AVG-coachingsoftware

AVG-coachingsoftware is coachingsoftware die persoonsgegevens verwerkt binnen het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming: rechtmatig, minimaal en met de rechten van betrokkenen ingebouwd. Exantur levert daarvoor de bouwstenen, EU-verwerking, een verwerkersovereenkomst en export- en verwijderflows, terwijl jij de verwerkingsverantwoordelijke blijft.

Exantur verwerkt alleen wat nodig is om de dienst te leveren, onder de AVG (GDPR). Data wordt nooit verkocht, voor advertenties gebruikt, of met derden gedeeld buiten wat strikt noodzakelijk is om de dienst te leveren.

Dataminimalisatie is geen bijzaak maar een uitgangspunt: het platform vraagt niet om cliëntgegevens die geen coachingdoel dienen, en de velden die je invult (notities, doelen, check-ins) staan er omdat de coaching ze gebruikt, niet omdat een marketing- of analysemodule ze wil. Hoe minder je verzamelt, hoe kleiner je verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke, en het platform is zo opgezet dat die lijn de makkelijke lijn is.

Voor de coachingdata die je organisatie invoert, sessienotities, doelen, check-ins, assessment-resultaten, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Exantur de verwerker. Een verwerkersovereenkomst legt die relatie vast, is op aanvraag beschikbaar en kun je downloaden op de verwerkersovereenkomst-pagina. Geen enkele software maakt je praktijk op zichzelf AVG-compliant: Exantur levert de contractuele en technische bouwstenen, en jij blijft verantwoordelijk voor hoe je ze gebruikt.

Individuele coachees kunnen een volledige export van hun persoonsgegevens aanvragen of permanente verwijdering van hun account en alle bijbehorende data. Verwijderprocessen bestaan voor zowel individuele coachees als volledige organisaties, met een respijtperiode die foutcorrectie toelaat vóór permanente, onomkeerbare verwijdering.

De AVG legt een aantal verplichtingen bij de verwerkingsverantwoordelijke die geen software voor je kan overnemen. Je bepaalt de grondslag waarop je cliëntgegevens verwerkt (meestal de uitvoering van de coachingovereenkomst), je informeert cliënten in begrijpelijke taal over wat je vastlegt en waarom, en je zorgt dat verzoeken om inzage, correctie of verwijdering binnen de wettelijke termijn worden afgehandeld. Exantur maakt die verzoeken uitvoerbaar met export- en verwijderflows, maar de beoordeling en de communicatie met de cliënt blijven jouw taak.

Praktisch betekent dat een korte privacyverklaring voor je cliënten, een helder antwoord op de vraag waar hun data staat, en de gewoonte om alleen vast te leggen wat de coaching dient. Doe je dat, dan sluiten jouw werkwijze en de bouwstenen van het platform op elkaar aan in plaats van dat er een gat tussen valt.

Coaching raakt vaak aan gevoelige onderwerpen: stress, relaties, gezondheid, werksituatie. Zulke gegevens verdienen extra zorg. Coach-privénotities zijn nooit zichtbaar voor de coachee, zodat je een werkkladblok houdt dat gescheiden is van wat je deelt, en toegang tot alle notities wordt op de databaselaag afgedwongen zodat niemand buiten de coachingrelatie erbij kan. Dat maakt niet elke verwerking automatisch rechtmatig, maar het geeft je de scheiding en de beslotenheid die het werk vraagt.

Let op de grens rond gezondheid: Exantur is niet HIPAA-gecertificeerd en is geen medisch dossiersysteem. Voor coaching in een niet-medische context past het goed; ga je richting zorg of therapie, weeg dan of je een gecertificeerd zorgsysteem nodig hebt.

De AVG is het juridische kader; twee zaken eronder houden we op deze pagina bewust kort. Waar de data fysiek staat is een residentie-vraag, behandeld op onze pagina EU-gehoste coachingsoftware. Hoe toegang technisch wordt afgedwongen, row-level security op de databaselaag, encryptie en MFA, staat op onze pagina veilige coachingsoftware. Hier blijven we bij de verplichtingen, rechten en overeenkomsten.