Online boekings- en agendasoftware voor coaches

Je stelt in welke sessietypes je aanbiedt en welke wekelijkse beschikbaarheid je wilt aanhouden. Een coachee, of een geïnteresseerde die nog geen account heeft, opent je persoonlijke of publieke boekingslink, kiest een vrij moment en bevestigt. De boeking komt direct als sessie in je agenda binnen, zonder heen-en-weer per e-mail om een tijd te vinden en zonder handmatige invoer van jouw kant.

Omdat beschikbaarheid uit je echte agenda wordt berekend, wordt een moment alleen aangeboden als je daadwerkelijk vrij bent. Iemand kan geen tijd boeken die je al ergens anders hebt vastgelegd.

Elke sessie en elke boeking staat in één kalender in plaats van in twee losse tools. Sessies die je zelf inplant en boekingen die via je link binnenkomen staan samen, zodat de agenda een echt beeld van de week geeft in plaats van een half beeld.

Dat ene beeld is waardevoller dan het klinkt. Een agenda die maar de helft van je sessies toont, is niet stukje beter dan geen agenda, hij is riskanter, want je gaat erop vertrouwen terwijl hij niet klopt. Doordat elke sessie, of je hem nu zelf aanmaakte of een cliënt hem boekte, op één plek landt, is de agenda een bron waar je op kunt bouwen bij het plannen van je week, in plaats van een lijst die je nog handmatig moet aanvullen uit je hoofd.

Vanaf het Starter-plan synchroniseert de agenda beide kanten op met Google Agenda en Outlook. Sessies die je in Exantur aanmaakt verschijnen in je externe agenda, en externe afspraken blokkeren die tijden zodat een coachee er nooit overheen kan boeken. De sync leest alleen bezette en vrije tijd, nooit de titels of details van je persoonlijke afspraken, zodat je externe agenda privé blijft terwijl je beschikbaarheid klopt.

Die tweede richting is het verschil tussen een boekingslink die soms fout gaat en een die je vertrouwt. Een link die alleen jouw Exantur-agenda kent, biedt een moment aan waarop je in werkelijkheid al een tandartsafspraak of een privé-verplichting hebt. Doordat externe afspraken die tijden blokkeren, kan dat niet gebeuren: je leeft één agenda, waar die ook vandaan komt, en je hoeft niet twee kalenders in je hoofd te synchroniseren om dubbele boekingen te voorkomen.

Automatische herinneringen gaan voor elke sessie uit, op elk plan, zodat minder cliënten het vergeten en minder momenten verloren gaan. Wanneer iemand niet komt opdagen, wordt dat bij het cliëntdossier vastgelegd in plaats van als een gat dat jij moet onthouden. Elke sessie kan ook een eigen Zoom-, Teams- of Google Meet-link dragen, zodat een coachee vanuit het portaal deelneemt in plaats van in de mail naar de juiste URL te zoeken.

Voor trajecten die op getekende basis moeten starten, kan boeken worden vergrendeld op een ondertekende overeenkomst, zodat een eerste betaalde sessie pas wordt geboekt als het coachingcontract er is. Plannen, tekenen en betalen zijn stappen in één flow in plaats van drie aan elkaar geknoopte tools.

Dat lost een terugkerend ongemak op: de eerste sessie staat gepland, maar het contract is nog niet getekend, en je begint aan betaald werk zonder de afspraken vast te hebben. Door boeken aan een ondertekend contract te koppelen, valt de volgorde vanzelf goed: de cliënt tekent, boekt, en betaalt, in die volgorde, zonder dat jij het papierwerk achteraf hoeft na te jagen. Voor coaches die deze zekerheid niet nodig hebben, blijft direct boeken gewoon beschikbaar.

Het echte verschil met een losse afsprakentool is dat een boeking hier niet eindigt als een regel in een agenda. Zodra een cliënt boekt, hangt de sessie aan het cliëntdossier, klaar om er gestructureerde notities aan te koppelen, en zichtbaar naast de vorige sessies, de doelen en de openstaande verbintenissen van diezelfde persoon. Plannen is daarmee de eerste schakel van het coachingwerk in plaats van een administratieve stap die je later met de hand aan de juiste cliënt moet verbinden.

Voor de cliënt voelt het net zo samenhangend. Ze boeken via jouw link, krijgen een bevestiging en herinneringen, nemen deel via de link die aan de sessie hangt, en zien alles terug in hetzelfde portaal waar hun doelen en documenten staan. Er is geen aparte planningstool met een eigen inlog naast de plek waar de coaching gebeurt.