Algemene voorwaarden

1. Definities

• "Exantur", "wij", "ons" - het platform voor coachpraktijkmanagement, geëxploiteerd vanuit Nederland.
• "Dienst" - de Exantur-webapplicatie, AI-ondersteunde functies en bijbehorende functionaliteit.
• "Klant", "je" - de coach, organisatie of beheerder die een abonnement op de Dienst afneemt.
• "Coachee" - een eindgebruiker die door een Klant wordt uitgenodigd om deel te nemen aan coaching.
• "Coachingdata" - sessienotities, doelen, check-ins, assessment-resultaten, documenten en gerelateerde inhoud die in de Dienst wordt ingevoerd.
• "Subverwerker" - een externe dienst die we gebruiken om de Dienst te leveren, opgesomd in artikel 11.

2. De dienst

Exantur biedt software voor het beheren van een professionele coachpraktijk: cliëntbeheer, sessienotities, programma's, doelen, check-ins, assessments, documenten, rapportage, optionele agendasynchronisatie en optionele AI-ondersteunde functies. Welke functies voor je beschikbaar zijn, hangt af van je abonnement.

We kunnen functies in de loop van de tijd toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wanneer een wijziging de kernfunctionaliteit van je abonnement wezenlijk beperkt, informeren we je vooraf binnen een redelijke termijn.

3. Accounts en geschiktheid

Je verstrekt juiste registratiegegevens en houdt je inloggegevens veilig. Je bent verantwoordelijk voor alle activiteit onder je account. Voor een Klant-account moet je minimaal 18 jaar zijn.

Multifactorauthenticatie is beschikbaar voor alle gebruikers en verplicht voor platformbeheerders. Je bent zelf verantwoordelijk voor het behouden van toegang tot je authenticatiemethoden. Voor je veiligheid verlopen sessies na een periode van inactiviteit en is periodieke herauthenticatie vereist.

4. Gratis proefperiode

• Betaalde abonnementen bevatten een gratis proefperiode van 14 dagen. Om de proef te starten is een geldige betaalmethode vereist.
• Tijdens de proefperiode worden geen kosten in rekening gebracht. Je abonnement start automatisch en de eerste betaling volgt wanneer de proef eindigt, tenzij je vóór die tijd opzegt.
• Proefperiodes zijn beperkt tot één per organisatie en per gebruiker. We kunnen een proef weigeren of inkorten bij herhaald of oneigenlijk gebruik.

5. Abonnementen, facturatie en belastingen

• Betaalde abonnementen worden vooraf en periodiek (maandelijks of jaarlijks) gefactureerd via onze betaalprovider Stripe. Actuele tarieven staan op onze prijzenpagina.
• Toepasselijke btw en andere belastingen worden bij het afrekenen berekend en toegevoegd. Je bent verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste factuurgegevens, waaronder een eventueel btw-identificatienummer.
• Abonnementen verlengen automatisch met dezelfde periode, tenzij vóór de verlengdatum opgezegd.
• Add-ons worden als aparte periodieke of eenmalige kosten gefactureerd zoals bij aankoop beschreven.
• Wanneer je cliëntfacturatie via Stripe (Stripe Connect) inschakelt, worden betalingen van je cliënten door Stripe verwerkt en gelden de voorwaarden van Stripe; je blijft zelf verantwoordelijk voor je eigen belasting- en factuurverplichtingen richting je cliënten.
• Behoudens wettelijke verplichting zijn betalingen niet-restitueerbaar; opzeggen stopt toekomstige verlengingen maar geeft geen restitutie over de lopende periode.
• We kunnen prijzen wijzigen met minimaal 30 dagen kennisgeving vóór de eerstvolgende verlenging.

6. Acceptabel gebruik

Je gaat ermee akkoord om niet:

• de Dienst te gebruiken in strijd met toepasselijke wetgeving of rechten van derden;
• onrechtmatige, inbreukmakende of schadelijke inhoud te uploaden;
• te proberen onbevoegd toegang te krijgen tot de Dienst, andere accounts of de onderliggende infrastructuur;
• de Dienst op kwetsbaarheden te scannen of testen, behalve onder een door ons schriftelijk toegestaan programma;
• de Dienst door te verkopen, in sublicentie te geven of aan derden buiten je organisatie te verstrekken zonder onze toestemming;
• de Dienst te gebruiken voor ongevraagde communicatie of voor het opslaan van gegevens waarvoor je geen rechtsgrond hebt;
• AI-ondersteunde functies te gebruiken voor geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor een persoon zonder betekenisvolle menselijke beoordeling.

7. Coachingdata en jouw verantwoordelijkheden

Voor coachingdata die jij of je organisatie in Exantur invoert, is je organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en Exantur de verwerker. Onze verwerking van persoonsgegevens staat in het Privacybeleid en, waar van toepassing, in een Verwerkersovereenkomst (DPA), op aanvraag beschikbaar.

Je bent verantwoordelijk voor een rechtsgrond om coachee-gegevens te verwerken, voor het informeren van coachees waar vereist, en voor het beperken van vastgelegde persoonsgegevens tot wat professioneel noodzakelijk is. Wanneer je welzijnsinformatie vastlegt (zoals check-ins voor stemming, energie of stress) of een minderjarige coacht, ben je verantwoordelijk voor het verkrijgen van de vereiste toestemming, inclusief toestemming van een ouder of voogd bij minderjarigen.

Je behoudt eigendom over je coachingdata.

8. AI-ondersteunde functies

Sommige functies gebruiken AI-modellen om je werk te ondersteunen, waaronder sessiesamenvattingen, voorbereidingsbriefings en eindrapporten van programma's. Deze functies zijn optioneel en worden door jou geactiveerd. De AI-verwerking wordt uitgevoerd door onze subverwerker Anthropic; de coachinginhoud die je kiest mee te sturen wordt uitsluitend naar Anthropic verzonden om de gevraagde uitvoer te genereren en wordt niet gebruikt om hun modellen te trainen.

AI-uitvoer wordt gegenereerd door probabilistische modellen. Deze kan onjuistheden, weglatingen of verzonnen details bevatten. Je bent verantwoordelijk voor het beoordelen en verifiëren van AI-uitvoer voordat je erop vertrouwt of deze deelt. AI-uitvoer is een hulpmiddel bij het opstellen, geen professioneel, medisch, juridisch of feitelijk advies.

Je bent eigenaar van de uit je coachingdata gegenereerde AI-uitvoer en mag deze voor rechtmatige doeleinden gebruiken. Waar je abonnement dit toestaat, kun je je eigen API-sleutel van een AI-provider instellen; gebruikslimieten kunnen van toepassing zijn.

9. Agenda- en integraties met derden

Je kunt optioneel een Google- of Microsoft-agenda koppelen om beschikbaarheid en sessies te synchroniseren. Wanneer je een integratie koppelt, machtig je Exantur om toegang te krijgen tot de gegevens die voor die functie nodig zijn, en blijft je gebruik van de gekoppelde dienst onderworpen aan de eigen voorwaarden van die aanbieder. Je kunt een integratie op elk moment ontkoppelen.

10. Beschikbaarheid en ondersteuning

We streven naar een beschikbare en betrouwbare Dienst maar garanderen geen ononderbroken werking. We kunnen onderhoud uitvoeren en toegang opschorten waar nodig om de beveiliging of integriteit van de Dienst te beschermen. Ondersteuning bieden we per e-mail via support@exantur.com.

11. Diensten van derden en subverwerkers

We maken gebruik van de volgende subverwerkers om de Dienst te leveren. Hun voorwaarden zijn van toepassing op de onderdelen van de Dienst die zij ondersteunen. Een actuele lijst wordt bijgehouden in het Privacybeleid.

12. Intellectueel eigendom

Exantur en alle bijbehorende software, ontwerp en handelsmerken zijn en blijven ons eigendom of dat van onze licentiegevers. Deze Voorwaarden geven je een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken tijdens je abonnement. Je coachingdata, en de daaruit gegenereerde AI-uitvoer, blijven van jou.

13. Opschorting en beëindiging

Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen binnen de Dienst; toegang loopt door tot het einde van de betaalde periode. We kunnen je account opschorten of beëindigen bij wezenlijke schending van deze Voorwaarden, wanbetaling of onrechtmatig gebruik, met kennisgeving waar mogelijk.

Bij beëindiging wordt coachingdata behandeld volgens ons bewaarbeleid: een respijtperiode van 21 dagen waarin data kan worden hersteld, waarna persoonsgegevens definitief worden verwijderd. Data-export is vóór verwijdering beschikbaar binnen de Dienst. Factuurgegevens bewaren we zoals vereist door de Nederlandse belastingwetgeving.

Bepalingen die naar hun aard van kracht moeten blijven na beëindiging (waaronder artikelen 12, 14, 15 en 17) blijven gelden.

14. Garanties en aansprakelijkheid

De Dienst wordt geleverd "as is" en "as available" voor zover wettelijk toegestaan. We garanderen niet dat deze ononderbroken, foutloos of veilig is, of dat AI-uitvoer juist of geschikt is voor een bepaald doel. Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die naar Nederlands recht niet kan worden beperkt (waaronder bij opzet, grove nalatigheid, of dood of lichamelijk letsel).

Behoudens het bovenstaande is onze totale aansprakelijkheid voor een claim die voortvloeit uit de Dienst beperkt tot de vergoedingen die je in de 12 maanden vóór de gebeurtenis hebt betaald. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder gederfde winst of gegevensverlies waar we onze beveiligings- en back-upverplichtingen zijn nagekomen.

Sommige rechtsgebieden staan bepaalde uitsluitingen van garantie of aansprakelijkheid niet toe; in die rechtsgebieden is onze aansprakelijkheid beperkt tot het wettelijk maximaal toegestane en gelden sommige bovenstaande beperkingen mogelijk niet voor jou.

15. Vrijwaring

Je vrijwaart ons tegen aanspraken van derden, schade, aansprakelijkheden en redelijke kosten die voortvloeien uit je coachingdata, je gebruik van de Dienst of AI-uitvoer, of je schending van deze Voorwaarden of van toepasselijke wetgeving of rechten van derden.

16. Wijzigingen in deze Voorwaarden

We kunnen deze Voorwaarden aanpassen door wijzigingen in de Dienst of om juridische redenen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we actieve Klanten per e-mail. Voortgezet gebruik na inwerkingtreding geldt als aanvaarding. De datum bovenaan geeft de laatste versie weer.

17. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, onverminderd eventueel dwingende consumentenbescherming.

18. Contact

Voor vragen over deze Voorwaarden, of om een DPA aan te vragen of een klacht over je rechten te melden:

support@exantur.com