving vóór de eerstvolgende verlenging.

5. Acceptabel gebruik

Je gaat ermee akkoord om niet:

• de Dienst te gebruiken in strijd met toepasselijke wetgeving of rechten van derden;
• onrechtmatige, inbreukmakende of schadelijke inhoud te uploaden;
• te proberen onbevoegd toegang te krijgen tot de Dienst, andere accounts of de onderliggende infrastructuur;
• de Dienst op kwetsbaarheden te scannen of testen, behalve onder een door ons schriftelijk toegestaan programma;
• de Dienst door te verkopen, in sublicentie te geven of aan derden buiten je organisatie te verstrekken zonder onze toestemming;
• de Dienst te gebruiken voor ongevraagde communicatie of voor het opslaan van gegevens waarvoor je geen rechtsgrond hebt.

6. Coachingdata en verantwoordelijkheden

Voor coachingdata die jij of je organisatie in Exantur invoert, is je organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en Exantur de verwerker. Onze verwerking van persoonsgegevens staat in het Privacybeleid en, waar van toepassing, in een Verwerkersovereenkomst (DPA).

Je bent verantwoordelijk voor een rechtsgrond om coachee-gegevens te verwerken, voor het informeren van coachees waar vereist, en voor het beperken van vastgelegde persoonsgegevens tot wat professioneel noodzakelijk is. Je behoudt eigendom over je coachingdata.

7. Beschikbaarheid en ondersteuning

We streven naar een beschikbare en betrouwbare Dienst maar garanderen geen ononderbroken werking. We kunnen onderhoud uitvoeren en toegang opschorten waar nodig om de beveiliging of integriteit van de Dienst te beschermen. Ondersteuning bieden we per e-mail via [email protected].

8. Intellectueel eigendom

Exantur en alle bijbehorende software, ontwerp en handelsmerken zijn en blijven ons eigendom of dat van onze licentiegevers. Deze Voorwaarden geven je een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken tijdens je abonnement. Je coachingdata blijft van jou.

9. Opschorting en beëindiging

Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen binnen de Dienst; toegang loopt door tot het einde van de betaalde periode. We kunnen je account opschorten of beëindigen bij wezenlijke schending van deze Voorwaarden, wanbetaling of onrechtmatig gebruik, met kennisgeving waar mogelijk.

Bij beëindiging wordt coachingdata behandeld volgens ons bewaarbeleid: een respijtperiode van 21 dagen waarin data kan worden hersteld, waarna persoonsgegevens definitief worden verwijderd. Data-export is vóór verwijdering beschikbaar binnen de Dienst.

10. Garanties en aansprakelijkheid

De Dienst wordt geleverd "as is" voor zover wettelijk toegestaan. We garanderen niet dat deze foutloos is of aan elke eis voldoet. Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die naar Nederlands recht niet kan worden beperkt (waaronder bij opzet of grove nalatigheid).

Behoudens het bovenstaande is onze totale aansprakelijkheid voor een claim die voortvloeit uit de Dienst beperkt tot de vergoedingen die je in de 12 maanden vóór de gebeurtenis hebt betaald. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder gederfde winst of gegevensverlies waar we onze beveiligings- en back-upverplichtingen zijn nagekomen.

11. Wijzigingen in deze Voorwaarden

We kunnen deze Voorwaarden aanpassen door wijzigingen in de Dienst of om juridische redenen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we actieve Klanten per e-mail. Voortgezet gebruik na inwerkingtreding geldt als aanvaarding. De datum bovenaan geeft de laatste versie weer.

12. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, onverminderd eventueel dwingende consumentenbescherming.

13. Contact

Voor vragen over deze Voorwaarden:

[email protected]