Dataportabiliteit in je coachingpraktijk: zo geef je gegevens mee

Dataportabiliteit in je coachingpraktijk: zo geef je gegevens mee

Een cliënt vraagt je om “al mijn gegevens”, omdat ze naar een andere coach gaat of zelf haar traject wil bewaren. Dan gaat het vaak om het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens mee te nemen in een vorm die je makkelijk opnieuw kunt gebruiken. Dit recht komt uit de AVG, de Europese privacywet. Het geldt ook voor jou als coach, maar niet voor alles wat in je dossier staat. In dit artikel lees je welke gegevens je moet meegeven, welke niet, hoe snel je moet reageren en hoe je dit in je praktijk regelt voordat het eerste verzoek binnenkomt.

Kort samengevat

• Een cliënt mag de gegevens die zij zelf aan jou heeft gegeven, terugkrijgen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar bestand.
• Het recht geldt als je gegevens digitaal verwerkt op basis van toestemming of een overeenkomst. Bij betaalde coaching is dat bijna altijd de coachovereenkomst.
• Je eigen observaties en conclusies vallen er niet onder. Papieren dossiers ook niet.
• Je reageert binnen een maand. Alleen als het nodig is, mag je die termijn met twee maanden verlengen.
• Weiger je (een deel van) het verzoek, dan leg je de cliënt uit waarom.

Inhoudsopgave

• Wat het recht op gegevensoverdracht inhoudt
• Wanneer een cliënt dit recht heeft
• Welke coachinggegevens je meegeeft en welke niet
• Gegevens van anderen en vertrouwelijkheid
• Zo handel je een verzoek af in zes stappen
• Een voorbeeld uit een loopbaanpraktijk
• Wat dit vraagt van je coachingsoftware
• Hoe wij naar dataportabiliteit kijken
• Je praktijk op orde met Exantur
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Wat het recht op gegevensoverdracht inhoudt

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de Nederlandse privacytoezichthouder. De AP noemt dataportabiliteit in gewone taal het recht op gegevens overdragen. Het idee is simpel. Mensen krijgen de persoonsgegevens die een organisatie van hen verwerkt, in een bestand dat een computer kan lezen. Daarna kunnen ze die gegevens zelf gebruiken of doorgeven aan een andere organisatie.

Voor een coach betekent dit: jij bent de “organisatie”. Als solo-coach ben je zelf verantwoordelijk voor de gegevens van je cliënten. In de AVG heet dat de verwerkingsverantwoordelijke. Gebruik je software, dan is de leverancier meestal een verwerker die namens jou werkt. Het verzoek komt dus bij jou terecht, niet bij je softwarebedrijf.

Dataportabiliteit is niet hetzelfde als inzage. Bij inzage wil een cliënt weten welke gegevens je over haar hebt. Bij dataportabiliteit wil ze een deel van die gegevens meenemen, in een bruikbaar bestand. Cliënten gebruiken de woorden vaak door elkaar. Vraag daarom kort na wat de cliënt precies wil, voordat je aan de slag gaat.

Wanneer een cliënt dit recht heeft

Volgens de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens gelden drie voorwaarden tegelijk:

1. De grondslag is toestemming of een overeenkomst. Een grondslag is de wettelijke reden waarom je gegevens mag verwerken. Bij een betaald coachingtraject is dat meestal de overeenkomst die je met de cliënt sluit.
2. Je verwerkt de gegevens digitaal en geautomatiseerd. Denk aan een online intakeformulier, een agenda, e-mail of coachingsoftware.
3. De cliënt heeft de gegevens zelf aan jou gegeven. Dat kan bewust zijn, zoals antwoorden op een vragenlijst. Het kan ook indirect zijn, door het gebruik van een dienst, zoals de data van geboekte sessies.

Is aan een van deze voorwaarden niet voldaan, dan geldt het recht op dataportabiliteit niet. De cliënt kan dan vaak nog wel andere privacyrechten gebruiken, zoals inzage. Werk je met een executive coachingtraject dat een werkgever betaalt? Dan is de overeenkomst soms met de werkgever gesloten. Kijk in dat geval goed op welke grondslag je de gegevens van de coachee verwerkt. Twijfel je, leg je situatie dan voor aan een privacyjurist of een AVG-adviseur.

Welke coachinggegevens je meegeeft en welke niet

Hier zit de lastigste vraag voor coaches. Een coachingdossier bevat namelijk twee soorten informatie door elkaar: wat de cliënt jou vertelt en invult, en wat jij daarvan maakt. De AP maakt dat onderscheid tussen verstrekte en afgeleide gegevens duidelijk: gegevens die jij zelf afleidt, vallen niet onder dit recht.

In een gewone coachingpraktijk ziet dat er ongeveer zo uit:

Een paar opmerkingen bij deze tabel. De grens tussen “gegeven” en “afgeleid” is niet altijd scherp. Een actiepunt dat de cliënt zelf formuleert en jij opschrijft, ligt dicht bij haar eigen woorden. Een observatie als “vermijdt conflict met leidinggevende” is duidelijk jouw conclusie. Bij twijfel helpt de vraag: komt deze informatie van de cliënt, of uit mijn hoofd?

Let ook op het verschil met inzage. Je eigen notities hoef je niet mee te geven als dataportabiliteit. Dat betekent niet dat een cliënt er nooit naar mag vragen. Vraagt een cliënt om inzage in haar hele dossier, dan gelden andere regels. Lees daarvoor de uitleg van de AP over inzage of vraag advies.

Gegevens van anderen en vertrouwelijkheid

In coaching komen vaak andere mensen voor. Een leidinggevende, een partner, een collega met een naam. Bij 360-graden feedback geven anderen zelfs bewust input over je coachee. De AP zegt dat je een verzoek mag weigeren als overdracht afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen. Je moet dan wel uitleggen waarom je weigert.

In de praktijk hoeft dat niet te betekenen dat je alles weigert. Vaak is het genoeg om de gegevens van anderen weg te laten of onherkenbaar te maken, en de rest gewoon mee te geven. Een voorbeeld: de cliënt heeft in een check-in iets geschreven over een conflict met haar teamleider. Dat is haar eigen tekst, die geef je mee. Maar feedback die collega’s anoniem hebben gegeven, deel je niet zomaar, omdat die anonimiteit dan kan verdwijnen.

Zo handel je een verzoek af in zes stappen

Een verzoek komt meestal per mail of in een gesprek. Een vast formulier is niet verplicht. Met deze stappen houd je het rustig en overzichtelijk:

1. Noteer de datum van ontvangst. De termijn van een maand na ontvangst begint direct te lopen. Bij een ingewikkeld verzoek mag je die termijn met twee maanden verlengen, als dat nodig is. Laat de cliënt dat dan op tijd weten.
2. Controleer wie het vraagt. Komt het verzoek van het mailadres dat je kent? Bel bij twijfel even terug. Je wilt gevoelige gegevens niet naar de verkeerde persoon sturen.
3. Vraag na wat de cliënt wil. Wil ze alles meenemen naar een nieuwe coach, of wil ze vooral haar eigen antwoorden bewaren? Dat bepaalt wat je verzamelt.
4. Verzamel de gegevens die de cliënt zelf heeft gegeven. Kijk op alle plekken waar je cliëntgegevens bewaart: je mail, je agenda, je formulieren, je spreadsheet, je coachingsoftware en je chatapp.
5. Lever een bruikbaar bestand. De AP vraagt een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Een CSV-bestand of een spreadsheet werkt voor de meeste mensen. Een gescande pdf van een formulier is minder geschikt, omdat een computer die slecht kan lezen. Volgens AVG Helpdesk Zorg moet je de betrokkene in ieder geval de mogelijkheid geven om de gegevens direct te downloaden.
6. Leg vast wat je hebt gedaan. Schrijf op wanneer het verzoek binnenkwam, wat je hebt gegeven en wat niet, en waarom. Dit opnemen in je verwerkingsregister is geen wettelijke plicht, maar het helpt wel om te laten zien dat je zorgvuldig met verzoeken omgaat, schrijft AVG Helpdesk Zorg.

Stuur het bestand op een veilige manier. Een gewone bijlage in een mail is voor gevoelige coachinginformatie niet ideaal. Een beveiligde downloadlink of een eigen cliëntomgeving is beter.

Een voorbeeld uit een loopbaanpraktijk

Stel: Sanne heeft een half jaar een loopbaantraject bij je gevolgd. Ze stopt en gaat verder bij een coach in een andere stad. Ze mailt: “Kun je al mijn gegevens naar mij sturen?”

Je noteert de datum en belt haar even. Ze wil vooral haar intake, haar doelen en haar check-ins meenemen, zodat ze niet opnieuw hoeft te beginnen. Je verzamelt haar contactgegevens, haar antwoorden op het intakeformulier, haar Wheel of Life-scores, de doelen die ze zelf heeft ingevuld en haar wekelijkse check-ins. Dat zet je in een spreadsheet met duidelijke kolommen. Je sessienotities en je analyse van haar DISC-profiel geef je niet mee als dataportabiliteit, omdat dat jouw eigen conclusies zijn. In je antwoord leg je dat in twee zinnen uit. Zo weet Sanne wat ze krijgt en waarom.

Het lastigste deel is vaak niet de wet, maar het zoeken. Staan haar gegevens verspreid over vijf tools, dan kost dit je een middag. Staan ze bij elkaar en is duidelijk wat zij heeft ingevuld en wat jij hebt geschreven, dan ben je in een half uur klaar.

Wat dit vraagt van je coachingsoftware

Dataportabiliteit is vooral een kwestie van orde. Een paar vragen die je aan elke tool kunt stellen, ook aan de tools die je nu al gebruikt:

• Kun je per cliënt alle gegevens vinden? Als intake, doelen, check-ins en documenten aan de juiste cliënt hangen, hoef je niet te zoeken.
• Is te zien wie iets heeft ingevoerd? Het verschil tussen wat de cliënt invult en wat jij noteert, bepaalt wat je meegeeft.
• Hoe haal je gegevens eruit? Vraag de leverancier hoe je de gegevens van een cliënt in een gangbaar bestand krijgt, en probeer het een keer uit met een testcliënt.
• Waar staan de gegevens? Bij hosting in de EU blijven de gegevens onder Europese regels.
• Is er een verwerkersovereenkomst? Dat is een contract waarin de leverancier belooft zorgvuldig met jouw cliëntgegevens om te gaan. Onder de AVG heb je die nodig.

Zet je deze punten op een rij, dan zie je vaak dat de losse tools het probleem zijn. Een spreadsheet hier, een formulier daar, notities in een document en afspraken in de chat. Wil je alle verplichtingen in een keer nalopen, gebruik dan onze AVG-checklist voor coaches. Coach je in een ander vakgebied, zoals zang? Ook daar geldt het recht op gegevensoverdracht, zoals je ziet in de AVG-plichten bij zangcoaching.

Hoe wij naar dataportabiliteit kijken

Wij zien dataportabiliteit niet als lastige regel, maar als een vraag die bij goed coachen hoort. Je cliënt vertrouwt je haar verhaal toe. Dan mag ze ook weten wat er met haar eigen woorden gebeurt en ze meenemen als ze verdergaat.

Daarom hebben we Exantur gebouwd rond de coachingrelatie, niet als gewone CRM. Een CRM is software om klantcontacten bij te houden, vaak gemaakt voor verkoop. In Exantur hangen intakeformulieren, assessments, doelen, check-ins, documenten en opdrachten aan de juiste cliënt en het juiste traject. Je sessienotities leg je vast als observaties, inzichten, doorbraken en actiepunten. Zo blijft zichtbaar wat je cliënt aanlevert en wat jouw professionele blik is. Juist dat onderscheid heb je nodig bij een verzoek om gegevens.

Coachees hebben in Exantur een eigen portaal. Daar zien ze hun doelen en voortgang, vullen ze check-ins in en openen ze gedeelde documenten. Dat geeft ze tijdens het traject al inzicht in hun eigen gegevens.

We zijn ook eerlijk: software maakt je praktijk niet automatisch volledig AVG-proof. Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je vastlegt, wat je deelt en hoe je een verzoek afhandelt. Wat software wel kan doen, is orde scheppen, zodat je dat goed en snel kunt doen. Gegevens in Exantur staan in de EU, in Frankfurt, met tweestapsverificatie (MFA) en een verwerkersovereenkomst. Meer daarover lees je op onze pagina over AVG-coachingsoftware.

Martijn

Je praktijk op orde met Exantur

Wil je cliëntgegevens, notities, doelen en check-ins op een plek hebben, in de EU gehost? Exantur is praktijksoftware voor solo-coaches en kleine coachingpraktijken. De pakketten beginnen bij € 19 per maand (Mini) of € 190 per jaar. Daarna volgen Starter (€ 49 per maand), Growth (€ 99 per maand) en Practice (€ 199 per maand). Bekijk alle pakketten en prijzen en start met een gratis proefperiode.

Veelgestelde vragen

Wat is het recht op dataportabiliteit?

Het is het recht van een persoon om de gegevens die zij zelf aan een organisatie heeft gegeven, terug te krijgen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar bestand. Ze kan die gegevens dan zelf gebruiken of doorgeven aan een andere organisatie. Het recht komt uit de AVG en geldt ook voor coaches.

Moet ik mijn sessienotities meegeven aan een cliënt die vertrekt?

Niet op grond van dataportabiliteit. Je eigen observaties en conclusies zijn afgeleide gegevens en vallen buiten dit recht. Vraagt een cliënt om inzage in haar dossier, dan gelden andere regels. Laat je bij twijfel adviseren door een privacyjurist.

Wie is de privacytoezichthouder in Nederland?

Dat is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP houdt toezicht op de AVG in Nederland en legt op haar website uit welke privacyrechten mensen hebben. Ook als coach vind je daar betrouwbare uitleg over de rechten van je cliënten.

Hoeveel tijd heb ik om op een verzoek te reageren?

Je reageert binnen een maand na ontvangst. Als het verzoek ingewikkeld is, mag je die termijn met twee maanden verlengen. Laat de cliënt binnen de eerste maand weten dat je meer tijd nodig hebt en waarom.

Is een privacyverklaring op mijn coachingwebsite verplicht?

Je moet cliënten vertellen welke gegevens je verwerkt, waarom en welke rechten ze hebben. De meeste coaches doen dat met een privacyverklaring op hun website. Noem daarin ook hoe een cliënt een verzoek om haar gegevens kan doen.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens: Recht op gegevens overdragen (dataportabiliteit)
• AVG Helpdesk Zorg: Dataportabiliteit, hoe geef je het dossier mee?

Aanbevelingen

• EU-gehoste coachingsoftware, data blijft in de EU
• Coaching-cliëntportaal, gebrande cliëntervaring