ENNL
Menu
← Alle artikelen

Een coachingssessie voorbereiden: praktische gids voor coaches

Een coachingssessie voorbereiden: praktische gids voor coaches

De coach is bezig met de voorbereiding van de sessie in de coachkamer

Een goede coachingssessie begint niet op het moment dat uw coachee binnenkomt of inlogt. Ze begint een kwartier tot een half uur eerder. Dan leest u de vorige notities, kijkt u welke actiepunten zijn afgesproken en vraagt u zich af waar deze persoon nu staat. In deze gids leest u hoe u een sessie stap voor stap voorbereidt. U leest ook wat u uw coachee vooraf kunt vragen, welke vragen u klaar kunt hebben en hoe u sessies over een heel traject plant. En dat zonder dat de voorbereiding een script wordt dat het gesprek dichtzet.

Exantur
Bereid sessies voor met meer overzicht
Exantur koppelt sessienotities, doelen en actiepunten aan het juiste traject, zodat u de context van uw coachee bij de hand hebt.
Bekijk Exantur

TL;DR

  • Voorbereiden betekent: weten waar de coachee staat, niet bepalen waar het gesprek heen moet. De coachee houdt de regie.
  • Een vaste routine van 15 tot 30 minuten werkt: vorige notities lezen, actiepunten en check-ins nalopen, het doel opnieuw bekijken en een of twee open vragen kiezen.
  • Vraag uw coachee een paar dagen van tevoren om drie korte vragen te beantwoorden. Dan begint de sessie al met richting.
  • Plan een traject in fases: intake, werkfase en afronding. Elke fase vraagt een andere voorbereiding.
  • Bewaar notities en voorbereidingen op een veilige plek, niet verspreid over e-mail, chatapps en losse bestanden. Dat is prettiger voor u en beter voor de privacy van uw coachee.

Inhoudsopgave

Waarom voorbereiding de sessie beter maakt

Veel coaches kennen het: u opent de sessie, de coachee vertelt over een lastige week en pas halverwege herinnert u zich dat er drie weken geleden een belangrijk besluit is genomen. U had het kunnen weten. Het stond in uw notities, maar die had u niet gelezen.

Een goede voorbereiding voorkomt dat. Ze helpt u om drie dingen op orde te hebben:

  • Context. Wat is er de vorige keer besproken? Welke inzichten kwamen er? Wat speelt er in het leven of werk van de coachee?
  • Afspraken. Welke actiepunten heeft de coachee op zich genomen? Wat is daarvan terechtgekomen?
  • Richting. Hoe verhoudt deze sessie zich tot het grotere doel van het traject?

De International Coaching Federation (ICF) noemt in haar kerncompetenties voor coaches onder meer het maken en bewaken van afspraken: samen met de coachee bepalen of opnieuw bevestigen wat hij of zij in deze sessie wil bereiken. Daar helpt voorbereiding bij. U weet wat er speelde, dus u kunt aan het begin gericht vragen of dat thema nog steeds het belangrijkste is.

Voorbereiding is dus geen plan dat u doordrukt. Het omgekeerde is waar. Wie de context kent, hoeft niet te zoeken en heeft meer ruimte om nieuwsgierig te luisteren. De ICF beschrijft dat ook als aanwezig zijn als coach: niet de coach “doen”, maar de coach zijn. Met een rustig hoofd aan het begin van de sessie gaat dat makkelijker.

Zo bereidt u een sessie voor in zes stappen

Deze routine kost 15 tot 30 minuten. Doe haar bij voorkeur op een vast moment, bijvoorbeeld het uur voor de sessie of de ochtend van de dag zelf.

  1. Lees de notities van de vorige sessie. Kijk niet alleen naar wat er gezegd is, maar ook naar wat opviel. Welke observaties had u? Welke doorbraak of welk inzicht kwam er? Wat bleef onbesproken? Als u uw notities ordent in vaste soorten, zoals observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten, vindt u dit in een minuut terug. In onze gids over sessienotities schrijven leest u hoe u dat aanpakt.
  2. Loop de actiepunten en check-ins na. Welke acties zijn afgesproken? Heeft de coachee tussendoor een check-in ingevuld of iets laten weten? Accountability, ofwel de mate waarin iemand zich aan de eigen afspraken houdt, is vaak het begin van een goed gesprek. Een actie die niet is gelukt, zegt soms meer dan een actie die wel is gelukt.
  3. Bekijk het doel van het traject opnieuw. Waar wilde de coachee aan het begin naartoe? Is er voortgang? Is het doel nog hetzelfde, of is het verschoven? Een korte blik op de voortgang helpt u om de sessie in het grotere geheel te zien.
  4. Kies een of twee open vragen. Geen lijst van tien. Een vraag om mee te beginnen en een vraag die u bewaart voor als het gesprek vastloopt. Bijvoorbeeld: “Wat wil je vandaag meenemen als je straks weggaat?”
  5. Regel de praktische zaken. Werkt de videolink? Heeft u de werkvorm, het assessment of het document klaar dat u wilt gebruiken? Bij een fysieke sessie: is de ruimte rustig, staat de telefoon uit? Voor online coaching geeft de ICF tips voor vertrouwen en veiligheid op afstand, zoals bewust aandacht geven aan wat u niet kunt zien.
  6. Maak uzelf vrij. Neem twee minuten om de vorige afspraak los te laten. Schrijf op wat u nog in uw hoofd heeft van een eerder gesprek of van uw eigen dag. Zo komt u leeg binnen, met aandacht voor deze ene persoon.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel: u coacht een teamleider die meer wil delegeren. In de vorige sessie sprak zij af om twee taken over te dragen aan een collega. In haar check-in schrijft ze dat het bij een taak lukte, maar dat ze de tweede toch weer zelf deed. Uw voorbereiding duurt tien minuten. U leest uw notitie (“schuldgevoel als ze iets afgeeft, vooral bij klantcontact”), u ziet het actiepunt en de check-in, en u kiest een openingsvraag: “Wat gebeurde er op het moment dat je die tweede taak toch zelf oppakte?” U weet waar het over kan gaan, maar zij bepaalt of het daar ook echt over gaat.

Van sessienotitie naar openingsvraag en gesprek

Wat uw coachee vooraf kan voorbereiden

Een sessie wordt sterker als de coachee ook nadenkt. Niet met huiswerk dat zwaar voelt, maar met een paar korte vragen. Stuur ze twee tot drie dagen voor de afspraak, of laat ze invullen als vaste check-in.

Drie vragen die bijna altijd werken:

  • Wat is er sinds de vorige sessie gebeurd dat belangrijk is voor je doel?
  • Wat is gelukt van wat je je had voorgenomen, en wat niet?
  • Waar wil je het deze keer vooral over hebben?

Voor een eerste sessie kunt u andere vragen gebruiken. Bijvoorbeeld: wat wil je over een half jaar anders zien? Hoe merk je dat het coachingstraject geslaagd is? Wat heb je al geprobeerd?

Let op hoe u de antwoorden ontvangt. Coachees schrijven soms dingen die heel persoonlijk zijn. Een antwoord via een gewone e-mail of chatapp komt makkelijk terecht in een mailbox of op een telefoon waar u geen grip op heeft. Een beveiligde omgeving, zoals een eigen portaal voor de coachee, is dan een betere plek. Hoe dat eruitziet, leest u op onze pagina over het portaal voor coachees.

Vragen om klaar te hebben tijdens de sessie

U hoeft geen vragenlijst af te werken. Maar het helpt om per fase van het gesprek een paar vragen paraat te hebben. Veel coaches gebruiken daarvoor het GROW-model: Goal (doel), Reality (huidige situatie), Options (mogelijkheden) en Will (wat ga je doen). Op de site van BP Opleidingen vindt u een uitgebreide lijst met voorbeeldvragen per stap van het GROW-model. Een korte selectie:

Fase Doel van de fase Voorbeeldvraag
Doel Focus voor deze sessie bepalen Wat wil je aan het eind van dit gesprek bereikt hebben?
Huidige situatie Helder krijgen wat er nu speelt Wat gebeurt er nu precies, en wat doe jij daarin?
Mogelijkheden Ruimte maken voor nieuwe opties Wat zou je doen als je zeker wist dat het niet kon mislukken?
Actie Afspraken concreet maken Wat ga je doen, wanneer, en hoe weet je dat het gelukt is?

Twee tips bij deze vragen. Stel een vraag tegelijk, en wacht. Stilte is vaak het moment waarop de coachee iets nieuws ziet. En vat regelmatig samen in de woorden van de coachee, niet in die van u. Dan merkt u snel of u goed heeft geluisterd.

Sluit elke sessie af met een concreet actiepunt dat de coachee zelf formuleert. Dat actiepunt is meteen het begin van uw voorbereiding voor de volgende keer. Meer over het opvolgen van afspraken tussen sessies leest u in onze gids over accountability in coaching verbeteren.

Sessies plannen over een heel traject

Voorbereiden gaat niet alleen over de volgende sessie. Het helpt om vooraf het hele traject te schetsen, zodat u weet wat elke sessie moet opleveren. Een traject kent meestal drie fases, en elke fase vraagt een andere voorbereiding.

Fase Waar u zich op voorbereidt Wat u klaar heeft
Intake en start Vraag, doel en verwachtingen helder krijgen Intakeformulier, eventueel een assessment zoals Wheel of Life of DISC, afspraken over vertrouwelijkheid
Werkfase Voortgang op het doel, patronen, obstakels Notities van vorige sessies, actiepunten, check-ins
Afronding Terugkijken en vooruitkijken Overzicht van doelen en voortgang, belangrijkste inzichten, een eindrapport

Bij de intake maakt u ook afspraken over hoe u met vertrouwelijke informatie omgaat. De beroepsvereniging NOBCO noemt in de Internationale Ethische Code voor coaches onder meer contractering en vertrouwelijkheid. Dat zijn thema’s waar een professionele coach duidelijke afspraken over maakt.

Zet de data van de sessies zo vroeg mogelijk in uw agenda. Laat genoeg tijd tussen twee sessies, zodat de coachee kan oefenen met wat er besproken is. Houd in uw eigen agenda tussen twee coachees minstens een kwartier vrij om na te denken, notities te maken en de volgende sessie voor te bereiden. Wilt u een programma met vaste modules opzetten? Dan helpt onze gids over coachingprogramma’s beheren.

Voorbereiden zonder losse bestanden: let op privacy

Als u een sessie voorbereidt, opent u gevoelige informatie: notities over iemands werk, relaties, twijfels en doelen. Waar staan die gegevens? Bij veel coaches is het antwoord: overal en nergens. In een notitieboekje, een tekstbestand, een spreadsheet met actiepunten, e-mails met antwoorden of een chatgesprek met een check-in.

Dat is onhandig, want u zoekt elke keer opnieuw. En het is een risico voor de privacy van uw coachee. De AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, is de Europese wet die regelt hoe u met persoonsgegevens omgaat. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet u persoonsgegevens goed beveiligen. Beveiliging is daarbij maatwerk: u bepaalt zelf welke maatregelen passen bij de risico’s in uw praktijk.

Gebruikt u software waarin een ander bedrijf de gegevens van uw coachees voor u bewaart? Dan bent u verplicht om met dat bedrijf een verwerkersovereenkomst te sluiten. Daarin staat wat het bedrijf met de gegevens doet en hoe het ze beveiligt. Twijfelt u over uw eigen situatie, bijvoorbeeld omdat u werkt met gezondheidsinformatie of in opdracht van een werkgever coacht? Leg uw vraag dan voor aan een privacyjurist of aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Een eerste overzicht van wat u als coach moet regelen vindt u in onze AVG-checklist voor coaches.

Een praktische vuistregel: bewaar alleen wat u nodig heeft voor het coachingsdoel, en houd alles over een coachee bij elkaar op een beveiligde plek. Dan bereidt u sneller voor en loopt u minder risico.

Hoe wij naar voorbereiding kijken

Wij hebben Exantur gebouwd rond de coachingrelatie, niet rond een algemene klantenlijst. Dat merk je het sterkst bij de voorbereiding. Een coach heeft voor een sessie niets aan nog een map of nog een tabblad. Een coach wil in een paar minuten zien: wat speelde er, wat is afgesproken, wat is er sindsdien gebeurd.

Daarom leggen we notities vast als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten. Zo lees je geen lange lap tekst terug, maar zie je direct wat ertoe doet. Daarom staan doelen, voortgang en check-ins bij dezelfde coachee en hetzelfde traject. En daarom kan een coachee de sessie zelf voorbereiden in een eigen portaal, zodat jij de antwoorden al hebt gelezen voordat je begint.

We zien ook een valkuil. Hoe beter je voorbereid bent, hoe groter de kans dat je al denkt te weten waar het gesprek over moet gaan. Gebruik je voorbereiding als achtergrond, niet als agenda. Begin elke sessie met de vraag wat de coachee vandaag wil, ook als je denkt het antwoord te kennen. Soms is het iets heel anders, en daar draait coaching juist om.

Martijn

Zo helpt Exantur bij uw voorbereiding

In Exantur staan uw sessienotities, actiepunten, doelen, check-ins, intakeformulieren en assessments bij de juiste coachee en het juiste traject. Uw coachee bereidt de sessie voor in een eigen portaal. Wilt u daarbij hulp? Een optionele AI-assistent maakt uit uw eigen notities een sessievoorbereiding, een samenvatting of een eindrapport. Dat gebeurt met uw eigen Anthropic-sleutel, en er gaan geen gegevens naar het model waaraan iemand uw coachee kan herkennen. De gegevens staan in de EU, in Frankfurt, en er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Het abonnement Mini kost € 19 per maand of € 190 per jaar. Bekijk alle abonnementen en prijzen en probeer Exantur eerst gratis.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd moet ik nemen om een coachingssessie voor te bereiden?

Voor een lopend traject is 15 tot 30 minuten meestal genoeg, als uw notities goed geordend zijn. Een eerste sessie of een afrondende sessie vraagt vaak meer tijd, omdat u dan het hele beeld wilt zien. Belangrijker dan de duur is dat u het elke keer op dezelfde manier doet.

Moet mijn coachee zich ook voorbereiden?

Dat helpt wel. Met drie korte vragen vooraf begint de sessie met richting: wat er gebeurd is, wat gelukt is en waar de coachee over wil praten. Houd het licht, zodat het niet als extra werk voelt.

Wat zijn goede vragen om een coachingssessie mee te beginnen?

Goede openingsvragen zijn open en leggen de regie bij de coachee. Bijvoorbeeld: “Waar wil je het vandaag over hebben?”, “Wat is er veranderd sinds de vorige keer?” of “Wat wil je aan het eind van dit gesprek hebben bereikt?” Vermijd vragen waarin het antwoord al zit.

Mag ik voorbereidingsvragen per e-mail versturen en ontvangen?

Dat mag, maar het is niet de veiligste keuze. Antwoorden van coachees zijn vaak persoonlijk, en e-mail is moeilijk goed te beveiligen en op te ruimen. Een beveiligd portaal waar de antwoorden bij het dossier van de coachee komen, beschermt de privacy beter en scheelt u zoekwerk.

Bronnen

Aanbevelingen