Beste software voor coachingvoortgang: vergelijking 2026

Beste software voor coachingvoortgang: vergelijking 2026

De beste software om voortgang in coaching te volgen doet drie dingen tegelijk. Je ziet per coachee welke doelen er lopen, welke acties zijn gedaan en waar het stokt. Je coachee ziet datzelfde beeld in een eigen portaal. En je hoeft niets over te typen uit spreadsheets, mails of chatberichten. In dit artikel vergelijken we de bekende opties op precies die punten. We laten ook zien waarom wij Exantur hebben gebouwd voor solo-coaches en kleine praktijken die structuur en privacy belangrijk vinden.

Kort samengevat

• Goede voortgangssoftware koppelt doelen, actiepunten, check-ins en sessienotities aan dezelfde coachee en hetzelfde traject.
• Een voortgangsgrafiek is pas nuttig als de cijfers eronder kloppen: vaste momenten om te meten, dezelfde vragen, en notities die uitleggen waarom een score verandert.
• Accountability (de afspraak dat je coachee doet wat hij zegt te gaan doen) werkt het best met korte check-ins tussen sessies, niet alleen met een gesprek per maand.
• Werk je met persoonlijke gegevens van coachees, dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig met je softwareleverancier, met concrete afspraken over beveiliging.
• Exantur combineert dit in een werkruimte, met EU-hosting in Frankfurt, vanaf € 19 per maand voor het Mini-pakket.

Inhoudsopgave

• Wat voortgang volgen in coaching echt vraagt
• Zo werkt een voortgangsgrafiek in coaching
• De bekende opties naast elkaar
• Check-ins en accountability tussen sessies
• Privacy en de AVG: wat je controleert
• Welk pakket past bij jouw praktijk
• Ons perspectief
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat voortgang volgen in coaching echt vraagt

Veel coaches beginnen met een spreadsheet. Een tabblad per coachee, een kolom met doelen, een kolom met acties. Dat werkt bij drie coachees. Bij vijftien raak je het overzicht kwijt. De afspraak uit de sessie staat in je notitieboek, de reactie van je coachee in WhatsApp en het ingevulde Wheel of Life in een mail.

Software voor coachingvoortgang lost dat op door alles aan een plek te koppelen. Let bij het kiezen op deze punten:

1. Doelen per traject. Je wilt doelen kunnen vastleggen per coachee en per programma. Niet alleen een lijstje, maar een doel met een startpunt, een richting en een moment waarop je terugkijkt.
2. Actiepunten uit de sessie. Wat je coachee in de sessie toezegt, moet direct een actiepunt worden dat zichtbaar blijft tot het klaar is.
3. Check-ins tussen sessies. Een korte vragenlijst of update die je coachee tussendoor invult. Zo zie je voor de volgende sessie al waar het loopt en waar niet.
4. Sessienotities die je terugvindt. Notities zijn het geheugen van een traject. Het helpt als je ze kunt ordenen, bijvoorbeeld als observatie, inzicht, doorbraak of actiepunt, en als je erin kunt zoeken.
5. Assessments. Een DISC-profiel of een Wheel of Life geeft een startmeting. Als je dezelfde meting later herhaalt, zie je verschil zwart op wit.
6. Een eigen portaal voor de coachee. Voortgang wordt sterker als je coachee die zelf ziet. Een portaal waarin hij doelen, check-ins en opdrachten terugvindt, maakt hem mede-eigenaar van het traject.
7. Privacy. Coachinggesprekken gaan over werk, gezondheid, relaties en twijfels. Dat zijn gevoelige gegevens. Je wilt weten waar ze staan en wie erbij kan.

Een tool die alleen een agenda of alleen facturen regelt, helpt je bij de praktijk, maar niet bij de voortgang van je coachee. Dat onderscheid is de kern van deze vergelijking.

Zo werkt een voortgangsgrafiek in coaching

Een voortgangsgrafiek laat zien hoe een score zich over tijd ontwikkelt. In coaching gaat het meestal om scores die de coachee zelf geeft, en soms om een score van de coach ernaast.

Een voorbeeld. Een loopbaancoachee wil meer rust in zijn werkweek. In de eerste sessie geeft hij zijn werkdruk een 3 op 10. Elke twee weken vult hij een korte check-in in met dezelfde vraag. Na tien weken zie je een lijn van 3 naar 6, met een dip in week zes. In je sessienotities lees je wat er toen gebeurde: een reorganisatie op zijn afdeling. Die dip is geen mislukking, maar gespreksstof.

Wat je met zo’n overzicht kunt volgen:

• Scores per doel, door de coachee en door jou gegeven. Verschil tussen die twee is vaak een goed begin van een gesprek.
• Afgeronde en open actiepunten, zodat je ziet of afspraken worden nagekomen.
• Check-ins over tijd, zodat je patronen ziet in plaats van losse momenten.
• Herhaalde assessments, bijvoorbeeld een Wheel of Life aan het begin en aan het eind van een traject.

Drie tips om de cijfers betrouwbaar te houden:

• Stel elke keer dezelfde vraag, met dezelfde schaal.
• Meet op vaste momenten, bijvoorbeeld elke week of na elke sessie.
• Schrijf bij een opvallende verandering een korte notitie. Een getal zonder verhaal zegt weinig.

In Exantur volg je doelen met scores van de coach en van de coachee. Lees meer over hoe dat werkt op onze pagina over coachingdoelen volgen.

De bekende opties naast elkaar

Op Engelstalige vergelijkingssites zie je steeds dezelfde namen terug, zoals CoachAccountable, CoachVantage, Simply.Coach, Paperbell, Quenza, Delenta en Nudge Coach. In Nederland kom je daarnaast lokale namen tegen, zoals Trackler, Focus Coachee en Blooom. Elke tool heeft een eigen vertrekpunt. Dat vertrekpunt bepaalt waar de tool sterk in is.

Vergelijk de opties niet op het aantal functies, maar op een vraag: zie ik in een oogopslag hoe het met deze coachee gaat? Daarvoor moeten doelen, notities, check-ins en opdrachten met elkaar verbonden zijn. Een tool die vooral rond verkopen of plannen is gebouwd, legt de nadruk op een ander deel van je werk.

Verkoop je naast trajecten ook losse producten, zoals een e-book of een online training? Dan is het handig om te weten hoe platforms om coaching te verkopen zich tot elkaar verhouden. Het verkopen en het begeleiden zelf zijn twee verschillende taken.

Waarom Exantur bovenaan staat

Exantur is vanaf het begin gebouwd rond de coachingrelatie en het volledige coachingproces. Het is geen klantenbestand (CRM) dat achteraf geschikt is gemaakt voor coaches, en geen projecttool. Concreet betekent dat:

• Sessienotities leg je vast als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten, en je kunt erin zoeken.
• Doelen, voortgang, accountability en check-ins tussen sessies staan bij de juiste coachee en het juiste traject.
• Intakeformulieren, assessments zoals DISC en Wheel of Life, documenten, opdrachten, cursussen en rapportages blijven aan dat traject gekoppeld.
• Je coachee krijgt een eigen portaal met doelen, voortgang, check-ins, accountability, sessievoorbereiding en gedeelde documenten.
• Online boeken met automatische herinneringen, agendakoppeling in twee richtingen met Google Agenda en Outlook, en een koppeling met Zoom.
• Facturen stuur je via je eigen Stripe-account, en Exantur neemt geen commissie.

Werk je met check-ins tussen sessies, kijk dan ook naar onze software voor check-ins en naar hoe accountability voor coaches in Exantur werkt.

Check-ins en accountability tussen sessies

De meeste verandering gebeurt niet in de sessie, maar in de weken ertussen. Daar zit ook het risico. Een coachee gaat enthousiast weg, en na tien dagen is het actiepunt vergeten. Je merkt het pas in de volgende sessie.

Een check-in voorkomt dat. Houd hem kort:

• Wat heb je deze week gedaan met je actiepunt?
• Hoe scoor je je doel nu, op dezelfde schaal als vorige keer?
• Waar liep je tegenaan?

Drie vragen zijn genoeg. Je coachee vult ze in twee minuten in. Jij ziet voor de sessie al wie op koers is en wie extra aandacht nodig heeft. Je begint je sessie dan niet met “Hoe ging het?”, maar met een concreet gesprek.

Accountability betekent hier niet controleren. Het betekent dat je coachee zelf ziet wat hij heeft toegezegd en wat er al is gelukt. Dat zichtbaar maken in een eigen portaal geeft eigenaarschap. Hoe zo’n portaal eruitziet, lees je op onze pagina over het coachingportaal voor coachees.

Privacy en de AVG: wat je controleert

De AVG is de Algemene verordening gegevensbescherming, de Europese privacywet. Als coach bewaar je persoonlijke en vaak gevoelige informatie over je coachees. Gebruik je software, dan verwerkt de leverancier die gegevens namens jou. Dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig: een contract waarin staat wat de leverancier met de gegevens mag doen en hoe hij ze beveiligt.

De Autoriteit Persoonsgegevens onderzocht verwerkersovereenkomsten en keek daarbij of er concrete afspraken over beveiliging in staan. Een algemene zin als “wij nemen passende maatregelen” is te weinig. Je wilt weten welke maatregelen het zijn.

Vraag bij elke tool die je vergelijkt naar deze punten:

1. Is er een verwerkersovereenkomst? En staan daarin concrete afspraken over beveiliging?
2. Waar staan de gegevens? Opslag binnen de EU maakt het voor jou overzichtelijker.
3. Wie kan erbij? Een goede tool scheidt de gegevens van jouw praktijk strikt van die van andere praktijken.
4. Hoe log je in? MFA (inloggen in twee stappen, bijvoorbeeld met een code op je telefoon) beschermt je account als je wachtwoord uitlekt.
5. Wat gebeurt er met AI? Gebruikt een tool AI, vraag dan welke gegevens naar het AI-model gaan.

Exantur host gegevens in de EU, in Frankfurt. Elke praktijk is afgeschermd van andere praktijken, gegevens zijn per rij beveiligd, je logt in met MFA en er is een verwerkersovereenkomst. De AI-assistent is optioneel. Hij maakt sessiesamenvattingen, sessievoorbereidingen en eindrapporten op basis van je eigen notities, met je eigen Anthropic-sleutel, en zonder gegevens waarmee een coachee te herkennen is.

Een kanttekening die we zelf ook maken: software helpt je om bewust met gegevens om te gaan, maar maakt je praktijk niet vanzelf volledig AVG-proof. Je blijft zelf verantwoordelijk voor bijvoorbeeld je privacyverklaring en hoe lang je gegevens bewaart. Twijfel je over je eigen situatie, overleg dan met een privacyjurist. Onze gratis AVG-checklist voor coaches helpt je om de verplichtingen op een rij te zetten. Meer over onze aanpak lees je op de pagina over veilige coachingsoftware.

Welk pakket past bij jouw praktijk

Voor een solo-coach met een handvol coachees is een klein pakket genoeg. Groeit je praktijk, of werk je met meerdere coaches, dan kies je een groter pakket. De pakketten verschillen in het aantal actieve coachees en coaches. Dit zijn de gepubliceerde prijzen van Exantur:

Met een jaarabonnement betaal je het bedrag van tien maanden. Daarnaast zijn er uitbreidingen per maand: een extra coach voor € 25, 50 GB extra opslag voor € 29, eigen huisstijl voor € 39 en Agreements voor € 19.

Een paar voorbeelden om te kiezen:

• Je start net als coach en begeleidt een paar trajecten tegelijk. Begin met Mini en stap over als je praktijk groeit.
• Je bent een gevestigde solo-coach met een volle agenda. Starter of Growth geeft je ruimte voor meer actieve coachees.
• Je werkt met een klein team. Kijk naar Practice, het grootste pakket met een vaste prijs. Je voegt coaches toe voor € 25 per maand per coach.
• Je werkt voor organisaties. Voor grotere praktijken zijn er teams en rollen, 360-gradenfeedback, inzicht in het rendement voor de opdrachtgever, logboeken van wie wat heeft gedaan, een eigen huisstijl en koppelingen via API’s en webhooks. Lees meer op onze pagina voor organisaties.

Zelf zien hoe het werkt? Exantur heeft een gratis proefperiode. Je zet je eerste coachee, zijn doelen en een check-in klaar en ziet meteen hoe voortgang er in het portaal uitziet. Bekijk de pakketten en prijzen en kies wat bij je praktijk past.

Ons perspectief

Wij zien veel coaches die hun werk goed doen, maar hun administratie bij elkaar houden met plakband. Een spreadsheet hier, een notitie-app daar, de check-in in een mail. Het werkt, tot een coachee vraagt: “Wat hebben we eigenlijk bereikt?” Dan zoek je een avond lang.

Daarom hebben we Exantur gebouwd rond het coachingtraject zelf. Niet rond een verkooptrechter of een agenda. Een doel hoort bij een sessie, een sessie bij een inzicht, een inzicht bij een actiepunt, en een actiepunt bij een check-in. Als die lijn zichtbaar is, voor jou en voor je coachee, wordt voortgang iets waar je samen naar kijkt.

We geloven ook dat vertrouwelijkheid geen extra optie is. Je coachee vertelt je dingen die hij niet aan zijn leidinggevende vertelt. Die gegevens horen in de EU, afgeschermd van anderen, met een duidelijke verwerkersovereenkomst. Dat hebben we vanaf de eerste dag zo ingericht.

Martijn

Veelgestelde vragen

Wat is de beste software om voortgang in coaching te volgen?

Dat is software die doelen, actiepunten, check-ins en sessienotities aan hetzelfde traject koppelt, en die je coachee een eigen portaal geeft. Voor solo-coaches en kleine praktijken in Nederland raden wij Exantur aan. Het is gebouwd rond het coachingtraject en host gegevens in de EU.

Kan mijn coachee zijn eigen voortgang zien?

Ja. In Exantur heeft je coachee een eigen portaal. Daarin bekijkt hij zijn doelen en voortgang, vult hij check-ins in, houdt hij accountability bij en bereidt hij sessies voor. Ook gedeelde documenten, opdrachten en cursussen staan daar.

Hoe vaak laat ik een coachee een check-in invullen?

Dat hangt af van je traject. Bij sessies om de twee weken werkt een korte check-in per week vaak goed. Houd het bij twee of drie vragen, zodat je coachee hem echt invult.

Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met mijn coachingsoftware?

Ja, als de software persoonsgegevens van je coachees voor jou verwerkt. Let erop dat daarin concrete afspraken over beveiliging staan. Exantur biedt een verwerkersovereenkomst aan.

Wat kost Exantur?

Het Mini-pakket kost € 19 per maand of € 190 per jaar. Starter kost € 49 per maand, Growth € 99 en Practice € 199. Voor Enterprise staat geen vaste prijs op de site.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens: onderzoek naar verwerkersovereenkomsten

Aanbevelingen

• Beste doelen-volgen-software voor coaches (2026)
• Beste praktijkmanagementsoftware voor coaches
• Beste coachingsoftware (2026): 7 tools vergeleken
• Beste accountability-software voor coaches (2026)