Coaching-agendasoftware

Je bepaalt welke sessietypes je draait en welke wekelijkse werkuren je wilt aanhouden, en Exantur bouwt de slotkiezer uit die uren. Een coachee, of een geïnteresseerde zonder account, opent je publieke boekingslink, kiest een vrij moment en bevestigt, en de sessie komt in de agenda al gekoppeld aan het cliëntdossier. Omdat beschikbaarheid uit je echte agenda wordt berekend, wordt een moment alleen aangeboden als je daadwerkelijk vrij bent.

Sessietypes zijn meer dan een naam: ze laten je verschillende soorten afspraken, een kennismakingsgesprek, een reguliere sessie, een langere intake, elk hun eigen duur en beschikbaarheid geven. Zo stuur je subtiel hoe je week zich vult zonder elke boeking handmatig te hoeven bijsturen, en biedt de slotkiezer aan de cliënt precies de momenten aan die bij het gekozen sessietype passen.

Elke sessie en elke boeking staat in één agenda in plaats van twee losse tools. Vanaf het Starter-plan synchroniseert die agenda beide kanten op met Google Agenda en Outlook: sessies die je in Exantur aanmaakt verschijnen in je externe agenda, en externe afspraken blokkeren die tijden zodat een coachee er nooit overheen kan boeken. De sync leest alleen bezette en vrije tijd, nooit de titels of details van je persoonlijke afspraken, zodat je externe agenda privé blijft terwijl je beschikbaarheid klopt.

De tweerichtings-sync is wat de agenda betrouwbaar maakt als enige bron van waarheid. Je hoeft niet te onthouden dat een privé-afspraak ook nog in Exantur geblokkeerd moet worden, want dat gebeurt vanzelf, en je hoeft niet in twee kalenders te kijken om je week te overzien. Het resultaat is één agenda die klopt, ongeacht waar een afspraak vandaan komt.

Automatische sessieherinneringen gaan voor elke sessie uit op elk plan, zodat minder cliënten het vergeten en minder momenten verloren gaan. Elke sessie kan een eigen Zoom-, Teams- of Google Meet-link dragen, zodat een coachee vanuit het portaal deelneemt in plaats van in de mail te zoeken, en wanneer iemand niet komt opdagen wordt dat bij het cliëntdossier vastgelegd in plaats van als een gat dat jij moet onthouden.

Herinneringen zijn de grootste enkele hefboom tegen no-shows en last-minute verzettingen, precies de dingen die een cadans breken. Doordat ze automatisch uitgaan, hangt het niet meer af van of jij eraan denkt om de dag ervoor een berichtje te sturen. En doordat een no-show bij het dossier wordt vastgelegd, wordt een patroon zichtbaar in plaats van vergeten: een cliënt die drie keer niet kwam, is een gesprek waard, en dat gesprek begint bij data die je niet zelf hoefde bij te houden.

Omdat de agenda in dezelfde omgeving leeft als de rest van het werk, is een sessie nooit een geïsoleerd blokje. Je opent hem en ziet meteen bij welke cliënt hij hoort, wat er de vorige keer speelde, welke verbintenissen openstaan en welke doelen lopen. De voorbereiding op een sessie begint dus in de agenda zelf in plaats van in een aparte zoektocht door notities en documenten.

Na afloop werkt het net zo: vanuit de sessie leg je direct gestructureerde notities vast, sluit je verbintenissen af of maak je nieuwe aan, en actualiseer je een doelscore. De agenda is daarmee niet alleen een planning, maar de ingang tot het coachingwerk eromheen.

In een praktijk met meerdere coaches houdt een gedeelde opzet de planning consistent. Elke coach heeft de eigen werkuren en boekingslink, terwijl sessietypes en standaarden op praktijkniveau kunnen worden ingesteld, zodat de cliëntervaring niet afhangt van welke coach toevallig is toegewezen. Elke geboekte sessie hangt aan het juiste cliëntdossier en de juiste coach, zodat de agenda per persoon klopt zonder dat iemand handmatig hoeft te schuiven.