Beste executive coaching software in 2026: zo kies je goed

Beste executive coaching software in 2026: zo kies je goed

De beste executive coaching software is een systeem dat gemaakt is voor het coachingtraject zelf: de relatie met je coachee, de doelen, de sessienotities en de voortgang tussen sessies. Daarnaast moet het rekening houden met de sponsor, het bedrijf dat vaak betaalt. Voor solo-coaches en kleine praktijken in Nederland komt daar een eis bij: vertrouwelijke gegevens horen veilig en binnen de EU te staan. In dit artikel vergelijken we de bekendste opties. We leggen uit waar je op let en wat het kost. Wij zijn Exantur en bouwen zelf een van deze tools. Daarom laten we per optie zien voor wie die gemaakt is.

Kort samengevat

• Kies software die rond het coachingtraject is gebouwd, niet een algemeen klantensysteem dat je zelf moet ombouwen.
• Voor executive coaching tellen vier dingen: gestructureerde sessienotities, doelen en voortgang, opvolging tussen sessies en verslag aan de sponsor.
• Grote platforms zoals CoachHub en BetterUp zijn vooral gemaakt voor grote organisaties die coaching inkopen, niet voor de zelfstandige coach.
• Exantur is gemaakt voor solo-coaches en praktijken met 1 tot 6 coaches, met hosting in Frankfurt, een verwerkersovereenkomst en plannen vanaf € 19 per maand.
• Vraag bij elke tool waar je gegevens staan, wie erbij kan en of je een verwerkersovereenkomst krijgt.

Inhoudsopgave

• Wat executive coaching anders maakt
• Waar je op let bij het kiezen
• De opties naast elkaar
• Een CRM voor coaches: wat je echt nodig hebt
• Software voor business coaches en solo-coaches
• Privacy, AVG en EU-hosting
• Wat kost executive coaching software?
• Onze kijk op goede coachingsoftware
• Exantur proberen
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat executive coaching anders maakt

Een executive coach werkt zelden alleen met de coachee. Er is bijna altijd een derde partij: de werkgever, een HR-afdeling of een leidinggevende die het traject betaalt en wil weten of het iets oplevert. Tegelijk verwacht de coachee dat wat in de sessie gezegd wordt, vertrouwelijk blijft. Je werkt dus steeds tussen openheid naar de sponsor en vertrouwelijkheid naar de coachee.

Dat stelt eisen aan je software. Je wilt notities maken die alleen jij ziet. Je wilt doelen vastleggen die je met de coachee deelt. En je wilt een rapport kunnen maken voor de sponsor zonder dat daar persoonlijke details in staan.

Veel coaches beginnen met losse middelen: een spreadsheet voor clienten, een map met Word-documenten, e-mail voor afspraken en WhatsApp voor tussendoor. Dat werkt bij drie coachees. Bij tien of twintig raak je het overzicht kwijt. Wie heeft zijn actiepunt gedaan? Wat was de doorbraak in sessie vier? Welke versie van het intakeformulier hoort bij wie?

Software voor coachingbeheer brengt planning, sessies, doelen en communicatie samen op een plek, zodat je niet meer met losse spreadsheets en agenda’s werkt. Dat is de kern. De vraag is welke tool dat doet op een manier die past bij executive coaching en bij een kleine praktijk.

Waar je op let bij het kiezen

Je hoeft geen technische kennis te hebben om goed te kiezen. Kijk naar wat je elke week doet en vraag bij elke tool: helpt dit mij daarbij?

Sessienotities die je terugvindt

Na een sessie wil je snel vastleggen wat er gebeurde. Goede software laat je notities ordenen, bijvoorbeeld als observatie, inzicht, doorbraak of actiepunt. Dan zie je voor de volgende sessie in een oogopslag waar je coachee staat. Zoeken in je notities is belangrijk: over een half jaar wil je dat ene inzicht terugvinden zonder tien documenten te openen.

Doelen en voortgang

Executive coaching draait om gedragsverandering op het werk. Je spreekt doelen af en je wilt zien of er beweging is. Een tool die doelen koppelt aan sessies en actiepunten, laat jou en je coachee zien waar het traject staat. Meer hierover lees je in onze uitleg over coachingdoelen volgen.

Opvolging tussen sessies

Veel verandering gebeurt tussen de sessies in. Daarom gebruiken coaches het woord accountability: de coachee neemt verantwoordelijkheid voor zijn afspraken, en jij ziet of hij ze nakomt. Korte check-ins tussen sessies helpen daarbij. Je merkt eerder dat iemand vastloopt, en de volgende sessie begint niet bij nul. Kijk dus of de tool check-ins en actiepunten kent, en of de coachee die zelf kan invullen.

Een eigen portaal voor de coachee

Een portaal is een beveiligde omgeving waar je coachee inlogt. Daar ziet hij zijn doelen, vult hij check-ins in, bereidt hij een sessie voor en vindt hij gedeelde documenten en opdrachten. Dat scheelt e-mail en losse bestanden, en het geeft je coachee meer eigenaarschap.

Verslag voor de sponsor

Bij executive coaching wil de opdrachtgever weten wat het traject oplevert. Kijk of je rapportages kunt maken, of 360-gradenfeedback mogelijk is (feedback van collega’s, leidinggevende en medewerkers rond de coachee) en of je kunt laten zien wat het traject de sponsor oplevert. Dat moet kunnen zonder de vertrouwelijkheid van de sessies te schaden.

Privacy en beveiliging

Je bewaart gevoelige informatie over mensen en hun werk. Let op waar de gegevens staan, wie erbij kan en of je kunt inloggen met MFA (tweestapsverificatie: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon). Hierover lees je verderop meer.

De praktijk eromheen

Ook plannen, herinneringen, videogesprekken en facturen kosten tijd. Het helpt als dat in hetzelfde systeem zit of er goed op aansluit, zodat je niet in vijf programma’s tegelijk werkt.

De opties naast elkaar

Hieronder staan de tools die coaches het vaakst tegenkomen als ze zoeken naar software voor executive coaching. Ze zijn niet allemaal voor dezelfde coach gemaakt.

Exantur

Exantur is software voor het beheer van een coachingpraktijk, van de grond af gebouwd rond de coachingrelatie en het hele coachingproces. Je beheert je clienten, zet programma’s op en legt sessies vast als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten. Doelen, voortgang, accountability en check-ins tussen sessies staan bij de juiste coachee en het juiste traject. Hetzelfde geldt voor intakeformulieren, assessments zoals DISC en het Wheel of Life, documenten, opdrachten, cursussen en rapportages.

Voor executive coaching zijn de functies voor organisaties belangrijk: teams en rollen, 360-gradenfeedback, inzicht in wat het traject de sponsor oplevert (sponsor-ROI) en auditlogs, een logboek van wat er in het systeem gebeurt. Lees meer op onze pagina over Exantur voor organisaties en teams.

Simply.Coach

Simply.Coach wordt aangeraden voor executive en corporate coaching, omdat het stakeholderbeheer, 360-gradenfeedback en doelen volgen combineert. Dezelfde bespreking noemt een instapprijs van 19 dollar per maand voor 3 clienten en meldt dat de tool voldoet aan SOC2 en HIPAA. Dat zijn Amerikaanse normen. Werk je als coach in Nederland, dan vraag je zelf na hoe het zit met de AVG, EU-hosting en een verwerkersovereenkomst.

Paperbell

Paperbell richt zich op een eenvoudige route: een client koopt een pakket, boekt een sessie en start. Dat maakt het vooral handig voor coaches die vaste pakketten online verkopen. De nadruk ligt op verkoop en boeking, minder op het traject en de sponsor.

Satori

Satori wordt genoemd voor kleine, lichte praktijken met terugkerende sessies. Het past bij coaches die vooral met een vaste reeks gesprekken werken.

CoachHub en BetterUp

Deze namen kom je vaak tegen bij executive coaching. Het zijn platforms waarmee grote organisaties coaching voor hun medewerkers organiseren. Ze werken met grote bedrijven en prijzen op maat. Voor een zelfstandige coach die zijn eigen praktijk wil runnen, zijn ze geen praktijksoftware.

Een CRM voor coaches: wat je echt nodig hebt

CRM staat voor customer relationship management: een systeem om je relaties met klanten bij te houden. Veel coaches denken eerst aan een algemeen CRM, zoals verkoopteams dat gebruiken. Zo’n systeem is gemaakt om een klant van eerste contact naar verkoop te leiden. Het kent stappen als lead, offerte en deal.

Een coach heeft iets anders nodig. Je relatie met een coachee begint pas echt na de verkoop. Je wilt per coachee zien welk programma hij volgt, welke sessies er waren, welke doelen er staan en wat hij tussen de sessies deed. Bij executive coaching wil je ook weten wie de sponsor is en wat je met de sponsor hebt afgesproken.

Een CRM voor executive coaching is dus eigenlijk een clientdossier met een traject eromheen. Bij Exantur heet dat clientbeheer, gekoppeld aan programma’s, sessies, doelen en documenten. Wil je zien hoe dat er voor de coachee uitziet, kijk dan naar ons clientportaal voor coaches.

Software voor business coaches en solo-coaches

Een businesscoach of loopbaancoach heeft vaak dezelfde basis nodig als een executive coach: notities, doelen, actiepunten en opvolging. Het verschil zit vooral in de opdrachtgever. Een businesscoach werkt vaak direct voor een ondernemer, die zelf betaalt. Dan is er geen aparte sponsor, maar wel de wens om resultaat zichtbaar te maken.

Voor een solo-coach telt vooral tijd. Elk uur dat je kwijt bent aan het zoeken naar een notitie of het nasturen van een herinnering, is een uur dat je niet coacht. Daarom helpt het als boeken, herinneringen en agenda op een plek zitten. In Exantur boekt je coachee online en krijgt hij automatisch een herinnering. Je agenda loopt in twee richtingen gelijk met Google Agenda of Outlook. Zoom is gekoppeld. Wie wil weten hoe losse planningstools zich tot elkaar verhouden, vindt een heldere vergelijking van Chili Piper en Calendly.

Facturen stuur je via je eigen Stripe-account. Exantur neemt daarover geen commissie. Het geld gaat dus direct naar jou.

Groei je als businesscoach, dan komt er naast coaching ook het werven van nieuwe clienten bij. Een vaste wekelijkse publicatie kan daar veel aan bijdragen, zoals beschreven in dit stuk over contentmarketing voor coaches.

Privacy, AVG en EU-hosting

AVG staat voor Algemene verordening gegevensbescherming, de Europese privacywet. Als coach verwerk je persoonsgegevens, en vaak gevoelige: over werkdruk, conflicten, gezondheid of loopbaankeuzes. Je coachee vertrouwt erop dat die informatie veilig is.

Bij het kiezen van software stel je daarom een paar vragen:

1. Waar staan de gegevens? Bij Exantur staan ze op servers in Frankfurt, binnen de EU.
2. Wie kan erbij? Exantur scheidt de gegevens van elke organisatie van die van andere organisaties, en beperkt per gebruiker wat hij mag zien.
3. Hoe log je in? Met MFA heeft iemand met alleen je wachtwoord nog geen toegang.
4. Krijg je een verwerkersovereenkomst? Dat is een contract waarin de softwareleverancier vastlegt hoe hij met de gegevens van jouw coachees omgaat. Exantur biedt die aan.
5. Wat gebeurt er met AI? Exantur heeft een optionele AI-assistent die sessiesamenvattingen, sessievoorbereidingen en eindrapporten opstelt uit je eigen notities. Je gebruikt daarvoor je eigen sleutel bij Anthropic. Er gaan geen gegevens naar het model waarmee je coachee te herkennen is.

Software helpt je om zorgvuldig met gegevens om te gaan. Je praktijk wordt er niet vanzelf AVG-proof door. Je eigen afspraken, je privacyverklaring en hoe je met gegevens werkt, blijven jouw verantwoordelijkheid. Twijfel je over een specifieke situatie, zoals het delen van informatie met een werkgever? Overleg dan met een privacyjurist. Meer over onze aanpak voor Nederlandse coaches lees je op de pagina coachingsoftware voor Nederland.

Wat kost executive coaching software?

De prijs hangt bij de meeste tools af van het aantal coachees en coaches. Bij Exantur zijn dit de gepubliceerde plannen:

Welk plan past, hangt af van het aantal actieve coachees en coaches. Er zijn ook losse uitbreidingen: een extra coach kost € 25 per maand, 50 GB extra opslag € 29 per maand, eigen huisstijl € 39 per maand en overeenkomsten € 19 per maand. Betaal je per jaar, dan betaal je het bedrag van tien maanden.

Ter vergelijking: Simply.Coach begint volgens de genoemde bespreking bij 19 dollar per maand voor 3 clienten. CoachHub en BetterUp werken met prijzen op maat voor grote organisaties.

Kijk bij het vergelijken niet alleen naar de prijs van de software. Tel ook mee wat je nu betaalt voor losse tools, en hoeveel uur je per week kwijt bent aan zoeken, nasturen en overtypen. Wil je weten wat je praktijk moet opleveren, dan helpt onze omzetdoel-calculator voor coaches.

Onze kijk op goede coachingsoftware

We zien veel coaches die hun praktijk bouwen op een algemeen CRM of een projecttool. Dat lijkt slim, want die tools zijn bekend. Maar je merkt al snel dat je ze moet ombouwen. Een sessie is geen taak, en een coachee is geen deal.

Daarom hebben we Exantur gebouwd rond de coachingrelatie zelf. Een notitie is een observatie, een inzicht, een doorbraak of een actiepunt. Een doel hoort bij een traject. Een check-in laat zien of iemand in beweging is. Zo zie je voor elke sessie waar je coachee staat. Tussen de sessies zie je waar extra aandacht nodig is.

Bij executive coaching komt daar vertrouwelijkheid bij. De sponsor wil resultaat zien, de coachee wil veilig kunnen praten. Dat kan allebei, als je software het verschil kent tussen wat je deelt en wat van jou blijft. En als de gegevens in Europa staan, met een verwerkersovereenkomst erbij.

Martijn

Exantur proberen

Werk je als executive coach, leiderschapscoach of businesscoach, alleen of met een klein team? Dan brengt Exantur je clienten, sessies, doelen, check-ins en facturen samen op een plek, met hosting in Frankfurt. Je kunt het gratis proberen. Bekijk de plannen en prijzen van Exantur of lees meer over onze software voor coachingpraktijken.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een coachingplatform en coachingsoftware?

Een coachingplatform zoals CoachHub koppelt organisaties aan coaches en regelt coaching op grote schaal. Coachingsoftware is het gereedschap waarmee jij als coach je eigen praktijk runt: clienten, sessies, doelen en facturen. Als zelfstandige coach zoek je meestal het tweede.

Kan ik een gewoon CRM gebruiken voor mijn coachingpraktijk?

Dat kan, maar een algemeen CRM is gemaakt voor verkoop, niet voor een traject na de verkoop. Je mist dan sessienotities, doelen, check-ins en een portaal voor je coachee. Software die rond coaching is gebouwd, heeft die onderdelen al.

Is mijn coachingpraktijk AVG-proof als ik Exantur gebruik?

Exantur helpt je zorgvuldig met gegevens om te gaan, met hosting in Frankfurt, toegangsbeveiliging, MFA en een verwerkersovereenkomst. Software alleen maakt een praktijk niet volledig AVG-proof. Je eigen afspraken en werkwijze horen er ook bij.

Welke software past bij een praktijk met meerdere coaches?

Kies software met teams en rollen, zodat elke coach alleen ziet wat bij zijn coachees hoort. Exantur biedt dat, samen met 360-gradenfeedback, sponsorrapportage en auditlogs. Een extra coach kost € 25 per maand.

Bronnen

• Best Executive Coaching Management Software (2026), ZipDo
• 12 Best Online Coaching Platforms I’ve Used Myself (2026), Learning Revolution

Aanbevelingen

• Beste praktijkmanagementsoftware voor coaches