Beste software voor coachingtrajecten in 2026: vergelijking

Beste software voor coachingtrajecten in 2026: vergelijking

De beste software voor coachingtrajecten is software die rond het traject zelf is gebouwd: intake, afspraken, doelen, sessies, opdrachten en check-ins tussen sessies, alles bij de juiste cliënt. Een agenda met een betaalknop doet dat niet, en een algemeen klantsysteem ook niet. Voor solo-coaches en kleine praktijken die betaalde trajecten geven, raden we Exantur aan. Exantur is van de grond af gebouwd rond de coachingrelatie, draait in de EU (Frankfurt) en geeft je coachee een eigen portaal. Hieronder lees je waar je op let, hoe de bekende opties verschillen en hoe je een traject opbouwt dat je steeds opnieuw kunt gebruiken.

Kort samengevat

• Kies software die het hele traject volgt, van intake tot eindrapport, en niet alleen afspraken en betalingen.
• Let op vier dingen: vaste trajectstructuur, notities per sessie, opvolging tussen sessies en een portaal voor je coachee.
• Privacy hoort bij de keuze: vraag naar hosting in de EU, inloggen met een extra code en een verwerkersovereenkomst.
• Exantur combineert dit in een werkruimte, vanaf € 19 per maand of € 190 per jaar.
• Een goed trajectsjabloon bevat intake, afspraken, doelen, sessies, check-ins, opdrachten en een afsluiting.

Inhoudsopgave

• Waar je op let bij software voor coachingtrajecten
• De bekende opties naast elkaar
• Waarom Exantur de beste keuze is voor trajectwerk
• Zo bouw je een coachingtraject op
• Een sjabloon voor je coachingtraject
• Privacy en de AVG: waar je op let
• Wat kost software voor coachingtrajecten?
• Ons perspectief
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Waar je op let bij software voor coachingtrajecten

Veel coaches werken nu met een mix: een spreadsheet voor cliënten, Word voor verslagen, mail en WhatsApp voor contact, en een herinnering in de agenda voor check-ins. Dat werkt bij drie cliënten. Bij vijftien ga je dingen missen. Je zoekt een verslag terug, je weet niet meer welke opdracht je gaf, of je merkt te laat dat een cliënt is afgehaakt.

Goede trajectsoftware lost precies dat op. Deze vragen helpen je kiezen:

1. Kun je een traject als programma vastleggen? Je wilt een vaste opbouw (bijvoorbeeld zes sessies over vier maanden) een keer maken en daarna voor elke nieuwe cliënt gebruiken.
2. Zijn je notities gestructureerd en doorzoekbaar? Een leeg tekstvak is te weinig. Je wilt kunnen terugvinden wat je zag, wat de cliënt inzag en welke acties zijn afgesproken.
3. Gebeurt er iets tussen de sessies? Daar ontstaat de echte verandering. Software moet check-ins, opdrachten en accountability ondersteunen. Accountability betekent hier: de cliënt houdt zich aan wat hij afsprak en laat zien wat hij heeft gedaan.
4. Ziet je cliënt zelf zijn voortgang? Een eigen portaal geeft de cliënt overzicht en maakt hem actiever.
5. Zijn de gegevens veilig? Coaching gaat over persoonlijke zaken. Hosting in de EU, goede toegangsbeveiliging en een verwerkersovereenkomst zijn geen extraatje.
6. Regelt het ook de praktijk? Online boeken, herinneringen, agenda-koppeling en facturen horen erbij, maar ze zijn niet de kern.

Wie vooral een agenda, betaalpagina of online cursusomgeving zoekt, heeft een ander soort pakket nodig. Dit artikel gaat over software voor coaches die trajecten begeleiden.

De bekende opties naast elkaar

In Nederland kom je bij het zoeken vooral Nederlandse platforms tegen, plus een paar internationale namen. Ze verschillen vooral in waar ze om heen gebouwd zijn.

Wat valt op? De Nederlandse platforms richten zich op de Nederlandse coach en praten jouw taal. De Amerikaanse tools zijn vaak sterk in verkoop en betaling, maar draaien niet standaard in de EU. Dat telt mee als je met gevoelige gesprekken werkt.

Exantur zit in een andere hoek. Het is geen klantsysteem (CRM, een programma om klantgegevens en contactmomenten bij te houden) waar coaching later aan is toegevoegd. Het is gebouwd rond het coachingproces zelf. Je ziet dat terug in de manier waarop notities zijn opgebouwd, in de check-ins tussen sessies en in de assessments zoals DISC en Wheel of Life die direct bij de cliënt horen. Meer over hoe dat er in Nederland uitziet lees je op onze pagina over coachingsoftware voor Nederland.

Waarom Exantur de beste keuze is voor trajectwerk

We lopen de punten uit de checklist langs.

Programma’s. Je bouwt een coachingprogramma een keer op en gebruikt het voor elke nieuwe cliënt. Sessies, opdrachten, documenten en cursussen blijven gekoppeld aan het juiste traject. Zie software voor coachingprogramma’s.

Notities. Je legt sessies vast als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten. Alles is doorzoekbaar. Je vindt dus snel terug wanneer een cliënt een doorbraak had of welke actie nog openstaat. Lees meer over gestructureerde sessienotities.

Tussen de sessies. Je volgt doelen, voortgang, accountability en check-ins. Je ziet welke acties een cliënt uitvoert, waar voortgang ontstaat en waar extra aandacht nodig is. Bekijk check-ins tussen sessies en accountability voor coaches.

Cliëntportaal. Je coachee krijgt een eigen omgeving. Daar ziet hij doelen en voortgang, vult hij check-ins in, bereidt hij sessies voor en opent hij gedeelde documenten, opdrachten en cursussen. Zie het coaching-cliëntportaal.

De praktijk. Online boeken met automatische herinneringen, agenda-koppeling in twee richtingen met Google Agenda en Outlook, een koppeling met Zoom, en facturen via je eigen Stripe-account. Exantur neemt daarbij geen commissie.

AI-assistent (optioneel). Die maakt sessiesamenvattingen, sessievoorbereidingen en eindrapporten op basis van jouw eigen notities. Dat gebeurt met je eigen Anthropic-sleutel, en er gaan geen gegevens naar het model waarmee een cliënt te herkennen is.

Groei. Werk je met meer coaches, dan zijn er teams en rollen, 360°-feedback, inzicht in wat coaching de opdrachtgever oplevert, logboeken, je eigen huisstijl en koppelingen met andere systemen.

Zo bouw je een coachingtraject op

Een goed traject heeft een vaste structuur. Die geeft jou rust en de cliënt duidelijkheid. Dit zijn de stappen, met wat er bij elke stap mis kan gaan.

1. Intake

Je brengt de vraag, de situatie en de verwachtingen van de cliënt in kaart. Het risico: een intake per mail die je later niet meer terugvindt. In Exantur blijft het intakeformulier aan de cliënt en het traject gekoppeld.

2. Afspraken maken

De International Coaching Federation (ICF), de grote internationale beroepsvereniging voor coaches, vraagt coaches om met de cliënt afspraken te maken over doelen, logistiek en vertrouwelijkheid. Volgens de ICF bepaal je die afspraken samen met de cliënt. Leg dus vast hoeveel sessies er zijn, hoe vaak, hoe je contact houdt en wat vertrouwelijk blijft. Onze gratis coachovereenkomst-generator helpt je op weg.

3. Doelen en nulmeting

Maak doelen concreet en meetbaar. Een assessment geeft een startpunt. In Exantur gebruik je bijvoorbeeld DISC en Wheel of Life, gekoppeld aan de cliënt. Zo kun je aan het eind laten zien wat er is veranderd.

4. Sessies

Elke sessie heeft een voorbereiding, een gesprek en een verslag. Het risico: verslagen die steeds anders zijn opgebouwd. Met vaste velden (observatie, inzicht, doorbraak, actiepunt) blijven je notities vergelijkbaar over het hele traject.

5. Tussen de sessies

Hier gaat het vaak mis. Een cliënt belooft iets en je hoort er pas twee weken later weer over. Plan check-ins, geef opdrachten en volg de acties. Zo zie je op tijd waar iemand vastloopt. Onze gids over accountability verbeteren gaat hier dieper op in.

6. Afronding

Sluit af met een evaluatie en een eindrapport. Vergelijk met de nulmeting en de doelen. De optionele AI-assistent stelt een eerste versie van het eindrapport op uit jouw eigen notities. Jij bepaalt wat erin komt.

Een sjabloon voor je coachingtraject

Gebruik deze opbouw als basis en pas hem aan je eigen soort coaching aan.

De invulling verschilt per vak. Een loopbaancoach begint vaak met een verkennend gesprek over richting en wensen, zoals een sessie om je loopbaan te verkennen, en zet de uitkomst om in doelen en opdrachten. Een executive coach betrekt eerder de opdrachtgever en werkt met 360°-feedback. De fases blijven hetzelfde. Wil je het sjabloon stap voor stap inrichten, lees dan onze gids coachingprogramma’s beheren.

Privacy en de AVG: waar je op let

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) is de Europese privacywet. Als coach verwerk je gevoelige informatie: over werk, relaties, gezondheid en twijfels. Jij bent verantwoordelijk voor hoe je daarmee omgaat, ook als die gegevens in software staan.

Stel elke leverancier deze vragen:

• Waar staan de gegevens? Bij Exantur in de EU, in Frankfurt.
• Hoe log je in? Exantur ondersteunt MFA: inloggen met een wachtwoord en een extra code, bijvoorbeeld via je telefoon.
• Wie kan wat zien? Bij Exantur is elke organisatie van de andere gescheiden, en de toegang tot gegevens is per rij streng afgeschermd.
• Is er een verwerkersovereenkomst? Dat is een contract waarin de leverancier vastlegt hoe hij met de gegevens van jouw cliënten omgaat. Exantur heeft er een beschikbaar.

Een eerlijke kanttekening voor je eigen praktijk: software helpt je om AVG-bewust te werken, maar maakt je praktijk niet vanzelf volledig AVG-proof. Je eigen afspraken met cliënten, je bewaartermijnen en je manier van werken horen er ook bij. Twijfel je over je eigen situatie, overleg dan met een privacyjurist.

Wat kost software voor coachingtrajecten?

De prijzen van Exantur zoals gepubliceerd op de prijspagina:

Welk pakket past, hangt af van het aantal actieve coachees en coaches. Er zijn extra opties: een extra coach (€ 25 per maand), 50 GB extra opslag (€ 29 per maand), je eigen huisstijl (€ 39 per maand) en overeenkomsten (€ 19 per maand). Bij jaarlijks betalen betaal je tien maanden voor twaalf.

Zet daar tegenover wat je nu kwijt bent aan losse tools en vooral aan tijd: verslagen zoeken, herinneringen sturen, check-ins handmatig bijhouden. Onze gratis admin-tijd-audit laat zien hoeveel uur per maand dat kost.

Probeer het zelf. Met Exantur zet je je trajecten, notities, check-ins en cliëntportaal in een werkruimte, met hosting in de EU. Je kunt gratis een proefperiode starten en een eerste traject inrichten. Bekijk de pakketten en start je proefperiode.

Ons perspectief

Veel coaches kiezen software op de agenda of de betaalknop. Begrijpelijk, want dat is wat je elke dag ziet. Maar daar zit niet de waarde van je werk.

De waarde zit in het traject. In de doelen die je samen opstelt, in wat je ziet tijdens een sessie en vooral in wat er tussen de sessies gebeurt. Daar maakt een cliënt de stap of juist niet.

Daarom hebben we Exantur gebouwd rond de coachingrelatie, en niet rond een klantenlijst. Notities met vaste velden, check-ins, accountability en een eigen portaal voor de cliënt: dat zijn geen losse functies, het is een manier van werken. En omdat het om vertrouwelijke gesprekken gaat, staan de gegevens in Frankfurt en is er een verwerkersovereenkomst.

Ons advies: kies software die je traject ondersteunt van de eerste intake tot het laatste rapport. De rest volgt.

Martijn

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen coachingsoftware en een CRM?

Een CRM is een systeem om klanten en contactmomenten bij te houden, vooral voor verkoop. Coachingsoftware zoals Exantur is gebouwd rond het traject: doelen, sessienotities, check-ins, opdrachten en voortgang. Je werkt dus niet om het systeem heen.

Kan ik een traject als sjabloon hergebruiken?

Ja. In Exantur maak je een coachingprogramma een keer aan en gebruik je het voor elke nieuwe cliënt. Sessies, opdrachten, documenten en cursussen horen dan meteen bij het juiste traject.

Hoe houd ik cliënten betrokken tussen sessies?

Plan vaste check-ins, geef concrete opdrachten en volg de afgesproken acties. In Exantur vult de cliënt check-ins in via zijn eigen portaal en zie jij waar voortgang ontstaat of waar extra aandacht nodig is. Meer tips vind je in onze vergelijking van software voor coachingopdrachten.

Is Exantur geschikt voor een praktijk met meerdere coaches?

Ja. Je kunt coaches toevoegen voor € 25 per maand per coach. Grotere praktijken en organisaties krijgen teams en rollen, 360°-feedback, logboeken en een eigen huisstijl.

Moet ik betalen voor ik het kan proberen?

Nee. Exantur biedt een gratis proefperiode, zodat je eerst een traject kunt inrichten.

Bronnen

• ICF Core Competencies, Nederlandse vertaling (International Coaching Federation)
• Career Discovery Session, Professional Resumes

Aanbevelingen

• Beste doelen-volgen-software voor coaches (2026)
• Beste praktijkmanagementsoftware voor coaches