Coaching-cliëntdocumenten & opdrachten

Houd elk document, gedeelde kaders en werkbladen die uitgaan, ingevuld werk en reflecties die terugkomen, geordend per cliënt en programma op één plek die de cliënt via het portaal bereikt, in plaats van verspreid over e-mail en cloudmappen. Exantur doet dit, en laat je toewijsbare worksheets bouwen die cliënten ter plekke invullen.

Materialen kunnen naar de documentbibliotheek van een cliënt worden geüpload en via het portaal beschikbaar gesteld. Coachees kunnen ook documenten uploaden, ingevulde werkbladen, reflecties, of materiaal om in het gesprek in te brengen, zodat de uitwisseling beide kanten op loopt op één plek in plaats van over inboxen.

Omdat alles bij de cliënt en het programma wordt opgeslagen, is de bibliotheek net zozeer een chronologisch verslag van het werk als een map: je ziet wat wanneer is gedeeld, en wat er terugkwam.

Opdrachten worden naast documenten afgehandeld, zodat wat een cliënt gevraagd wordt en wat die teruggeeft op dezelfde plek leven, gekoppeld aan het programma. Er gaat niets verloren tussen "ik heb je een werkblad gestuurd" en "ben je eraan toegekomen", omdat de briefing en het antwoord samen op de tijdlijn van de cliënt staan.

Naast statische bestanden bouw je interactieve worksheets uit blokken, koppen, tekst, getalvelden, media en een handtekeningveld, en wijs je ze toe aan een coachee om in het portaal in te vullen. Een worksheet die een handtekening nodig heeft, een coachingovereenkomst of toestemmingsformulier, kan ter plekke ondertekend worden, en de ingevulde versie komt gekoppeld aan cliënt en programma terug. Voor formele contracten is volledige e-sign als add-on beschikbaar.

Cliëntdocumenten bevatten vaak gevoelige persoonlijke reflectie, dus hoe ze worden opgeslagen doet ertoe. Bestanden leven in dezelfde EU-gehoste, toegangsgecontroleerde werkomgeving als de rest van het coachingdossier, bereikt door de cliënt via het geverifieerde portaal in plaats van als openbare links in een e-mail. Zie veilige coachingsoftware en EU-gehoste coachingsoftware voor hoe het opslag- en toegangsmodel werkt.

Toegang is afgeschermd met row-level security op databaseniveau en MFA, en de verwerking valt onder de AVG met een verwerkersovereenkomst op aanvraag. De coach blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor de cliëntgegevens; Exantur verwerkt namens de coach. Voor gevoelig materiaal betekent dat concreet: geen bestand belandt in een openbare deellink die blijft rondzwerven, en toegang is te herleiden tot wie hem heeft.

De worksheets en kaders die je telkens hergebruikt, hoef je niet elke keer opnieuw op te bouwen. Een worksheet die je eenmaal uit blokken samenstelt, koppen, tekst, getalvelden, media en waar nodig een handtekening, wijs je toe aan elke nieuwe coachee die eraan toe is. Verfijn je de opzet, dan gaat de verbetering mee naar de volgende cliënt in plaats van dat je hem opnieuw moet intypen.

Dat maakt je documentatie consistent over cliënten heen: iedereen krijgt dezelfde doordachte versie van een oefening, en in een praktijk met meerdere coaches werkt het team vanaf dezelfde standaard in plaats van ieder een eigen variant.